淺議高等農業院校實物檔案的管理與利用

耿麗，張振玲，李燕，張波萍

摘要：高校實物檔案是指以便于保管的物質實體為載體，反映學校教育教學、科技創新、學科建設、事務管理、對外服務以及社會交往等活動的歷史真實面貌，對學校和社會有珍藏和利用價值的特定物品。本文依據實物檔案管理的屬性和基本規律，論述了高等農業院校實物檔案在彰顯辦學特色、服務職能以及構建校園文化等的作用；提出了實物檔案收集、整理及利用的途徑和技術，并對實物檔案管理與利用的發展趨勢進行了討論。

關鍵詞：實物檔案；收集；整理；利用

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）12-0019-02

實物檔案是高等農業院校檔案建設與管理的重要組成部分，在建設一個與高校發展相適應，符合檔案本身發展規律的門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效的高校檔案體系過程中，不能忽視實物檔案的建設。實物作為一種特殊載體檔案，具有真實性、原始性、直觀性和生動形象等特點，它們真實地記載了學校各項活動，反映了學校的發展歷史，是對文字、聲像檔案的有益補充，是學校檔案不可分割的重要組成部分，應建立科學高效的實物檔案管理和開發利用體系。

一、實物檔案支撐高等農業院校發展的重要作用

1.真實記載和反映高校發展歷史。真實性、原始性、直觀性和生動性是高校實物檔案獨特的本質特征。高校產生和接受的實物是學校在自身的職能活動中形成的，就其內容來說，它們原始地記錄了學校有關教學、科研、管理及社會活動的客觀過程；就其形式看，它們是形成者即時、即事使用的原始物品直接轉化物，原樣地保留著本來的面貌，可以成為后人查考歷史事實確鑿可靠的原始憑證。實物檔案承載著豐富的時代氣息和知識內涵，真實記錄了一定歷史時期該高校的辦學水平和社會聲譽，生動直觀地反映了學校的發展和變遷。我校前身是1906年創辦于濟南的山東高等農業學堂。后幾經變遷，1952年經全國院系調整，成立山東農學院。1958年由濟南遷至泰安，1983年更名為山東農業大學。1999年7月，經山東省人民政府批準，將山東農業大學、山東水利專科學校合并，同時將山東省林業學校并入，組建新的山東農業大學。目前，學校已經發展成為一所以農業科學為優勢，生命科學為特色，融農、理、工、管、經、文、法、醫、教育學等于一體的多科性大學。學校教學、科研、管理、對外服務及社會交往等活動中形成了大量的實物檔案。正是這些實物檔案有序地承載了學校百年發展歷程，沉淀了學校“登高必自”的校訓，為廣大教職員工和莘莘學子提供了豐富的精神食糧。

2.有效服務教學、科研和管理，提高高校辦學水平。改革開放以來，山東農業大學獲得包括國家技術發明一等獎在內的國家級科技成果獎20項，省部級以上科技成果獎勵347項。“九五”以來，獲得國家級教學成果獎7項，其中國家級教學成果特等獎1項、一等獎2項，省級以上教學成果獎勵60多項。這些獎勵的獎狀、證書都是學校辦學水平有利的證明和補充，也是以后學校申報國家級、省級重點學科，重點實驗室，工程技術中心，申報獎勵、課題等等所需支撐材料重要組成部分。

3.豐富校園文化內涵，提高學校知名度和競爭力。高校作為知識密集、人才密集的地方，許多人類最先進的文化、思想、科技成果和最優秀的人才集中在學校，高校的校風、學風以及校園文化是在長期的辦學過程中逐步形成的，打上了時代與歷史變遷的烙印，也是中國文化的重要組成部分。由于實物具有形狀、顏色、質感等性狀，給人以空間視覺的感覺，能表達出文字中難以充分表現的細微之處，容易被人感受和理解，從而激起人們的豐富情感和廣泛的聯想。在實物檔案展覽的過程中，使全校師生更加了解一所高校的文化底蘊，能激發愛校敬業的熱情，能更加干事創業，盡心盡力地為學校的發展獻言進策、拼搏工作。

二、高校實物檔案的收集與歸類

高校要重點收集對本校發展有重大意義，有利于校園文化建設，有利于提高學校社會地位，具有查考價值的實物。應該合理的進行實物檔案的收集，并進行科學的歸類。

1.獎勵類實物。包括學校從事教學、科研、管理和對外服務各項活動中獲得的獎狀、獎勵證書、獎牌、獎章、獎杯、獎旗（省部級以上）。我校檔案館已收集獎勵469件。

2.作廢公章類實物。包括學校及各下屬部門、院系已經停止使用的公章，重要領導行使某種職權并已經停止使用的個人公章。我校檔案館已收集作廢公章616枚。

3.字畫類實物。包括中央、省、市各級領導及社會名人、中外校友為學校的題詞和贈送的字畫。我校檔案館已收集題詞、字畫310幅。

4.禮品類實物。中外校友贈給母校的各種有保存利用價值，便于保管的特定物品（包括校慶接受的各種符合條件的紀念品等）。我校檔案館已收集105件。

5.展品類實物。學校在不同的歷史時期教學、科研活動中使用過的儀器、設備等，包括老式照相機、顯微鏡等。我校檔案館已收集65件。

三、高校實物檔案的整理與利用

1.實物檔案的整理。2010年上半年我們對所有實物館藏按以上五類及形成時間和進館先后順序進行了重新編號整理，新進40個展櫥、設實物庫房170平方米重新擺放上架，重新編寫了檢索工具并實現了數字化。2010年6月份全省檔案評估中，我校實物檔案作為一個亮點，受到省檔案局領導及評估組專家的好評。我校檔案管理工作得到了98.5分的好成績，晉升為特級省檔案館。字畫、獎狀、獎旗、證書不裝訂，采取平放或卷放，每張粘貼口取紙，在口取紙上編號。獎杯、獎牌、獎章，禮品類、展品類，每件粘貼口取紙，在口取紙上編號，按分類及編號順序擺放上架，避免疊壓擠碰。作廢公章，每枚在頂部粘貼口取紙，在口取紙上按作廢時間編號，按編號擺放到預先做好的格子紙上。參照《普通高等學校檔案實體分類法》的模式，實物檔案的檔號可以用“年度號+分類號+件號”來表示，獎勵分類號為SW11、作廢公章分類號為SW12、字畫分類號為SW13、禮品分類號為SW14、展品分類號為SW15。如2009年接受的第一件獎狀的檔號為：2009-SW11-1。

2.實物檔案的利用。無論是檔案還是實物，收集整理的目的是為了利用。開發利用館藏實物，才能更好地發揮實物的作用。尤其是獎勵類利用率非常高，重點學科、重點實驗室、國家級省級工程中心、創新團隊、獎勵、課題等申報驗收，都需要借閱利用。僅2009年就借閱利用35件次。作廢公章類利用率也比較高，固定資產注銷、公務員政審等都需要加蓋作廢公章。在計算機、網絡時代，我們不僅要做好實物的基礎管理，還要借助先進的技術管理并開發實物信息，建立一個方便、高效的實物管理與查詢、利用體系。我校檔案館的案卷級檢索已實現數字化。以后要進一步利用攝影、攝像技術將實物檔案轉化為圖片、音像的形式，通過計算機、網絡技術，實現資源共享，從而提高實物的利用率。

我們要有計劃、有目的、有選擇地收集一些歷史代表性強的實物，并在收藏品的種類和形式上做些拓展和研究，使實物檔案真正達到記載過去、服務現在、啟示未來的目的。

參考文獻：

[1]周彩英.數字網絡環境下檔案館（室）實物收藏探究[J].蘭臺世界，2010，（9）.

[2]霍紅梅.也談高校實物檔案的收集[J].山西檔案，2009，（9）.

[3]朱康康.論高校實物檔案的管理[J].中國計量學院學報，2003，（2）.