首因效應與近因效應在高校二級學院辦公室工作中的應用研究

曾敏

摘要：首因效應和近因效應是認知領域中重要的心理學現象，指的是記憶材料在系列位置中所處的位置對記憶效果發生的影響。首因效應和近因效應又稱為系列位置效應，它對人們學習認知和人際交往都產生重要的影響。在剖析首因效應與近因效應這兩個重要心理活動規律的基礎上，針對高校二級學院辦公室的工作特點，提出在工作中合理利用首因效應和近因效應，從而達到提高工作效率、改善工作質量、創新工作模式的目的。

關鍵詞：首因效應；近因效應；系列位置效應；二級學院；辦公室

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）12-0020-02

首因效應與近因效應

系列位置效應（serial position effect）常被用來討論工作記憶的運作模式，最初是由德國實驗心理學家赫爾曼·艾賓浩斯（Hermann Ebbinghaus，1850-1909）提出并研究[1]。在系列學習中，一系列處于不同位置記憶材料的回憶效果不同，系列位置效應是指記憶材料在這種接近開頭和末尾的記憶效果好于中間部分的記憶效果的趨勢。其開頭和結尾記憶效果較好，分別叫首因效應（primacy effect）和近因效應（recency effect），而其效果較差的中間部分稱為漸近部分。系列位置曲線被認為是對兩種記憶過程理論最強有力的支持，曲線末端幾個項目再現的好，是因為這幾個項目保持在短時記憶中，容易提取；而曲線首端幾個項目記憶的好，是因為這幾個項目已從短時記憶轉移到長時記憶。大量心理學實驗已經證明，系列位置效應普及到各類系列呈現時間范式和各種實驗情境中，它可以在不同方法的實驗中、不同種系、不同年齡、實驗室或日常生活中觀察到。在心理學和社會學領域，首因效應和近因效應都屬于一種認知偏差，如首因效應會導致最初接觸到的信息比后面接觸到的信息具有更好的再現性，通俗地講，是最初接觸到的信息所形成的印象對人們以后的行為活動和評價具有更深的影響。首次效應，顧名思義是指首次或最先獲得的印象，即我們日常生活中所說的第一印象。近因效應指最后的印象對人的認知具有重要的影響。比如在人際交往過程中，新獲得的信息會發揮優勢作用，即最近的信息對認知的影響相對比較大，反而留下相對深刻的印象，所以被人稱之為后攝作用。首因效應和近因效應看似相互矛盾，其實不然。于人際交往而言，一般情況下，第一印象和最近印象對人際認知的影響比較大，在交往初期，彼此還處于生疏階段，首因效應的影響占優勢；而在交往的后期，交往對象彼此達到相對熟悉階段，近因效應的影響同樣不可小覷。通俗地理解，就是我們要注重好的開始，把握好的結尾。

高校二級學院辦公室的工作特點

高等學校泛指對廣大公民進行高等教育的學校，是一個特殊的社會組織，是包括教師、職工、學生以及其他人員的特殊群體，從事活動的內容涵蓋教學、科研和社會服務。二級學院屬于高校的基層單位，指的是高校的下屬學院。二級學院辦公室就起著承上啟下、聯系左右、連接內外的作用，是學院對外的窗口，是保證各項工作順利進行的橋梁和紐帶。隨著高校辦學規模的擴大，辦學形式也趨于多樣化，除了日常的本科生教學、研究生科研外，還要承擔更多的社會服務工作，這些都對二級學院辦公室工作提出了更高的要求[2]。

首先，二級學院辦公室對內是學院的樞紐，是維系院班子與學院師生的紐帶，包括文件下達、意見上傳、處理突發事件等。二級學院辦公室作為學院的“管家婆”，其定位也決定了日常工作繁雜、接觸人員繁多、工作任務繁重的特點。

其次，二級學院辦公室對外又是學院的窗口，待人接物、一言一行、收文存檔等無不代表學院甚至學校的行為。

利用首因效應和近因效應提升辦公室工作水平

首因效應和近因效應在交友、求職、招聘等社會交往活動中已有眾多的應用研究，但將其應用到高校二級學院辦公室的工作中，以提高二級學院辦公室服務管理水平的報道卻并不多見。盡管高校二級學院辦公室的工作和一些社會交往活動在某些方面有類似之處，如同樣是接觸眾多不同的人等，但是高校二級學院辦公室管理又有很多獨特之處，體現在：（1）高校二級學院辦公室代表的是一個學院、一個集體；（2）高校二級學院辦公室沒有選擇服務對象的權利；（3）高校二級學院辦公室必須對每一次服務負責；（4）高校二級學院辦公室面向的對象個體差異非常大。

首因效應與近因效應均是人類的心理活動現象，這種系列位置效應對人際交往有重要的影響。探索如何有效地運用好首因效應和近因效應，是提高學院辦公室管理水平和工作效率、適應新世紀新形勢需要的第一步。針對二級學院辦公室的工作特點和服務對象，研究首因效應和近因效應在高校二級學院辦公室工作中的實際應用，能夠提升二級學院辦公室服務水平、建立辦公室工作新模式、實現辦公室工作新規范。合理利用首因效應和近因效應，對二級學院辦公室工作水平的提高具有重要意義[2]。

1.創造優美和諧的辦公室環境。辦公室優美環境的布置和有序的工作，不僅能夠反映出辦公室人員的精神風貌、審美情趣以及工作作風，更能體現出學院的文化氛圍，給來訪者留下深刻的第一印象，給學院師生營造出強烈的文化歸屬感。

2.適時調整人際交往影響因素的優先順序。人際交往中的影響因素一般包括相貌因素、語言因素、表情姿態因素、能力因素及空間時間因素等。在實際工作中，不可能做到將所有的影響因素都兼顧到，這就要求二級學院辦公室管理人員在面對不同的對象或場合時，要合理考慮影響因素的優先順序，從而做到恰當運用首因效應和近因效應。有人指出，在與陌生人交往時，首因效應起較大的作用；在與熟人交往時，近因效應則起較大的作用。因此，面向初次來訪者的時候，應該首先注意首因效應的影響，將相貌因素、表情姿態因素等放到優先位置；而面向熟悉的對象如本學院師生時，則應優先注意近因效應，將語言因素、能力因素等放到優先位置，力爭做到迅速準確地接受和傳遞信息。

3.提高自身工作能力。學院辦公室工作表面看起來都是些日常的事務性工作，只需注意服務態度和做好上傳下達即可，實則不然。學院辦公室工作面臨的對象大多數并非陌生人，而是經常交往的學院師生及領導，在相對較長的交往過程中，所謂“路遙知馬力”，近因效應中的能力因素會逐漸成為關鍵因素。因此，做好辦公室工作不能固步自封，要不斷完善和充實自我，提升自身業務水平，做好學院“管家婆”和領導的好參謀。

4.利用首因效應與近因效應提高辦公室工作效率。首因效應與近因效應是心理認知領域的兩種重要現象，在人際交往過程中，首因效應和近因效應都貫穿其中，那么如何解釋這看似矛盾的兩種心理現象呢？對此，心理學家給予了不同的回答。盧欽斯認為，在關于某人的兩種信息連續被人感知時，人們總傾向于相信前一種信息，并對其印象較深，即此時起作用的是首因效應；而在關于某人的兩種信息斷續被人感知時，起作用的則是近因效應[3]。靈活運用好首因效應與近因效應這一對看似矛盾的因素，可以有效提高辦公室工作效率。例如，學院下達通知時，提前多長時間通知效果好？根據系列位置效應對記憶的影響，對于日常工作通知比如學院例會等，由于這種信息連續被感知，因此已經形成了慣性的思路，首因效應起到重要的作用，何時通知均有近似的結果；而一旦有變時，這種信息就變成了斷續被人感知，此時近因效應起主要作用，因此要臨近開會前通知會收到更好的效果。而對于非日常工作的通知，則需綜合考慮首因效應和近因效應，提早通知和臨近通知綜合考量。此外，重要的通知放在早上的第一個進行效果最好。

5.克服首因效應與近因效應的負面影響。二級學院辦公室工作中不要僅憑第一印象來判斷和解釋一個人，也不能只憑一時一事來評價一個人，一定要克服首因效應和近因效應的負面影響，注意防犯以貌取人的錯誤。努力提高自身素質，提高職業素養，保持高水準的職業道德，建立職業化接待程序，避免負面情緒干擾。日常辦公室工作中有頻繁的人際交往活動，這不可避免地會帶有較多的主觀感情色彩。因此要從根本上最大限度地克服首因效應和近因效應的負面影響，建立有效合理的工作機制是關鍵，提高辦公室工作制度化水平，實現由“人治”轉變為“法治”。

參考文獻：

[1]Ebbinghaus，Hermann.On memory：A contribution to experimental psychology[M].New York：Teachers College，1913.

[2]冉蓉.對高校二級辦公室工作的思考[J].科教文匯，2009，（6）：41.

[3]張文元.首因效應在高校二級學院辦公室管理中的應用研究[J].福建教育學院學報，2009，（2）：12-14.