淺論教學檔案的作用和管理

宋玉瓊

教學檔案是學校全部教學活動的真實記錄，是教師教學活動、教學管理、教學研究和學生學習等形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等文件材料。教學檔案有其自身的特點，并在學校的教育教學中發揮著重要作用，教學檔案的管理工作也就引發了眾多檔案管理人員和教育教學管理人員的關注。

教學檔案；作用；管理

學校檔案是學校廣大教職員工在教育教學工作、學校管理及其他各項工作和學習等活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結晶；學校檔案形成于各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發展軌跡的真實記錄，是學校重要的信息資源，是歷史的憑證，是學校的財富。

1.教學檔案的內容

教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學、系統、規范的教學檔案既是高校教學規律的基本要求，也是衡量學校教學質量和管理的重要標志。

2.教學檔案的特點

教學檔案具有很強的專業性和多樣性的特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，它記錄這一實踐活動的教學檔案內容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙質的教學計劃、教學大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個學校在專業設置、課程設置、教學內容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學與教學管理活動是一種專業性極強的活動，其書面及其他形式也表現出不同學科教學活動與教學管理的專業性。

教學檔案具有系統性和周期性的特點。它的內容結構本身具有系統性，教學檔案產生于教學實踐和教學管理活動的各個環節之中，涉及各教學實踐層次和管理層次，是一個完整的有機體。每個新生入學到畢業離校整個過程中，都要系統的整理一系列完整的檔案材料。教學檔案的周期性表現為學期、學年、學制周期。在年度的劃分主要以教學年度和學制年度進行管理，各個階段共同構成完整的大循環周期，每屆學生的培養過程就是一個教學周期。

教學檔案還具有分散性和集中性的特點。由于教學業務活動和管理活動的分工，學校產生的教學材料往往會分散在各個教學部門，這就使得教學檔案的產生部門得保存一定數量的檔案，但必須按照統一性、集中性管理的原則，這就造成了學校、處室二級管理的局面，也就決定了學校教學檔案管理的分散性與集中性并存的特點。

3.教學檔案的作用

教學檔案是加強學校思想政治工作不可缺少的寶貴資源。要發揮教學檔案的作用，把教師平時在多項活動中的表現提供給學校領導，作為評估教師的依據，從而使學校領導在表彰或批評老師時不憑空臆斷，使教師心悅誠服。

教學檔案是提高師資水平的重要手段。每一位教師都有各自的教學方法，在教學過程中形成許多教學經驗。這些教學經驗和教學方法，都體現在教學檔案中。利用教學檔案，可以使新教師掌握教與學的方法，盡快地熟悉教學業務。

教學檔案是評價學校管理水平、考核教師業務能力和職業道德的主要依據。學校領導和教育部門要經常注意檢查、歸納和分析教學檔案，既能從中發現一些問題，如學生的失學、失足、體罰學生等，又可以比較客觀地評價學校的工作，從而總結經驗教訓，提高管理水平。同時根據教學檔案記載的內容，還可以衡量教師的責任心、教學水平、分析判斷能力和職業道德。

4.教學檔案的有效管理

建立健全歸檔制度，確保教學檔案的完整與安全。教學文件材料是由教與學兩方面的文件材料轉化而來的，其來源廣泛而又分散，且絕大部分來源于從事教學第一線工作的教師和學生。由教學和學生本人撰寫的文件材料，一般只有單份，不必經過任何收發渠道，也不要送交校系領導審查和登記，在沒有收集之前，長期保存于教師和學生本人手中，極易散失。而且有些學校的檔案部門還從未收集過這部分文件材料，即便進行收集，有很多老師也不愿意上交這部分材料。職能部門因工作需要，覺得歸檔后再用時找起來不方便，不愿及時將應歸檔的材料及時組卷歸檔，這樣影響了教學檔案的完整性，就使得教學檔案很難發揮其應有的作用。因此，必須建立和健全教學檔案的歸檔制度，這是做好教學檔案管理工作的第一步。

5.運用現代化管理手段，加強教學檔案數字化建設

檔案信息化是適應信息化時代的需要，以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，對學生成績、教師業務檔案等信息量大，經常查詢利用應建立學生信息數據庫和教師業務檔案數據庫對紙質的教學管理文件、教學計劃、招生錄取表等對其進行數字化，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。利用計算機技術存儲、檢索方便、便捷的在微機上直接查詢和輸出。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發展服務。

變被動服務為主動服務，實現教學檔案效用最大化。檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業人員，又是服務人員。在工作中取得廣大利用者的信任，就要進行優質服務，充分利用大學中網絡便利，把學生想知道的檔案信息、畢業生論文等編制學生電子檔案的形式開展服務使學生隨時隨地都可以在網上查詢有關自己的信息，提高檔案的利用率，對教學檔案的內容分析研究，根據利用者需求編制參考資料，充分發揮教學檔案的功能，服務教學第一線，以實現檔案效用的最大化。

注重教學檔案的材料整理，加強規范管理。教學檔案檔案建設是一項專業性強、涉及面廣、工作量大的系統性工程，每一環節都必須遵循標準化、規范化進行管理，首先，要明確教學檔案建設內容，制定檔案建設目標標準，明確教學材料歸檔要求。其次，建立教學檔案定期檢查和抽查制度。對每個階段確定不同的檢查重點，發現問題及時解決。最后，對提交的原始材料及統計數據要一致，對歸檔文件要以件為單位進行科學有效的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，歸檔文件應齊全完整，立卷時的選擇應盡可能結合教學工作，做到檔案邊形成邊收集。

隨著教育事業的改革和發展，教學檔案是學校辦學的參謀，管好教學檔案是檔案工作者義不容辭的責任，檔案管理人員和教育教學管理人員應充分認識到教學檔案在學校教育教學中的重要意義，運用科學、規范的管理手段及現代化計算機網絡信息技術，使教學檔案真正成為學校教育教學工作的得力助手。

[1]楊新萍.學校檔案管理與利用.山西檔案，2009.S1

[2]楊瑛.教育教學檔案管理和利用.環球市場信息導報（理論），2011.07

[3]劉丹英，王曉娜.教學檔案的管理與開發利用.蘭臺內外，2007.05