電子檔案管理及發展趨勢研究

趙玲俠

隨著社會的發展和科學技術的進步，檔案數量的日益增多，利用要求的日益增高，傳統的手工操作管理方法存在保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問題。

一、電子檔案的優勢

電子檔案，主要指機關、機構、組織和個人在從事各種活動的過程中形成的具有保存價值的，以聲像為主，輔以文字說明的歷史資料，以及檔案人員錄入計算機的紙質檔案的內容。電子檔案與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式，作為活動憑證保存的記錄信息，都有參考利用價值。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案有以下幾方面的優勢。

1.占用空間小，存儲容量大。

傳統的紙質檔案需要較大的空間來儲存，而電子檔案是數字化信息，用于記錄電子檔案的CD、硬盤、光盤等存儲介質，比傳統的紙質文件能容納更多的信息。

2.信息利用率高。

傳統的紙質檔案受時間、空間的限制，利用率較低，而電子檔案通過網絡很容易實現資源共享，不受時空的限制，具有較高的利用率。

3.處理效率高。

電子檔案省去了傳統紙質檔案中的立卷、歸檔、分類、裝訂等很多環節，提高了檔案處理的效率。

二、電子檔案管理的發展趨勢

隨著檔案數量和內容的日益增多，檔案的利用率大大提高，利用者對檔案的快速準確和便捷的需求日益迫切，我們要利用現代的科技手段，提高檔案管理技術的現代化，使檔案管理達到最優化的效果，這必然成為未來檔案開發利用的一個主要趨勢。隨著計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現，如何搞好檔案的現代化管理已顯得迫在眉睫，檔案工作必須運用現代科學的理論方法與技術，按照一定的原則和要求對檔案進行科學管理，積極開展對各類檔案資料的收集、整理、管護提供和利用等。

電子檔案信息存儲密度高與計算機聯機能力強，影像還原效果好，便于大量復制拷貝，節省存貯空間，利用率極大提高。因此我們應利用現代的科技手段，加大對檔案資料的收藏力度，延長檔案資料的壽命，利用現代暢通的網絡技術，實現檔案信息資源共享。

三、加強電子檔案管理工作的有效措施

1.嚴格電子檔案管理制度、歸檔方法和移交途徑。

為了保障電子文件得到及時歸檔與有效利用，建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求至關重要。一要加強教育，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，形成忠于職守的品質、認真負責的工作精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平。二要嚴格要求，明確具體管理措施，做到有章可循、有規可依。三要建立一套審查制度，嚴格把關，保證電子檔案的原始性、真實性。

2.明確電子檔案制作職責，建立電子檔案管理的記錄系統。

電子檔案的制作人員應對其制作的電子檔案的真實性和能被保管、保存負有責任。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員各負其責，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的方式調讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。紙質檔案一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，大家可從這些信息上確認其原始性。電子檔案形成后因載體、格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實其內容沒有發生任何變化，就很難確認它的原始性。因此，必須建立嚴格的記錄制度，記錄電子檔案的制作、收集、管理和使用情況。

3.建立檔案形成、管理和儲存三方一體化協作的電子文件管理運行模式。

電子檔案與紙質檔案相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。應當采取電子檔案形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方一體化的電子文件管理運行模式，檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則，又是設計與維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種一體化協作的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

4.采取切實可行的信息保護措施。

隨著電子文件的廣泛使用，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，如加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證及防泄措施等，防止其他人員登錄檔案管理系統，修改、刪除電子檔案，維護電子文件的真實性、可靠性；也可以采用病毒防火墻技術，防止計算機病毒和“黑客”的破壞和攻擊。同時做好信息的備份工作，有效地保護電子檔案信息的可靠性和完整性。

四、結語

隨著信息技術的發展，信息在現代社會經濟生活中的地位和作用已越來越明顯，檔案管理信息化勢在必行，必須利用現代信息和網絡技術做好檔案管理工作，更好地服務社會。

參考文獻：

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