會計電算化條件下的內部控制探討

朱平

[摘 要]會計電算化是會計工作的發展趨勢。會計電算化使會計工作的質量和效率提高的同時，也大大增加了內部控制的風險。本文在對會計電算化對內部控制的影響的分析下，提出了完善內部控制的建議。

[關鍵詞]會計 電算化 內部控制

會計電算化是指在會計核算中運用信息技術，以計算機代替手工記賬，快速及時的集中處理大量的會計信息，從而提高會計數據處理的質量。在會計電算化下，必然對內部控制產生重大影響，帶來新的問題和挑戰。

一、會計電算化對內部控制影響

1.內部控制的內容和方式發生變化。（1）在計算機系統下，一些需手工完成的工作，比如試算平衡，改在計算機內部進行。傳統方式下的簽字蓋章等牽制手段也失去意義，這些都使得內部控制的內容有了擴展和增加。

（2）在手工會計下，內部控制的方主要是相關人員間的內部牽制制度。而在會計電算化下，人員的作用相對弱化，計算機系統成為整個會計工作的重點，部分內部控制工作轉移到計算機系統內，全部內部控制制度將由人和計算機共同完成。

2.計算機條件下，企業面臨的風險加大了。（1）存儲介質的改變使企業舞弊的風險加大了。在手工會計中，各種會計檔案中保留著經辦人員、會計人員的筆跡、簽章等，用于明確經濟責任。各種修改都會留下痕跡從而控制人員舞弊的發生。

（2）會計電算化軟件存在缺陷給企業帶來的應用風險增強了。會計電算化在我國應用只有30年左右的時間。往往是懂會計的不懂計算機，懂計算機的不懂會計，使得設計出的軟件在實踐中出現不符合會計原理或操作的情況，會計人員在應用時也因不懂計算機，會出現各式各樣的麻煩，造成會計信息的不連貫、不準確、甚至缺失，從而給企業帶來問題和風險。

（3）計算機及網絡本身所存在的安全隱患給企業帶來的經濟風險擴大了。黑客的存在，病毒的侵襲、網絡的普及使得計算機信息系統本身存在著巨大的安全隱患。

3.使會計人員的結構和崗位職能發生了變化。在傳統方式下，人員主要由出納和記賬人員組成，在授權下分別負責會計工作的各個部分，例如填制原始憑證，登記各類賬簿等。在計算機條件下，需要增加具備計算機專業知識的人員進行會計電算化軟件以及計算機本身的日常維護工作。數據輸入崗位、數據輸出崗位、審核崗位、系統維護崗位等新的電算化崗位產生新的崗位職能。

二、加強會計電算化條件下的內部控制的必要性

1.保證會計信息的真實性，幫助企業作出正確的決策。在會計電算化條件下，數據的處理由計算機完成，因此會計信息的真實性取決于輸入的原始數據的準確與否。加強內部控制，杜絕虛假數據進入以及對數據額惡意修改，確保會計信息的準確性，從而促進企業做出正確的決策。

2.降低企業風險，確保財產物資的安全。在計算機環境下，企業面臨的風險比傳統方式下要多要強，因此如何控制、降低風險成為一個亟待解決的問題。加強系統安全控制，加強應用控制，減少違規現象的出現，降低企業風險，從而確保企業順利的運營，確保企業財產物資的安全性。

三、會計電算化條件下，完善內部控制的措施

1.提升電算化會計人員的素質。由于電算化應用的時間還很短，相關人才的培養機制還沒有建立起來缺少既懂會計，又懂計算機的全面性人才，而計算機條件下的內部控制是人和計算機的結合控制，因此盡快提升從業人員的整體素質成為首要問題。企業在職業道德教育的基礎上應加強對相關人員的專業知識和專業技能的培養。

2.建立相適應的企業內部管理制度。新的崗位、新的職能要求出臺新的管理制度，以規范工作中的各種行為。例如數據輸入人員和數據輸出人員不能是同一人，進入機房的人員的簽到制度等。相配套的管理制度有利于明確工作范圍，分清工作職能，為內部控制的實施搭建一個良好的平臺。

3.強化安全意識，防范計算機病毒。計算機本身和網絡系統存在著許多安全隱患，一旦受到侵害，出現會計數據的破壞，會給企業造成極大的經濟損失。一些會計人員認為安裝了殺毒軟件就是絕對的安全了，實際上沒有哪一款殺毒軟件是萬能的，能夠防范所有的病毒，而且病毒更新的速度極快，殺毒軟件的更新是落后于病毒的。加強安全意識，嚴格執行規章制度才是重中之重。進行系統安全的實時監控，嚴禁局域網接入廣域網，外部軟件及存儲設備在進行計算機病毒檢測后方可使用，設置多層密碼保護數據。

4.加強對會計檔案的管理。存儲介質的改變給會計檔案的保管帶來了新的問題。在手工會計下，全部檔案為紙質，便于明確責任，進行保管。在計算機條件下，會計檔案有各種憑證、賬簿、報表和各種電算化的程序和介質。要根據其自身的特點，運用不同的方式和手段進行保管。絕大部分的檔案能通過打印機打印出來的，要進行打印以紙質的形式進行保存，用以保證會計檔案的安全性。對于一些不能打印的存于磁盤介質的，要在磁盤上添加標簽，注明責任人，并放在合適于磁盤存放的環境中進行保存。所有檔案要定期檢查，并根據規定的保管年限進行保管。此外磁盤存放的檔案最好進行多個備份分別存放，避免出現磁盤損壞資料丟失的情況。

5.加強內部審計。內部審計是內部控制的一個組成部分，是企業內部對生產經營活動進行考核評價的活動，用來評價內部控制的其他控制是否有效。在電算化下，是“人機”對話的特殊情況，在網絡狀態下，對計算機內的數據和內容進行審核并然要更復雜的核查手段，這就需要內審人員具有更高的素質和多方面的知識儲備，這給內部審計加大了難度。內部審計是內部控制不可替代的組成部分，是保證內部控制有效性的重要步驟之一，在難度增加的情況下，更要對內部審計提出更高的要求。通過對內審人員的培訓、更合理的內審程序和制度、更有效的內審手段，來保證內部審計的實施達到預期的效果。

四、結束語

隨著科技的發展，會計電算化是必不可擋的趨勢。運用計算機系統能夠更快速和準確的處理大量的會計信息，降低成本，提高工作效率。當然新的會計環境也對企業的管理、企業的內部控制帶來新的問題。通過提升人員素質、建立相適應的企業內部管理制度、強化安全意識、加強對會計檔案的管理以及加強內部審計等措施，建立一套完善的內部控制制度，為企業的發展保駕護航。

參考文獻：

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