對加強(qiáng)高校教學(xué)科研檔案管理的思考

張曉紅

一、高校教學(xué)科研檔案管理存在的問題

1.教學(xué)科研檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒有足夠的專業(yè)知識

因?yàn)楦鞣N因素的限制，很多高校的教學(xué)科研檔案管理的人員并非經(jīng)過嚴(yán)格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。部分高校的二級學(xué)院也沒能配備具有專業(yè)素質(zhì)的教學(xué)科研檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任教學(xué)科研檔案管理一職，正是因?yàn)樯砑鏀?shù)職，才給教學(xué)科研檔案帶來了更多不利。

2.缺少資金投入，各種硬件設(shè)施不足

檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進(jìn)的設(shè)備，例如各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺等等。這些先進(jìn)的設(shè)備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財(cái)政預(yù)算和上級的補(bǔ)助，但是那有限的資金卻很難滿足教學(xué)科研檔案管理信息化的要求，正是因?yàn)槿绱耍布O(shè)施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴(yán)重的制約。

3.檔案的信息輸出能力較弱

高校的教學(xué)科研檔案管理部門要將開發(fā)的教學(xué)科研檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學(xué)科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學(xué)科研檔案信息輸出不能夠完全適應(yīng)高校師生對教學(xué)科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學(xué)科研檔案的部分內(nèi)容信息在校園網(wǎng)上進(jìn)行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無法滿足廣大師生對教學(xué)科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學(xué)科研檔案管理部門以及工作人員應(yīng)該自覺地改善服務(wù)模式，努力提升自身的業(yè)務(wù)水平，力爭讓所有需要教學(xué)科研檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。

4.靠政策、少創(chuàng)新,重管理、輕服務(wù)等落后觀念頑固存在,轉(zhuǎn)變觀念仍是管理工作中的重點(diǎn)之一

許多高校對教學(xué)科研檔案管理工作的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足,在管理上還受到了傳統(tǒng)觀念的影響，忽視教學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化,在教學(xué)科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規(guī)劃,工作的積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠,在管理觀念上依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴(yán)重。這些認(rèn)識上的不足,導(dǎo)致教學(xué)科研檔案管理處于相對被動、滯后的狀態(tài)。同時(shí),重管理、輕服務(wù)的思想根深蒂固。

二、改善高校教學(xué)科研檔案管理的對策

1.創(chuàng)新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統(tǒng)思想觀念

之所以檔案管理人員與教育領(lǐng)導(dǎo)階層會缺乏足夠的檔案現(xiàn)代化管理意識，是因?yàn)樗麄儧]能明確教學(xué)科研檔案管理的最終目的。做好高校教學(xué)科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠?qū)崿F(xiàn)“信息服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會”，讓這些檔案有效的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)，提高高校的教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)出更加優(yōu)質(zhì)的人才。同時(shí)還必須要打破傳統(tǒng)的觀念，清晰的認(rèn)識到做好高校教學(xué)科研檔案管理工作對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。不能夠僅僅從經(jīng)濟(jì)利益角度進(jìn)行衡量，而應(yīng)該從多個(gè)方面進(jìn)行衡量。

2.盡量拓展資金來源

各種財(cái)政預(yù)算可以作為教學(xué)科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應(yīng)該成為唯一來源，檔案部門應(yīng)該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學(xué)科研檔案管理配置各種能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的軟、硬件設(shè)施，加快教學(xué)科研檔案信息化管理的進(jìn)程，促進(jìn)高校教學(xué)科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。檔案部門應(yīng)該積極的將教學(xué)科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時(shí)還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當(dāng)?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)惠支持等，與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺開發(fā)資金。

3.創(chuàng)新管理制度，完善教學(xué)科研檔案管理規(guī)范化

隨著我國高校教育改革的推進(jìn)，創(chuàng)新的教育理念促進(jìn)了我國高校在辦學(xué)方式、學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢，同時(shí)也促使了高校教學(xué)科研檔案的種類呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學(xué)科研檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，就需要對高校的教學(xué)科研檔案管理機(jī)構(gòu)及教學(xué)管理部門進(jìn)行一個(gè)明確的、科學(xué)的界定與分工。因此，必須使管理制度創(chuàng)新走在實(shí)際工作的前面，來指導(dǎo)和約束管理行為。各高校要依據(jù)國家頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點(diǎn)的教學(xué)科研檔案管理規(guī)章制度。將全校教學(xué)科研檔案分為學(xué)校、教務(wù)處、二級學(xué)院，并規(guī)定相應(yīng)的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，使教學(xué)科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學(xué)科研檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，積極開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)二級學(xué)院的教學(xué)科研檔案管理體系的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加大規(guī)范化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。以此來充分發(fā)揮高校教學(xué)科研檔案在高校教學(xué)研究、教育管理、教學(xué)活動等各項(xiàng)工作中的作用，以此來提高我國高校的教學(xué)科研檔案的科學(xué)管理水平和質(zhì)量。同時(shí)完善的教學(xué)科研檔案建設(shè)工作能夠幫助我們樹立全局的觀念，具備超前的工作意識。

4.利用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)教學(xué)科研檔案逐漸成為數(shù)字化，而互聯(lián)網(wǎng)的普及使得教學(xué)科研檔案開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已成為可能。高校應(yīng)加大教學(xué)科研檔案現(xiàn)代化設(shè)備的投入，積極的將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)科研檔案的管理，并建立教學(xué)科研檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過信息網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)對教學(xué)科研檔案管理服務(wù)升級，充分利用校園網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)平臺，積極推進(jìn)教學(xué)科研檔案信息資源共享。

5.加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)意識

教學(xué)科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)科研檔案工作的質(zhì)量，因此，要加強(qiáng)對教學(xué)科研檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學(xué)科研管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高教學(xué)科研檔案業(yè)務(wù)管理水平。此外，還要認(rèn)真做好教學(xué)科研檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，使他們具有對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理的能力，成為既具備教學(xué)科研檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，使檔案服務(wù)做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內(nèi)容的服務(wù)，更好地滿足師生員工對教學(xué)科研檔案的利用需求。

6.建立教學(xué)科研檔案服務(wù)信息反饋機(jī)制

教學(xué)科研檔案服務(wù)信息反饋機(jī)制的家里，能夠及時(shí)，有效的掌握各種教學(xué)科研檔案需求信息，能夠有效的促進(jìn)教學(xué)科研檔案的開發(fā)利用。這種機(jī)制包括了檢索工具的實(shí)用性，編研成功是否能廣泛而準(zhǔn)確的進(jìn)行教學(xué)科研檔案作用的傳播，教學(xué)科研檔案方面的規(guī)則制度是否合適，服務(wù)態(tài)度是否需要更改等等。反饋而來的信息一般都擁有很強(qiáng)的針對性和適用性，也比較具體，高校能夠根據(jù)這些反饋而來的信息，逐漸改變服務(wù)機(jī)制，建立一套完善的管理機(jī)制，讓教學(xué)科研檔案的價(jià)值得到進(jìn)一步的發(fā)揮。

7.堅(jiān)持管理和利用并重

高校教學(xué)科研檔案的管理和利用相輔相成的，管理是利用的基礎(chǔ)，利用是管理的延伸。教學(xué)科研檔案記載了長期以來高校辦學(xué)指導(dǎo)思想、教學(xué)條件和利用情況，以及教學(xué)效果等等各種不斷變更的信息，是一種真實(shí)的再現(xiàn)。這為后期高校的教學(xué)工作提供了很好的參考依據(jù)，參照和借鑒以前的教學(xué)科研材料能夠有效的找出現(xiàn)在教學(xué)中存在的問題，并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，從而不斷提升教學(xué)質(zhì)量。高校要利用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，有效的提升高校教學(xué)科研檔案的利用廣度和深度，對于一些不宜公開的教學(xué)科研檔案，可以實(shí)行限制型的利用方式，讓這些教學(xué)科研檔案也能夠在一定的程度上呈現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。