優化高校財務前臺報銷的新思路

徐耀琪

【摘要】 隨著教育體制改革的不斷深入，高校財務前臺工作日益暴露出在現有模式下的不足與缺陷。文章經過分析原因，提出解決問題的思路，以期進一步提高高校財務前臺報銷的效率，優化報銷環節，營造一個井然有序的報賬環境，將有利于提高高校財務管理水平。

【關鍵詞】 高校財務； 前臺報銷； 新思路

高校財務管理最基礎的工作是財務前臺報銷業務。隨著教育體制改革的不斷深入，高校財務前臺工作日益暴露出在現有模式下的不足與缺陷，經費增長與財務人員有限的矛盾，報賬人員排隊焦急等待與財務人員超負荷工作的矛盾，報賬人員財務制度不熟悉與財務人員之間信息不對稱的矛盾，財務報銷信息反饋不及時等“報賬難”的矛盾逐漸尖銳。高校財務前臺報銷的各種矛盾日益突出，迫使高校必須采取強有力的措施，來解決這一難題。

一、高校財務前臺報銷存在的主要問題及成因

（一）高校財務報銷存在的主要問題

1.財務簽批環節有待進一步改善

根據高校支出審批制度，簽字審批已由普遍實行的“一支筆”審批制度逐漸演變為“多支筆”制度，審簽程序繁瑣。財務報銷業務需要領導層層審批，高校領導一般是教學、科研、行政身兼數職，公務繁忙，找領導簽字很難一兩次完成，跑三五趟是常事，簽批手續耗費報銷人大量的時間成本。報銷人因找領導簽字問題產生的負面情緒，會延伸到財務前臺報銷等環節，并對財務部門產生抱怨心理。

2.財務制度建設有待進一步加強

國家的相關制度建設落后，高校出現的新問題受到制約不能及時解決。而財務報銷是一項政策性較強的工作，信息的了解、政策的把握至關重要。報銷人對財經法規、財務制度等信息的了解程度，是直接影響經辦人報銷業務是否一次順利通過的主要因素。各類報銷規定和細則的修訂很大程度上滯后，與實際情況脫節，勢必影響財務前臺報銷審核工作的執行。加之經辦人對制度的不熟悉，辦理報銷業務經辦人要多次往返財務部門，占用十分有限的財務人力資源，降低財務工作效率。這些直接影響到雙方的互動和溝通，也最容易產生摩擦。

3.財務工作環境與業務量有待進一步改善

財務處報賬大廳每日如同集市，人頭攢動，問答解釋的聲音相互掩蓋，報銷人員把整個前臺圍得水泄不通。在這種嘈雜的環境中，面對擁擠無序的人流，財務工作人員既要審核原始票據，又要審查簽批流程的手續，一切合格后還要進行粘貼、記賬等，工作強度可見一斑。財務工作人員的大腦超負荷運轉，在煙霧繚繞又嘈雜的環境中久坐，勢必會影響到工作的效率及質量。

（二）高校財務報銷難的成因剖析

1.高校財務外部理財環境的變化

近年來隨著高校財務主體的增加，各種相關的利益關系也隨之變化。例如高校與上級主管部門之間的繳撥款關系，與審計、財政、稅務等相關部門之間的年審、檢查等監督關系，以及與聯合辦學各方之間的學費返還、資金分配等財務關系。而高校財務部門如何處理這些方面的經濟活動之間的關系，直接影響著高校財務工作的順利開展及學校的整體社會聲譽。財務工作人員面臨的外部環境更加復雜化，單靠原有的簡單核算方式早已滿足不了需要，這些外部理財環境的變化給高校財務管理帶來前所未有的挑戰。

2.高校財務資金來源渠道多元化

高校資金來源渠道隨著高校自主辦學規模的擴大，以及國家收費政策的實施呈現出多元化趨勢。既有國家財政性撥款，又有學費住宿費收入，同時聯合辦學收入與科研經費撥款也在不斷增加。多樣化的資金進入對高校財務提出更高的要求，使財務前臺的業務核算工作更加復雜化。

3.不斷出臺的新報銷政策對高校財務的影響

國家各類財務報銷政策中針對各種專項資金的管理辦法就多達三十種，如“國家科技支撐計劃專項經費管理辦法”、“國家自然科學基金項目經費管理辦法”等，各層次財務報銷制度側重點不同，所規定出的報銷標準、范圍有所不同，給高校財務前臺報銷工作帶來一定的困難。同時隨著社會經濟的不斷發展，經濟政策依據的背景發生變化，在政策執行過程中難免出現與實際情況不相符或滯后性，在一定程度上影響著財務核算人員的業務判斷力，增加了業務處理的難度。例如遇到政策中沒有明確的事項，財務人員既要考慮票據的合法性又要判斷事項的合理性，以及制度報銷范圍是否允許支出等一系列問題。在科研經費報銷中顯得尤為突出。用科研經費購置筆記本電腦、冰箱、消毒柜等此類物品，既可以用在科研場所為科研活動提供便利，又可以在家庭使用，很難界定是否用于科研項目活動的開展，經費支出的合理與否一時難以界定。

二、優化高校財務前臺報銷的相關措施

（一）實行網上預約報賬方式

網上預約報賬方式是高校財務前臺工作的發展方向，也是高校數字化校園平臺的重要構成部分。采用網上預約報賬不受財務辦公地點、時間的限制，為全校師生提供了極大便利，并實現了財務報銷業務動態化管理。同時促進了財務制度的不斷完善，提高了財務信息的透明度，使高校財務前臺報銷程序更加規范化。

網上預約報賬的最終目標是無等待報銷，即報銷人無需再找領導簽字，只需要登陸學校的網上報銷系統，錄入報銷票據的相關信息，并通過掃描設備把報銷票據掃描進網上報銷系統，領導進入系統簽批。報銷人員按規定掃描錄入信息并得到確認，投入財務處特設信箱，不到報賬大廳就能辦理票據的結算業務，這將大大提高財務工作效率。

網上預約報銷解決了財務處前臺的人流量，改變了財務報賬大廳的工作環境，使無序排隊變為定時定點“一對一”服務，但并沒有從根本上解決報賬難的問題。只有減少報銷人數和報銷手續總量，才能真正解決網上預約排隊時間和財務前臺報賬難問題。

（二）實行大宗同類物品集中采購制

大宗同類物品集中采購是指同一類別的物品定時、定點集中采購，定期結算支出費用的一種采購方式。采用大宗同類物品集中采購是把辦公用品等實施全校集中采購定期結算，最大限度地減少教職工報賬手續總量，可以有效減少財務處前臺報銷人員的流量及財務處工作人員的業務量。

以安陽師范學院為例，辦公電話費的報銷及處級領導干部電話費的發放，就采用集中支付的方法。學校與移動公司簽訂協議，每半年向移動公司支付一次電話費，移動公司會推出多項優惠政策回報作為大客戶的學校。例如處級領導干部電話費的發放，一名正處級領導干部每半年應享受電話補貼300元，移動公司推出優惠政策存300元話費送120元分鐘話費，部門電話費也有同樣的優惠。這樣單位出同樣的錢，個人或部門通過集中存繳得到更多話費，教職工接受起來也相對容易，并且把原本每月都會出現十分繁瑣的電話費報銷業務，變成每半年一次的一筆業務，大大降低了財務處前臺的工作強度。

各類辦公用品同樣采用分學期集中定點采購，每學期開學后勤處集中收集各部門辦公用品需求清單，定時定點采購。財務處前臺不再報銷辦公用品類票據，包括科研項目經費支出范圍中的辦公費。

大宗同類物品集中采購提高了資金使用效率，減少了財務前臺報銷手續總量。同時這項措施也有效地避免了網上排隊預約報銷的人流量，切實解決了高校財務前臺報賬難問題。

（三）充分利用數字化校園平臺，促進財務制度建設

首先要充分利用數字化校園平臺，建立實時順暢的溝通渠道。及時更新學校有關的規章制度、財務信息，如：報銷流程、預約報銷注意事項等，解決師生信息不對稱問題。其次應多宣傳財務管理系統的網上預約報銷系統中多功能完備的查詢功能，校內各部門、科研課題負責人能實時在網上查詢到經費的使用和結余情況，各院系隨時可以查詢學生學費的繳費和欠費情況，共享財務信息。同時財務處要在財務管理系統中建立服務反饋系統，對師生提出的質疑及意見，通過多種方式及時給予答復，隨時改正財務工作中的不足，切實提高服務效率，以此提升全校師生對財務處工作的滿意度。

健全完善的各項規章制度是財務基礎工作的有利保障。高校應采取多種措施，各部門相互配合，聯系實際，發現問題及時修訂制度，進一步規范高校財務行為，提升財務管理水平。

（四）實行原始票據真假查詢責任制

高校財務管理環境多元化，財務人員所審核過的單據要經受審計、稅務、物價等各方面的檢查，甚至時間長達十年以上。因此，在審核票據這個環節中要盡量避免不必要的會計核算風險和財政審計風險。高校財務審批制度中應該明確寫出，報銷人提供的原始發票在到財務處前臺報銷前，要先自行查詢票據的真假，原始票據的真假由持票人負責。財務處工作人員不再對票據進行查詢，這樣可以節約工作時間，提高工作效率。報銷人查詢票據也可以規范大家對假發票的拒收行為。抵制假發票，人人有責任。

（五）進一步優化報賬審簽環節

在財務報賬業務中，手續繁雜且爭議最多的當屬科研經費?？蒲泄歉善毡檎J為科研經費是個人努力所得，要求放寬審核、審批權限的愿望強烈。如果按當前的科研管理制度繼續執行的話，報銷人往返多次找領導簽批產生的抱怨心理，會延伸到報銷服務的其他環節，勢必造成對財務報銷前臺的抵阻情緒。簡化審批手續，優化簽字環節，適當下放科研經費審批權限，節約報銷人員的時間成本，可以極大緩解報銷人員的不滿情緒。

優化審簽環節，實行科研項目負責人制，并用科研經費預算制來解決和規范科研經費的管理。在科研經費預算制下，要弱化經費審批權限。高?？蒲刑帟攧仗幫ㄟ^及時修訂科研管理辦法，明確規定出科研項目經費的支出范圍，并對項目費用名稱作出具體說明，進一步明確報賬規則，清晰報銷范圍、審批程序，提高報賬效率。例如：資料費指在項目研究過程中發生的資料收集、錄入、復印、翻拍、翻譯，以及必要的圖書和專用軟件購置費；數據采集費指在項目研究過程中發生的問卷調查、數據跟蹤采集、案例分析等費用。經辦人員的票據凡是符合科研管理辦法規定的科研項目經費支出范圍，只需科研項目負責人簽批，就能拿到財務處報銷。省去科研處長、校級領導的簽批環節，大大縮短報銷人員的時間成本，從而減少在這個環節上產生的負面影響。

實行科研項目負責人制，并不代表放松科研經費的監管力度。項目負責人簽批的支出經費要對各類科研經費審計負責任，并納入績效考核事項中，以確保資金的合理使用及學?？蒲惺聵I的順利開展。

（六）轉變觀念增強服務意識

財務人員在工作中應不斷搜索經驗，注意收集在報銷過程中出現的新問題新情況，以座談會的形式與師生互動，互換信息，聽取師生的意見和建議，以便及時修訂相關的制度和辦法，使報銷制度更加科學合理。財務處應該緊緊圍繞如何方便報銷人，即從影響報銷人滿意度的相關因素出發，以服務型財務理念為指導，運用現代化的科技手段，逐步拓寬服務功能，以此提高教職工的滿意度。使報銷人和財務工作人員之間達到統一的認識，給財務前臺工作人員一個相對寬松的工作環境。

總之，對傳統報銷模式進行改革和創新，是解決高校財務“報賬難”問題的有益嘗試。隨著財務管理信息化水平的提高，財務報銷模式還需不斷創新和優化，徹底改變財務“報賬難”的局面。高校財務借助發達的網絡技術及網絡預約報銷系統中的無等待報銷功能，逐步實現教職工無需到財務處前臺報銷現場，就可以完成財務報銷業務的設想。創新高校財務報銷方式，優化報銷服務，營造一個井然有序的報賬環境，將有利于提高高校財務管理水平。

【參考文獻】

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