現(xiàn)代中小企業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備的能力和素質(zhì)

臧焱辛

摘?要：秘書(shū)存在于各行各業(yè)，并且在中小企業(yè)中起著“舉足輕重”的作用，作為上司與各職能部門(mén)的橋梁，秘書(shū)起著上傳下達(dá)，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息等作用，為促進(jìn)中小企業(yè)向更寬更廣泛的方向發(fā)展，提高秘書(shū)的能力和素質(zhì)顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)秘書(shū)能力素質(zhì)

中圖分類(lèi)號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）10（a）-0249-02

秘書(shū)存在于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層次、各行各業(yè)，近年來(lái)我國(guó)的中小企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，得到不斷發(fā)展充實(shí)。所謂中小企業(yè)，是指在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的有利于滿(mǎn)足社會(huì)需要，增加就業(yè)，符合國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模屬于中小型的各種所有制和各種形式的企業(yè)，作為商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，我國(guó)中小企業(yè)能很好地適應(yīng)市場(chǎng)的不斷變化，有著頑強(qiáng)的生命力，已經(jīng)成為了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的“半壁江山”。而中小企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身邊的輔助者在中小企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，可以說(shuō)中小企業(yè)的秘書(shū)是聯(lián)接領(lǐng)導(dǎo)與外界群體的橋梁。是以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文辦事等主要職能活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)者，作為領(lǐng)導(dǎo)者身邊最親近的人，秘書(shū)作為一條很好的紐帶，使公司的日常工作得以規(guī)范有序。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，秘書(shū)的工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象以及輔助辦公工具等都有了顯著的變化。現(xiàn)代中小企業(yè)對(duì)秘書(shū)的要求從過(guò)去的單純的辦事辦文辦會(huì)到既要具備一般的文秘知識(shí)又要懂得政治、經(jīng)濟(jì)、管理等多方面知識(shí)，現(xiàn)代秘書(shū)不僅要具備從事文稿撰寫(xiě)、文件整理歸檔等工作能力還要具備處理基本的文秘事物、從事翻譯、會(huì)計(jì)、公關(guān)甚至是保鏢、駕駛等能力，傳統(tǒng)秘書(shū)到現(xiàn)代秘書(shū)經(jīng)歷了從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事到科學(xué)化管理的轉(zhuǎn)變。作為中小企業(yè)的現(xiàn)代秘書(shū)只有具備能力和素質(zhì)才能促進(jìn)企業(yè)更好更快地發(fā)展。

1現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的能力

（1）理解和領(lǐng)會(huì)能力

中小企業(yè)秘書(shū)是上司的助手和參謀，是企業(yè)上傳下達(dá)的橋梁，因此要具備一定的理解和領(lǐng)會(huì)能力，要領(lǐng)會(huì)上司的語(yǔ)言動(dòng)作和意圖，作為秘書(shū)要為上司作出的決策提供依據(jù)，同時(shí)也要起草報(bào)告、處理公文等等，只有很好地領(lǐng)會(huì)上司的意圖才能夠?yàn)樯纤咎峁┖玫暮线m的決策依據(jù)，同時(shí)上傳下達(dá)才能做到準(zhǔn)確無(wú)誤。為此作為秘書(shū)要有較高的理解領(lǐng)會(huì)能力，能夠聽(tīng)得快、聽(tīng)得懂，聽(tīng)得清，記得牢，只有這樣才能更好把上司的意圖傳遞給各部門(mén)。這就要求秘書(shū)平時(shí)多聽(tīng)多看多揣摩，掌握上司的興趣愛(ài)好和習(xí)慣，不斷積累不斷總結(jié)。

（2）口語(yǔ)表達(dá)能力

作為秘書(shū)要經(jīng)常說(shuō)話，匯報(bào)情況、提出建議、上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)工作、接待來(lái)訪，說(shuō)話是一門(mén)藝術(shù)，作為中小企業(yè)的秘書(shū)要經(jīng)常和相關(guān)的企業(yè)、政府部門(mén)打交道，會(huì)說(shuō)話在處理人與人關(guān)系中起著事半功倍的作用，只有說(shuō)話得體才能處理協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，同時(shí)也能提高辦事效率塑造企業(yè)形象。

（3）交際能力

交際能力大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與上司的相處當(dāng)中，而這兩方面對(duì)于秘書(shū)人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，秘書(shū)的工作職責(zé)決定了要處理企業(yè)中的人際關(guān)系，交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。作為秘書(shū)如果能夠善于交際，平易近人，與人很容易接近，也容易讓人信賴(lài)，所以作為秘書(shū)要不斷學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力。

（4）組織協(xié)調(diào)能力

秘書(shū)除每日面對(duì)大量繁瑣、復(fù)雜的文字工作外，還要與各方面的人員打交道，秘書(shū)從屬于領(lǐng)導(dǎo)者，這就要求秘書(shū)要有一定的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，秘書(shū)要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各種各樣的活動(dòng)，同時(shí)還要協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門(mén)之間的關(guān)系甚至還要協(xié)調(diào)上司與其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。

（5）較強(qiáng)的文字處理能力

作為秘書(shū)必須具備語(yǔ)言文字應(yīng)用表達(dá)能力、外語(yǔ)能力、速記能力和和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。秘書(shū)工作離不開(kāi)文字工作，可以說(shuō)秘書(shū)大部分時(shí)間是和文字打交道，所以作為秘書(shū)要有較強(qiáng)的文字功底，要熟練掌握各類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)、寫(xiě)作方法和語(yǔ)言表達(dá)技巧，同時(shí)，由于中國(guó)加入WTO后，許多企業(yè)都要和外商打交道，這就要求秘書(shū)還要具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力。計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也是現(xiàn)代秘書(shū)必備的另一個(gè)基本能力，企業(yè)秘書(shū)要能夠熟悉基本的辦公軟件，除此之外，速記也是一種能力，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)間領(lǐng)導(dǎo)都是能秘書(shū)口述，同時(shí)各種會(huì)議的召開(kāi)都要求秘書(shū)能夠快速記錄。秘書(shū)人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴(lài)于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫(xiě)作實(shí)踐。只有在寫(xiě)作實(shí)踐中進(jìn)一步對(duì)有關(guān)寫(xiě)作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫(xiě)多練。

2現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)具備的素質(zhì)

（1）要忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)

一份職業(yè)，一個(gè)工作崗位，都是一個(gè)人賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，一個(gè)工作崗位的存在，往往也是人類(lèi)社會(huì)存在和發(fā)展的需要。所以，愛(ài)崗敬業(yè)不僅是個(gè)人生存和發(fā)展的需要，也是社會(huì)存在和發(fā)展的需要。愛(ài)崗敬業(yè)應(yīng)是一種普遍的奉獻(xiàn)精神。忠于職守、敬業(yè)、愛(ài)業(yè)、自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)，這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范，作為中小企業(yè)秘書(shū)人員，忠于職守就是要忠于秘書(shū)這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書(shū)的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。不擅權(quán)越位，不摻雜私念。事業(yè)成功的第一要素就是愛(ài)崗敬業(yè)。敬業(yè)就要時(shí)刻牢記肩上的責(zé)任，干一行愛(ài)一行，滿(mǎn)懷熱情踏踏實(shí)實(shí)，一絲不茍地工作。只有愛(ài)崗敬業(yè)的人，才會(huì)在自己的工作崗位上勤勤懇懇，不斷地鉆研學(xué)習(xí)，一絲不茍，精益求精，才有可能為自己的企業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。相反那些“干一行，厭一行” 只從興趣出發(fā)，見(jiàn)異思遷的人不但自己的聰明才智得不到充分發(fā)揮，甚至?xí)o工作帶來(lái)?yè)p失。

（2）要保守秘密

保守秘密是秘書(shū)職業(yè)道德素質(zhì)之一，由于秘書(shū)工作的特殊性，所以對(duì)于一些上司的隱私以及公司的機(jī)密秘書(shū)都“了如指掌”，這就要求秘書(shū)對(duì)自己的一些工作要做到“守口如瓶”，如果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和公司的一些機(jī)密大肆宣傳，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)和公司帶來(lái)不可估量的損失。

（3）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道

秘書(shū)工作實(shí)質(zhì)也是一種服務(wù)性工作，除了為上司也要為下屬服務(wù)，這就要求秘書(shū)要熱情要謙虛謹(jǐn)慎，秘書(shū)人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作就自命不凡、自以為是，甚至對(duì)同事居高臨下，頤指氣使，相反作為公司的橋梁秘書(shū)要平等地同各職能部門(mén)商量工作，虛心聽(tīng)取他人的意見(jiàn)，并且要善于協(xié)調(diào)矛盾，化解危機(jī)。秘書(shū)人員對(duì)上司對(duì)同事都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書(shū)人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿(mǎn)朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書(shū)人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門(mén)服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。

（4）要有一顆平常心

甘當(dāng)無(wú)名英雄。現(xiàn)代秘書(shū)必須有一顆平常心，因?yàn)槊貢?shū)的很多功勞是被忽視的，有些上司往往是只看到秘書(shū)的不足，而看不到秘書(shū)的成績(jī)，同時(shí)其他職能部門(mén)也往往把秘書(shū)作為報(bào)怨的對(duì)象，所以作為秘書(shū)難免有些時(shí)候是“費(fèi)力不討好”，上司不買(mǎi)帳，同事也不買(mǎi)帳。這就要求秘書(shū)要有一顆平常心來(lái)對(duì)待工作中的得失，任勞任怨，兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄，秘書(shū)工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，同時(shí)還要密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，要具備吃苦耐勞和委曲求全的精神。

（5）要正確處理和上司之間的關(guān)系

現(xiàn)代秘書(shū)多為女性，并且多為年輕女性，由于長(zhǎng)時(shí)間經(jīng)常性的打交道，難以避免會(huì)出現(xiàn)“辦公事戀情”，因此作為秘書(shū)必須處理好和上司之間的關(guān)系，要把握好和上司之間的分寸，既不能太近也不能太遠(yuǎn)，尤其是要處理好和已婚上懷之間的關(guān)系，如果一不小心和已經(jīng)婚上司糾纏上那么最終失敗的將是自己，要時(shí)刻記住和上司只是工作關(guān)系。

綜上所述，作為中小企業(yè)的秘書(shū)必須根據(jù)現(xiàn)代中小企業(yè)對(duì)人才的需要來(lái)提高自己的能力和素質(zhì)，這樣才能在工作中游刃有余同時(shí)也能促進(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展。

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