論新媒體時代高校辦公室的信息工作

汝一飛

摘要： 高校辦公室信息工作是科學管理的前提，是“上情下達、下情上傳”的重要途徑，也是領導科學決策的基礎和依據。辦公室信息工作可歸納為信息調研、信息發送、信息管理三大類別。本文解析了新媒體時代高校辦公室信息工作面臨的新特點，提出了推進與創新高校辦公室信息工作的有益建議。

關鍵詞： 新媒體時代高校辦公室信息工作

高校的辦公室是學校的綜合辦事機構，基本職能有參謀、督察、協調、服務等，工作面和所涉及的事務相當龐雜。早在上世紀80年代的中期，在全國秘書長和辦公室主任會議上，就明確地提出了秘書部門和辦公室的工作要實現“四個轉變”，即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策；從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息；從單純憑老經驗辦事轉變為科學化管理；從被動服務轉變為主動服務。直到今天，這“四個轉變”依然是高校辦公室開展工作的指南。

高校辦公室是高校中承上啟下、聯系左右、溝通內外的橋梁和紐帶。要充分發揮這種至關重要的橋梁和紐帶作用，就必須做好信息工作。因為信息是溝通的主體，信息的暢通、有效是保證辦公室充分發揮各項職能的基礎。在媒介技術高度發展的今天，互聯網和各種新媒體的崛起為高校辦公室的信息工作提供了強大的技術支撐，同時也提出了新的要求。辦公室的信息工作必須順應這種變化，不斷推進，勇于創新。

一、高校辦公室信息工作的內容。

信息，簡言之，就是消除受信者隨機不確定性的某種表征。也就是說，信息的作用和價值必須在傳播的過程中才能體現出來。信息的傳播是一個雙向流通的過程，例如，傳播的一方甲借助某種中介媒介，將信息發送給另一方乙；乙接收到信息之后，會形成反饋，這種反饋也會通過媒介發送給甲，形成新一回合的信息傳播。直到雙方的信息需求達到平衡，這一輪信息的流通才告終結。在社會各部門聯系異常緊密的信息時代，各行各業，以及社會生活的方方面面已經越來越依賴于信息傳播，信息工作成為各個組織生存發展的基礎?？偟恼f來，凡是和信息的傳播流通有關的工作都可納入信息工作的范疇。信息工作是科學管理的前提，是“上情下達、下情上傳”的重要途徑，也是領導科學決策的基礎和依據。對于高校辦公室而言，信息工作可以分為信息調研、信息發送、信息管理三大類別。

（一）信息調研。

信息調研，就是運用科學的調查方法搜集相關信息，并對信息進行分析、處理，最終為領導決策提供信息依據的工作。新時期的高校辦公室早已不再是僅僅完成領導交辦的各項事務的被動機構，為領導決策做“參謀”的角色日漸突出。如今的高校規模迅猛擴大，相關工作千頭萬緒，生存環境也日益復雜。校領導的決策已經不可能走“幾個人拍腦袋”、依照經驗辦事的路子，必須以大量的有價值的客觀信息為依據。因此高校領導的決策對信息調研工作的要求也越來越高。進一步探索信息調研工作的高效優質的方式方法，已經成為高校辦公室信息工作的重要一環。

（二）信息發送。

信息發送，是指高校辦公室在日常的工作中向校內、外發出信息的各項工作。高校辦公室由于直接為校領導服務，所掌握的信息往往重要度大、機密性高，而且高校辦公室又往往是對校內發布信息的最權威機構，責任重大。因此高校辦公室的信息發送工作也比較復雜，嚴守紀律、準確及時、把握時機是基本要求。特別是在新媒體的環境之下，信息渠道越來越多，信息發送的模式也日趨多樣化，對高校辦公室的信息發送工作提出了新的要求。

（三）信息管理。

信息管理，主要是指對與工作相關的各項信息進行整理、歸類、存儲等工作。為了提高信息的利用率，提升信息工作的效率，必須對已使用或暫時未使用的信息進行及時整理，利用數據庫等數字化的信息管理方式歸類存儲，建立起辦公室完整、有序、準確的信息檔案，為日后的工作打下堅實的基礎。

二、新媒體時代高校辦公室信息工作面臨的新特點。

如今，我們已置身信息四通八達、傳輸方式五花八門的新媒體時代。新媒體，就是建立在數字技術、通信技術、網絡技術的基礎之上的各種媒體形式。比如，扎根互聯網的有博客、微博、播客、電子書、電子雜志等；基于數字廣播的有數字電視、車載電視等；以無線網絡為技術支撐的有手機短信、手機彩信、手機電視等。數字技術和以網絡、手機為代表的新媒體帶來了信息采集和傳播方式的巨變。新媒體時代，我們被包圍在海量信息之中，信息的洪流在帶來便捷的同時也留下了選擇鑒別的迷茫；新媒體不再僅僅承載單一品種的信息符號，文字、聲音、圖像可以統統被裝在一起，各種傳統的媒介形式，書籍、報紙、電影、廣播、電視也都可以被移栽進同一個新媒體的視窗；信息傳播的交互性被凸，傳統的讀者、聽眾、觀眾搖身一變，成為玩家、用戶、參與者，他們被賦予了前所未有的自主權，可以自由發表意見，甚至改變一個傳播事件的最終走向。

在這樣的媒體變遷的大背景下，高校辦公室的信息工作也面臨一些新的特點。

（一）信息來源廣泛駁雜、日新月異。

在傳統的信息工作中，高校辦公室的信息來源主要有：各種報紙雜志、會議文件、院系或其他部門的匯報材料、教職工來信來訪、座談會記錄等。這些信息來源數量不多、可信度較高，且一般都在辦公室工作的可控范圍內，搜集、鑒別、選擇都比較簡單。但新媒體的擴張，使得高校辦公室信息工作的來源變得廣泛駁雜，且更新速度極快。如互聯網上的各類信息，數量多、內容雜，令人目不暇接，而且這些信息往往魚龍混雜、真假難辨，需要耗費大量的時間精力去鑒別、挑選。

（二）信息傳播的渠道分散、方式多元。

高校辦公室在信息傳播的渠道和方式上也一改傳統的以紅頭文件為主，逐級進行傳遞的方式，而是更多地借助校內網站、電子政務、BBS、QQ、手機短信、微信、微博等新媒體方式進行。這些方式靈活多樣，快速便捷，節省資源，非常符合當前高校內外信息傳播的高效率的要求。也正因為此，高校辦公室的信息流轉的時間大大縮短，信息傳遞的模式也從封閉走向開放。當然，傳播渠道的分散必然帶來管理上的難度增大。

（三）信息接受者個性張揚，反饋活躍。

如今的信息接受者，由于信息的接收、使用方式都大大改變，長期浸泡在新媒體交互、自由的傳播環境之中，相較于傳統的信息接受者，變得更為個性化，更加活躍，更傾向于發表自己的觀點。高校中的信息接受者也是如此。加之新媒體時代，各種反饋機制一應俱全，所以高校辦公室在信息傳播的過程中，會收到數量更多、更為個性化的信息反饋。這些反饋對于改進各項工作具有重要的意義，必須充分加以重視和利用。當然，接受者的活躍和個性化也會使工作中的“阻力”增加，各種不同的聲音、批評建議等也會接踵而至。在這種情況下，合理對待、妥善處理各種聲音的“分寸”就成為高校辦公室信息工作的藝術。

三、順應新媒體時代要求，推進與創新高校辦公室信息工作。

如果不了解新媒體時代信息工作的新特點，不認清信息工作深刻變化的客觀現實，不采取科學的應對措施，高校辦公室將無法正確行使對信息工作的有效管理，難以承擔起“承上啟下”、協調內外的樞紐職能。因此，我們必須順應新媒體時代對信息工作的要求，推進與創新高校辦公室的信息工作。

（一）創新利用各種新媒體，實現多層次的信息開發、利用和管理。

新媒體時代，新技術、新媒介層出不窮，如校園網、樓宇電視、手機短信平臺、微博、微信等，每一種新媒介都有它自身的特長和輻射的人群。高校辦公室的工作人員應該緊跟潮流，學習和掌握最新的信息傳播技能，并且創新地運用到信息工作中來，實現信息的多渠道采集、多層次開發和多元化管理。例如，應該充分利用校園網覆蓋面廣、影響力大的特點，不僅使之成為信息發布的第一平臺，而且可開發成為信息資源共享和搜集信息反饋的大平臺，將一部分信息調研的工作放到校園網上來進行，不僅快速便捷，而且反饋及時。再如，微博作為一個靈活的個人媒體，在青年群體中運用十分普及。高校辦公室也可充分利用這一媒體，在青年教職工中搭建起一個更為人性化、活潑、有親和力的信息交互平臺。新媒體時代的傳播正越來越走向個性化、分散化，高校辦公室的信息工作也要順應這一趨勢，從單向、封閉、單一走向互動、開放、多元。

（二）由“信息調研”逐步向“管理咨詢”遞進。

信息調研是高校辦公室信息工作的重點。高校辦公室作為高校領導最直接的“參謀”部門，信息調研是其提供參謀的基礎和根本來源。隨著高校規模的不斷擴大，管理和決策的復雜程度也與日俱增。為適應新時期高?？茖W管理和決策的要求，信息調研工作也必須走向宏觀化、綜合化、科學化和前瞻化，向更高層次的“管理咨詢”遞進?！八^‘管理咨詢是指由管理專家針對組織需要咨詢的問題，深入進行調查，運用科學方法，對組織管理中存在的問題進行定量和定性的分析研究，找出原因，提出改進方案，供組織領導者進行決策，并幫助指導實施，以提高組織的管理水平和經濟效益。其本質就是向組織的決策者提供‘知識的服務。”①新媒體時代，網絡等技術的發達，為管理咨詢的開展提供了極大的便利條件。可以充分利用網絡資源搜集各方面的信息，利用數字技術對信息進行深層次的解析、整合，也可以建立網上專家庫或“智囊團”，將管理咨詢真正納入長效機制。

注釋：

①聞曙明，薛輝.高等學校亟須引入管理咨詢機制——兼談對高校辦公室調研、協調功能的深層次理解.

參考文獻：

[1]苗慧珠，孫川三.新時期高校辦公室工作芻議.中國高教研究，2003，5.

[2]陳博.新時期高校辦公室信息工作管理初探.湖南師范大學教育科學學報，2005，9.

[3]戴嘉寶，吳健敏.新形勢下加強高校辦公室信息工作的思考.浙江科技學院學報，2006，6.