淺析現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理的信息化進(jìn)程

吳靜

摘要作為高校教學(xué)檔案管理的一個(gè)重要組成部分，教學(xué)檔案信息化管理對(duì)高校教學(xué)檔案管理的提高有較大的促進(jìn)作用。本文首先對(duì)高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)進(jìn)行介紹，分析了高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題，最后提出高校教學(xué)檔案信息化管理的相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞高校教學(xué)檔案信息化管理規(guī)范化建設(shè)

高校教學(xué)檔案是一種重要的學(xué)校教學(xué)工作記錄，在教師的教學(xué)工作和研究中具有重要的不可忽視的重要作用。對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案管理從實(shí)體向信息化的轉(zhuǎn)變。2008年9月1日我國(guó)開始實(shí)施新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，于第三十八條對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理進(jìn)行規(guī)定，指出高校應(yīng)該設(shè)立專門的經(jīng)費(fèi)，配置專門的教學(xué)檔案信息管理所需的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理。因此，在高校教學(xué)檔案的管理中，信息化管理已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的管理方式，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理水平的提高具有重要作用。本文希望通過對(duì)高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行分析，提出相關(guān)的解決策略，以期對(duì)高校檔案信息化管理具有一定的借鑒意義。

1 高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的一種有效記載， 主要包括各類教學(xué)管理材料、教師的業(yè)務(wù)類材料、學(xué)校專業(yè)、學(xué)科和課程的建設(shè)類材料以及學(xué)生的學(xué)籍類材料等內(nèi)容。高校教學(xué)檔案主要通過立卷，以文字材料、照片、錄像帶、軟盤、圖片等多種形式來進(jìn)行保存，具有非常可觀的保存價(jià)值。通過高校教學(xué)檔案，有助于了解學(xué)校的歷史、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理以及教學(xué)質(zhì)量等，有助于高校對(duì)教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)，為社會(huì)培養(yǎng)出合格的、優(yōu)秀的人才。

高校教學(xué)檔案具有知識(shí)密集、內(nèi)容廣泛、信息集中性等特點(diǎn)，具體來說，主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：首先，高校教學(xué)檔案具有延續(xù)性，如教學(xué)計(jì)劃和學(xué)生成績(jī)具有延續(xù)性的特點(diǎn)。其次，高校教學(xué)檔案具有時(shí)間性，如教學(xué)安排及教學(xué)工作計(jì)劃都與時(shí)間有密切關(guān)系。再次，高校教學(xué)檔案具有制約性，如教材、教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃之間存在相互制約性，即教學(xué)大綱決定教材的選擇和編碼，而教學(xué)計(jì)劃又是教學(xué)大綱制定的主要依據(jù)。最后，高校教學(xué)檔案具有分散性，如教學(xué)檔案形成于教學(xué)業(yè)務(wù)部門和個(gè)人的教學(xué)活動(dòng)中，并且大多數(shù)是由個(gè)人來保管的，因此具有分散性的特點(diǎn)。

2 高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息教學(xué)檔案較難統(tǒng)一、規(guī)范化管理

當(dāng)前，我國(guó)高校教學(xué)檔案的信息化管理建設(shè)尚處于起步階段，進(jìn)行各種活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的大量信息教學(xué)檔案還沒有進(jìn)行統(tǒng)一的系統(tǒng)化處理，各高校中尚未引入有效的管理制度、適用的管理軟件，從而使得高校的信息教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致很多寶貴的資源流失。同時(shí)，與原先的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案管理形式也有多種類型，不僅有文字材料、表格圖片等類型，還有聲音、影視等形式，因此，在對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)具有較大的難度，會(huì)遇到一些紙質(zhì)檔案管理時(shí)不存在的技術(shù)問題。怎樣對(duì)高校電子文檔進(jìn)行規(guī)范化管理，現(xiàn)在還沒有一個(gè)統(tǒng)一的、完善的標(biāo)準(zhǔn)，需要我們繼續(xù)進(jìn)一步探索。

2.2 檔案信息化管理存在安全隱患

高校教學(xué)檔案信息化管理存在很多安全隱患，如檔案管理所面臨的安全問題、保密問題都是我們進(jìn)行信息化管理時(shí)必須重視的問題。其中安全問題對(duì)于高校教學(xué)檔案的信息化管理具有重要的影響作用。檔案的信息化管理是在互聯(lián)網(wǎng)的信息平臺(tái)上進(jìn)行的，需要將很多成熟的技術(shù)應(yīng)用于信息安全，如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等。但是，由于高校在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間沒有做好相關(guān)的邏輯隔離和物理隔離，使得檔案的信息化管理存在嚴(yán)重的安全隱患。如在對(duì)高校教學(xué)檔案的信息進(jìn)行查詢時(shí)，很可能會(huì)因?yàn)榘踩Ｗo(hù)措施的應(yīng)用（下轉(zhuǎn)第226頁(yè)）（上接第166頁(yè)）不當(dāng)而使計(jì)算機(jī)受到病毒攻擊，造成計(jì)算機(jī)中的電子文檔遭到破壞，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。

3 高校教學(xué)檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化高校教學(xué)檔案信息化管理的意識(shí)

在高校教學(xué)檔案的管理中，信息技術(shù)起著非常重要的作用，只有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才能更好地推動(dòng)高校教學(xué)檔案的信息化管理。在強(qiáng)化高校教學(xué)檔案信息化管理的意識(shí)方面，我們需要做到以下幾點(diǎn)：首先，要強(qiáng)化對(duì)教學(xué)檔案管理工作的意識(shí)。在教學(xué)檔案管理中，要強(qiáng)化對(duì)教學(xué)檔案工作的責(zé)任感和使命感，將之作為發(fā)揚(yáng)教學(xué)工作者和教學(xué)管理者優(yōu)良傳統(tǒng)作風(fēng)的一項(xiàng)重要工作。同時(shí)，要將檔案信息的價(jià)值和教職工的利益聯(lián)系起來，并將檔案意識(shí)貫穿于整個(gè)教學(xué)建設(shè)和管理過程，做到真正為老師、學(xué)生和教學(xué)服務(wù)。其次，要對(duì)教學(xué)檔案的信息化有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。檔案的信息化不僅要強(qiáng)調(diào)一種管理技術(shù)和管理方法，而且更強(qiáng)調(diào)的是一種管理理念，是一種對(duì)檔案管理工作的流程化管理的再造，能對(duì)檔案管理手段進(jìn)行革新。最后，在高校教學(xué)檔案的信息化管理中要注重對(duì)軟硬件設(shè)施的強(qiáng)化。所謂的硬件設(shè)施就是計(jì)算機(jī)的硬件配備、計(jì)算機(jī)的安全性能等，軟件設(shè)施最主要是人對(duì)計(jì)算機(jī)的正確理解和運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件的能力。只有具備足夠的軟硬件設(shè)施，才能更好地推動(dòng)高校教學(xué)檔案信息化管理工作的有效實(shí)施。

3.2 實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)

高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開對(duì)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，需要建立健全高校教學(xué)檔案的信息化管理制度。教學(xué)檔案管理制度的切實(shí)有效實(shí)施需要學(xué)校進(jìn)行正式印發(fā)，然后在學(xué)校的各個(gè)科室、部門等進(jìn)行貫徹落實(shí)。如高校可以將教學(xué)文件的形成、整理歸檔和積累等相關(guān)制度與文件的保管制度、崗位責(zé)任制度等緊密聯(lián)系，通過合理有效的人員考核、晉升和工資等來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理的規(guī)范。其次，實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的電子文檔分類管理。根據(jù)教學(xué)檔案的不同特點(diǎn)，可以將其電子文檔進(jìn)行不同的分類，如可以分為教學(xué)管理類檔案文檔、師資隊(duì)伍建設(shè)類檔案文檔、學(xué)科建設(shè)類檔案文檔、課堂教學(xué)類檔案文檔以及實(shí)踐教學(xué)類檔案文檔等多種類型。

3.3 確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全

信息網(wǎng)絡(luò)的安全是高校教學(xué)檔案信息化管理中需要給予高度重視的問題。信息化作為高校教學(xué)檔案管理工作的一個(gè)重要部分，對(duì)各類教學(xué)文件、信息和數(shù)據(jù)等的管理具有非常重要的作用。然而，信息化的管理必然會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題，因此，需要高校對(duì)檔案的信息安全進(jìn)行有效防范和管理，以確保教學(xué)檔案信息的安全。首先，要對(duì)教學(xué)檔案的電子文檔進(jìn)行有效保存和安全保護(hù)。如高校可以建立教學(xué)檔案電子文檔的異地安全保管體系，來確保電子檔案的安全。又如，還可以建立融合網(wǎng)絡(luò)傳遞和介質(zhì)傳遞兩種方式的電子文檔歸檔系統(tǒng)，保障電子檔案的安全。其次，要建立電子文檔和紙質(zhì)文檔的一致性保障。

3.4 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開高素質(zhì)的人才隊(duì)伍作支撐。信息化管理是一項(xiàng)需要較強(qiáng)技術(shù)的工作，對(duì)高校教學(xué)檔案的信息化管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要教學(xué)檔案工作者掌握相關(guān)的檔案學(xué)知識(shí)，還要熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)，并能對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行熟練運(yùn)用。因此，需要高校加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，以推動(dòng)檔案管理工作的長(zhǎng)期、有效和健康的發(fā)展。

4 結(jié)論

高校教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理工作的一個(gè)重要組成部分，而強(qiáng)化其信息化管理能夠?qū)虒W(xué)檔案管理和教學(xué)管理工作的提高具有重要的作用。本文首先介紹了高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)，然后對(duì)高校教學(xué)檔案的信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，最后從強(qiáng)化教學(xué)檔案信息化管理的意識(shí)、實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)、確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)和加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)五個(gè)方面對(duì)高校教學(xué)檔案信息化管理工作的提高提出相關(guān)對(duì)策，以期對(duì)高校教學(xué)檔案的信息化管理有一定的參考、借鑒意義。