鉆探企業信息化管理

李明

［摘要］ 鉆探企業在有限的資金和物質條件下，既要節約管理成本，又想快速提高管理水平和管理效率，對經營活動進行及時、有效的監控。于是如何設計和選用信息化管理方案成為一個關鍵問題。本文重點論述鉆探企業實施信息化管理的具體實施方案。

［關鍵詞］ 鉆探； 信息化； 管理方案

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 02. 034

［中圖分類號］F270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）02- 0062- 02

１鉆探企業現狀分析

（１） 鉆探企業普遍具有固定資產龐大，材料種類繁多，倉庫庫存量較大的特點。企業會根據工地實際需要設置工地倉庫，工地倉庫通常距離企業總部倉庫很遠，在物資運輸調配上，給企業經營管理帶來了很大困難。鉆探企業采用紙張登記、管理的方式早已不能滿足管理需要。采用紙張管理的方式效率低、速度慢、差錯率高、信息匯總工作量巨大，使得企業無法對生產物資進行全面、及時、有效的監控，導致企業經營管理失控，管理能力急劇下降。鉆探企業普遍存在以下問題：① 工地員工集體意識不強，浪費材料。② 機臺在搬離過程中，工具、配件經常丟失。③ 購買的配件生產廠家不同，尺寸不符，無法安裝使用。④ 機臺電話通知倉庫調運配件，倉庫出庫，運送至機臺時才發現配件不合規格，不能使用，只能重新調配。⑤ 因工地材料短缺而停工，企業不得不臨時從總部倉庫遠距離調運，或緊急從生產廠家購貨，直接從廠家遠距離發貨。

（２） 鉆探企業由于工地距離遠、交通不便和漫游電話費高等原因，無法及時取得各地倉庫的庫存信息表，使企業對于庫存信息掌握不全面、不完整，不能及時調配物資。對于長期囤積物資的倉庫，企業還需要安排人員定期清點、清理倉庫。由于長時間存放而發生腐蝕和損壞的物資，只能廢棄，既增加了人工成本，又浪費了大量的生產物資。

（３） 沒有實施信息化管理，企業總部無法對各地庫存信息進行及時匯總。企業的材料預算制度、生產監督制度均無法實施，導致企業在經營過程中造成了很多不必要的重復采購和遠距離調運，不僅加大了成本，也占用了部分流動資金。管理上的落后，對于企業的生產經營活動產生了較大的阻礙作用。

（４） 企業分部不能及時向總部傳輸真實的經營數據，造成了財務成本核算只能預估入賬，財務核算時間滯后，成本核算不準確。企業的各項獎懲制度也會受到不同程度影響，與經營數據相關的評獎制度沒有說服力，員工對于評獎的程序和結果不滿意。

以上實際問題都會不同程度地增加經營成本，降低管理效率，使企業在行業競爭中缺乏競爭力。因此，企業信息化管理方案對于企業的生存、發展和壯大都有十分重要的作用。鉆探企業必須設計和選擇適合于本企業特性的可行性方案。

２實行信息化管理的目標

（１） 提高工地庫存管理水平。

（２） 總部及時匯總各工地庫存信息。

（３） 做好物資預算和調配工作，加強監督。

（４） 加強各項財務預算、成本核算工作，進行有效控制。

（５） 拓寬考核思路，以真實數據為基礎更能激發員工的積極性。

３信息化管理的前期工作

（１） 根據鉆探企業目前經常使用的物資和相關信息進行分類并編排，編制固定資產、材料、配件、生產廠家等總編碼表，各工地依照總編碼表進行統一編碼，再將編碼填寫在各類物資的標簽上，最后根據新編碼進行盤點和記錄庫存信息。實行統一的“編碼制”管理簡便，信息直觀。例如“雙管鉆具總成”可編碼為：ＳＧＺＺ００１Ａ，其中ＳＧＺＺ代表“雙管鉆具”，００１為設備編號，Ａ代表生產廠家編號。又例如“空氣鉆井鉆具”可編碼為：ＫＱＺＪ００１Ｂ，含義同上。如果同一種設備或材料有多種不同的型號和尺寸，我們可以加長編碼以便識別和區分。例如“熱壓金剛石鉆頭ＨＲＣ２５－３０”可編碼為ＪＧＳＺ００１０１Ｂ，“熱壓金剛石鉆頭ＨＲＣ３０－３５”可編碼為ＪＧＳＺ００１０２Ｂ。編碼制還可以通過設計把物資的存放點直觀表示出來，比如ＪGＳＺ００１０１Ｂ０１０２０３，根據編碼可知，“金剛石鉆頭”是００１型號，０１規格，生產廠家是Ｂ，在本倉庫的具體位置是０１號貨架，０２排，第０３號位置。

（２） 把Ｅｘｃｅｌ軟件記錄的庫存信息表和用友財務軟件的ＵＦＯ報表格式統一設置。統一格式有利于將Ｅｘｃｅｌ庫存數據快速轉化為財務軟件可以識別的財務數據報表。首先將Ｅｘｃｅｌ庫存數據復制、粘貼到ＵＦＯ報表中，然后利用ＵＦＯ報表的二次開發批處理功能進行程序編輯，將各分表數據匯總起來，再將ＵＦＯ數據匯總報表進行程序設計，使其具有數據提取、運算和分析的功能，最后根據企業的實際管理需要，進行下一步表內或者表間的報表系統開發。

完成以上編碼制方案設計，Ｅｘｃｅｌ軟件和財務報表格式統一設計，以及財務報表的程序設計與開發，就結束了信息化前期準備工作。

４采用編碼制信息化管理的優點

（１） 在企業的實際倉庫管理中，采用編碼制去記錄和管理物資的效率非常高。倉庫管理員可以通過編碼，在計算機上瞬間查出庫存物資的數量、型號、規格、廠家和存放位置。物資的存放位置可以詳細到放在幾號貨架，在貨架的第幾排，在第幾排的第幾個位置等。如此細化和高效率的管理，可以保證企業物資的有效利用和管理，減少了不必要的浪費。采用編碼制后，對管理人員工作能力的要求也大大降低了，即使起用一個對于物資名稱生疏的新手，他也可以根據編碼制的規律，快速找到正確的物資和存放點，將物資及時發出并上報庫存變動信息。

（２） 編碼制可以高效地對庫存信息進行管理和傳報。對于具備條件使用計算機管理的企業來說效用最大，可以直接在工地倉庫進行信息化管理；對于采用短信傳報信息的企業，也不再需要傳發復雜的漢字，只要直接發送物資編碼即可；對于電話語音上報信息的企業，也可以直接采用編碼制，傳遞信息不僅簡單而且差錯率低；對于采用人工或者郵寄方式傳遞信息的，在庫存信息到達總部后，也可以將庫存表錄入計算機進行編碼制信息化管理。

（３） 編碼制可以將所有對于企業管理具有實際效用的物資信息統一編碼，實際管理中僅僅通過編碼就可以直觀地顯示出物資的相關信息。此外，物資新舊程度，物資的截取，物資的合成，物資因截取或合成而變成新的物資，這些信息都可以在編碼制中設置并通過簡單代碼詳細反映出來。因此，實行編碼制有利于倉庫庫存信息的記錄、查詢和上報，核查起來也相當簡便。

５信息化管理具體實施方案

５．１無線網絡方案

（１） 通訊設備：筆記本電腦，無限上網設備，數據通訊費按實際使用或包月收費。野外工地只要有手機信號就能進行數據傳輸。

（２） 人員要求：建議招聘計算機應用能力較強，有財務知識的人員進行倉庫管理。也可以從機臺人員中抽調、培養，針對企業的庫存管理方案實施專項操作培訓，使人員具備物資管理能力和數據上報知識。

（３） 實施流程：倉庫管理員每天將紙質單據存底，然后把物資的入庫、出庫信息錄入計算機，最后把Ｅｘｃｅｌ倉庫庫存表通過無線網絡及時上報給企業總部。在財務報表軟件的支持下，企業可以進行數據匯總和分析，為決策提供參考數據。關于生產物資的采購價格建議保密操作，信息報送只需上報庫存變化情況即可，其匯總和分析的全過程可以獨立在企業財務部完成，前期工作完成后，匯總報表及數據分析報表僅需要十幾分鐘就可以完成。管理者每天都可以獲得工地的各種情況匯報和經營狀況分析。如果企業的管理要求比較高，可以將庫存以外的信息同時上報給企業總部。比如當天的米進尺情況；倉庫物資采購、領用情況；當天的收益、成本、資金預算情況；與去年同期相比的企業營運情況；以及企業各部門、各層面提供的相關信息都可以反映在日報表上。

（４） 方案的優點： ① 適合于工地倉庫庫存多，入庫、出庫量比較大的鉆探企業。② 使用計算機進行庫存管理效率高，數據上報的速度快，差錯率低。③ 可以將基礎數據錄入、管理工作分散到各工地，總部不再設置專人管理，只需要配備一名兼職人員就可以對上報的數據進行匯總和分析。④ 日報表內容豐富，包括：當天米進尺進度，合同收入預計；當天庫存信息；當天物資變動情況，成本費用預計；當天毛利預計等。只要能夠及時獲取真實數據，都可以進行數據統計、匯總和分析，也可根據管理的需要隨時增減內容。⑤ 管理者每天都能對工地的情況了如指掌，有助于做出經營決策。⑥ 企業鉆探業務即使發展到國外，也可以實際操作，跨國進行管理和監控。

（５） 方案的缺點： ① 初期的設備投資較大。企業要根據工區情況，每個工地倉庫都要配備硬件設施，工區越多，管理成本越高。② 需要安排懂得使用、維修計算機的員工在工地工作。 ③ 倉庫管理員需要懂得使用Ｅｘｃｅｌ軟件進行倉庫庫存管理及報送數據。④ 對計算機的使用要進行嚴格控制，杜絕私自上網，僅限辦公使用。

５．２手機短信或語音上報數據方案

（１） 通訊設備：寬屏手機。數據傳輸費可以采用包流量方式，成本很低。

（２） 人員要求：會打手機，會發短信，懂得手機上網使用ＱＱ發送信息即可。

（３） 實施流程：企業實行統一的編碼制后，此方案才能實施，操作難度很小。工地倉庫繼續采用紙張登記管理的方式，保存好原始單據，每天用電話、短信或手機上網方式就可以將數據傳送到總部，由總部管理人員進行計算機數據錄入。企業在總部實現信息化管理，同樣可以對各個工地的物資進行統一調配。

（４） 方案的優點： ① 設備成本低，不是性能很差的手機就可以實現數據上報功能。數據傳輸費可采用包月方式，一個月８~２０元的短信、數據包套餐就可以滿足辦公需要。② 人員能力要求很低，會使用手機，會發送短信和手機上網即可工作。③ 信息上報速度快，效率高。

（５） 方案的缺點： ① 對于倉庫庫存多，入庫、出庫量較大的企業倉庫管理，上報數據有一定的難度，工作量比較大。② 不能將基礎數據的錄入工作分散到各個工地。管理者如果要求上報數據和分析報表及時，就必須招聘專職財務人員進行管理，增加了管理成本。③ 不使用計算機管理庫存的工地，只能繼續使用紙張，倉庫管理效率低。

５．３人員往返、郵局郵寄方案

（１） 設備配置：車輛。

（２） 人員要求：企業管理人員或工地司機。

（３） 實施流程：目前一些鉆探企業采取本方案，其主要成本為：往返車費、修理費、汽油費和人員差旅費。企業可以根據需要，在運送物資至工地或到工地發放職工工資時，順帶將工地倉庫資料帶回總部進行信息化管理。另一個方案是通過郵局郵寄的方式，工地人員要經常下山進行物資采購，可以安排司機或采購人員每月郵寄一次，也可以實施信息化管理。但兩種方案都只能在公司總部進行信息化管理，由總部管理人員錄入和管理數據，對物資進行統一調配。

（４） 方案的優點：① 經營活動的原始單據可以安全回到公司。② 工地倉庫材料很多，入庫、出庫量大也可以操作。③ 保證數據的正確性，沒有上報錯誤和傳遞數據丟失的問題。

（５） 方案的缺點：① 數據上報不及時。② 不利于倉庫管理和監控。③ 無法及時做出對經營決策有實際效用的分析報表。④ 企業鉆探業務發展到國外時，總部對跨國工地無法及時管理和監控。

６軟件技術銜接與維護

（１） Ｅｘｃｅｌ軟件與用友財務軟件的ＵＦＯ報表系統格式是兼容的，可以通過簡單的復制、粘貼操作進行數據快速銜接，數據轉移到ＵＦＯ報表中，就可以利用財務軟件的強大功能進行報表設計和報表開發，實現企業信息化管理。

（２） 只要財務報表的內容不發生變化，報表程序一旦設計完成就長時間不需要修改和維護。當報表的格式和內容發生變化時，就需要技術人員進行程序修改，工作量根據修改的內容和報表體系的繁雜程度而定。當企業人員技術水平不足時，可以委托財務軟件專業人員提供技術服務和技術支持。