學校處室信息溝通“群”納百言

朱彥體

化繁為簡，選擇適合方式

近年來，我校立足于地方和學校實際，積極尋求建立扁平化管理模式，在上級部門的支持下，進行了組織調整，使校級團體僅由校長(書記)、常務副校長和副書記組成，中層團體由辦公室、教務處、教科室、政教處、總務處和團委組成，下設三個年級組工作部，支部建立在年級部上。同時，學校取消了原來的校長辦公會，僅保留行政例會和支部例會，使這兩種例會成為辦學決策的中心載體。由此，中層處室成了真正的行政決策實體和行政管理實體，蘊藏著眾多領導潛力。但要保證決策無誤和管理到位，還是離不開信息溝通。信息溝通是學校計劃和決策的基礎，是學校組織和控制過程的依據，是學校處室、年級部乃至教研組、備課組形成管理網絡的紐帶。對此，我們有清醒的認識。當然，如何進行高效的信息溝通，更是我們要尋找的答案。

經過實踐和思考，我們認為，作為帶有團體性質、公務性質的處室信息溝通，如果僅采用通常的溝通方式，已有明顯的局限。如會議溝通容易陷入“文山會海”，除非是要解決較重大、較復雜的問題，一般不宜采用(例會除外)；口頭、紙質文件或電話溝通往往要付出較多的時間、物質、費用等，效率也不是很高。E-Mail溝通雖然比較經濟，且不受場地限制，但也只適用于解決較簡單的問題或發布信息。而基于IM技術的QQ群平臺則不然，它幾乎解決了上述溝通形式的所有不足，呈現出很大優勢。它既可以隨機發布簡單的信息，也可以即時討論復雜的事宜，且成本低廉。采取QQ群平臺進行處室信息溝通，是現時我校在眾多溝通方式中確定的主要方式，它已明顯表現出簡便、快捷、高效的特點。

嚴密組織，明確處室任務

采取QQ群平臺進行處室信息溝通，應嚴密組織、科學引導。除要求群成員嚴格遵守網絡規則外，還要做好群平臺的建立和群成員的任務安排工作。一般而言，群平臺的建立只需具備相關常識即可完成，但我校除此之外更強調了以下幾點：首先，一是辦公室主任擔當群平臺的管理員，負責群平臺的建立和管理；二是群成員不只是處室成員，還邀請校長室、黨支部、團委、工會等機構的同事作為成員；三是群名片力求醒目得體，讓群成員一看便知道彼此的身份。其次，在群任務的安排上，我校本著“突出主體，兼顧其他”的原則，明確各處室和團委、工會是群平臺的重要成員，負責處室和團委、工會的信息發布及重點工作的討論交流，其中辦公室為核心成員，負責討論交流的主持，同時負責上級下發的“電子政務”的轉發和相關工作的布置；明確校長室和黨支部為觀察員、監督員、裁判員，發揮應有作用。

我校對干部提出如下要求：一是全體干部尤其是校級干部應帶頭學習現代信息技術，學習計算機知識，提高計算機操作技能，且在此期間，進一步增強對運用現代信息技術手段提升領導效率的重要性、必要性、緊迫性的認識，快速提升利用現代信息教育技術強化學校管理的踐行力和領導力；二是遵守群平臺工作制度，養成良好的工作作風和工作習慣。如將QQ群平臺看做是自己的工作家園，養成在辦公室開機即啟動QQ的習慣，注意“任務欄氣泡提示”或“聲音提示”，主動接收一般信息，積極參加制度規定的每周固定時段的集中討論交流，等等。

用心操作，發揮特定效能

客觀地說，目前我校QQ群平臺的效能發揮還只是表現在“兩個方面”和“兩個重點”上：一是信息發送，以轉發上級電子政務為重點；二是討論交流，以關注下周例會主題為重點。在電子政務轉發上，我們力求保證及時性、準確性和可靠性，即辦公室管理員隨時查看上級電子政務平臺上的信息，根據信息所屬的學段要求(上級電子政務往往采取不分學段的群發式)，決定是否需要下載待用；根據信息內容性質，較為準確地確定信息任務所屬的處室部門，予以轉發；利用網上校訊通平臺，以手機短信的形式轉發信息告知應該接收者，以保證及時地接收，同時在群內告知，說明何種內容的信息已發給何人辦理。在下周例會主題討論交流上，我們確定每周五晚上的一個時段為群成員集體登錄時間，并力求保證討論交流的明確性、民主性、有效性，即辦公室主任根據校長室或黨支部的“指令”，發布下周一例會的主題，組織群成員有序討論交流，做好調控；群成員簡潔、務實地發表看法和建議；對于可在此立即拍板的問題，校長開始表態，當即拍板，對于尚要當面研究的敏感問題或難解問題，校長明示暫時“存疑”，留待周一例會集體研究解決。如此，我校的很多常規工作便在平臺上安排布置，一些非常規工作和“存疑”下來的問題即使要在周一例會上研究，也會省去很多“口舌”，大大縮短了例會時間。再者，這種群平臺討論交流方式還使有些當面難以開口的問題得以“啟齒”，增強了話語的真實性和可信度。

我校在注意上述“兩個重點”外，還注意發揮群平臺的其他功能，如“群共享”功能。我們要求各處室和相關部門，將適宜共享的文件，如學期計劃、學期總結、課程表、教職工電話號碼、學生分班花名冊、日常及節假日值班表乃至有重要指導意義和教育意義的文件、文章等發布到平臺上，以便大家隨時下載閱讀使用。

開辟途徑，爭取更大收益

其實，QQ群平臺還有更多功能有待開發。我校現有的設想是，在積極完善已有的處室信息溝通功能的基礎上，努力開辟新的途徑，將學校網絡化管理的空間拓展得更大些。如我們準備在軟硬件更加成熟的時候，使用多人語音會話功能，由此彌補一般討論交流僅限于文字而缺乏聲音的不足，以便使問題的研究有聲化。又如，我們準備使用視頻會議功能，使群平臺的討論交流由文字擴展到聲音和視頻，以便使問題的研究更加有聲有色。再如，我們準備將處室群和教師群的建立結合起來，創建學校QQ群平臺討論組，隨時邀請普通教師參與處室工作和學校整體工作的討論，由此了解教師的態度，聽取教師的看法，吸納教師的觀點。另外，我們已經向全體教師發出倡議，希望大家都能開通個人QQ空間，暢言自己的心情，述說自己的意愿，表達個人訴求，尤其是以客觀、公允、謙遜的態度對學校工作多提建設性的意見。同時，希望大家能把自己的得意之作通過在線提示告知同事，請同事觀賞評價，以期獲得趨于完美的答案。

一年多來，我校在處室信息溝通方面做出了一點嘗試，其中的甘苦自不待言，我們的探索道路依然漫長，任務依然艱巨。