工作流技術在辦公自動化系統中的應用

孟祥侃

摘 要：工作流技術是辦公自動化系統中的核心技術之一，因此，對工作流、辦公自動化系統的概念做了詳細介紹，并在此基礎上介紹了工作流技術在辦公自動化系統中的應用，最后介紹了一個已完成的公文流轉子系統中采用的相應技術。

關鍵詞：工作流技術 ；辦公自動化系統；工作流管理系統

中圖分類號：TP393.08文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）02-0274-02

一、工作流管理系統及其主要實施步驟

工作流在多數實際應用中的情況可以這樣來簡單地描述：在由網絡、服務器和多臺計算機客戶端所組成的硬件平臺上，業務過程按照預先設定的規則并借助應用程序和人對相關數據的處理而完成。實際上工作流技術可以幫助我們在現實生活中完成更多更復雜的任務。如對企業（或機構）內部的各種數據或信息的自動處理，對多種業務流程進行整合和企業（或機構）之間的數據交換，以及借助Internet技術實現跨地域的數據傳輸和處理等等。

在工作流建立階段，通過使用一種或多種系統分析、建模和定義工具，把一個業務流程從現實世界轉化為一個形式化的、計算機可以處理的流程模型或者叫流程模板（Template）。在運行階段，流程控制功能相當于現實世界與模型世界的橋梁，它解釋已經定義好的模型，也就是說根據模型來調度一個流程中不同的任務并且激活相應的人或IT應用程序。這種流程控制功能實際上是由稱為引擎（Engine）的軟件模塊來完成的。在運行階段，一個流程的任務通常是由參與人員通過使用一定的信息處理工具或流程控制軟件激活一定的應用程序來完成的，因此，工作流管理系統需要與完成不同任務的用戶、IT工具或應用程序交互。綜上所述，一個完整的工作流管理系統具有包括建模工具、工作流服務器（引擎）、用戶界面以及IT工具或應用程序在內的分布式結構。

工作流的實施主要包括三個基本步驟：映射、建模和管理。第一個步驟是映射，其首要任務是對組織內全部現有的手工和自動化的業務流程進行確定并且對其進行文檔化處理；第二個步驟是建模，建模即是建立一個有助于建成流線型業務過程的模型。第三階段是管理，就是對軟件實施以及跨越全部工作部門、業務單元甚至是整個企業的無縫系統集成。

二、辦公自動化系統功能需求分析

OA系統是實現辦公信息的收集與處理、流動與共享、并輔助科學決策的重要信息系統。如何選擇一個合適的應用系統平臺，并在其上建立適應OA需求的、功能強大的、應用開發容易的、界面友好的各種應用，是成功開發OA系統的關鍵。雖然各個單位的業務和職能各不相同，對OA系統的需求也存在差異，但OA系統均以公文處理和事務管理為核心，并提供信息通訊與服務等重要功能。從系統功能的角度對OA應用做一粗淺的分析，就會發現OA應用需求以及辦公人員對信息處理的操作方式方面有著以下共同特點，這些功能需求是我們選擇OA系統開發使用平臺時必須考慮的重要依據。

（一）OA系統的電子郵件功能

電子郵件功能是OA系統的基本需求。電子郵件系統滿足了OA系統最基本的通信需求，主要提供了OA系統兩方面的功能。一方面，為各種應用提供通用的通信平臺，以靈活適應不同應用系統對通信平臺的要求；另一方面，適應隨時需要的電子化通信要求，直接作為一種應用提供了人與人之間通信的手段。

（二）OA系統的工作流自動化應用功能

OA應用是典型的工作流自動化應用。OA應用中幾乎所有的業務過程都是工作流。每一項工作以流程的形式，由發起者發起流程，經過本部門以及其他部門的處理，最終到達流程的終點。工作流自動化的目標就是要協調組成工作流的四大元素，即人員、事件、狀態、資源，以其推動工作流的發生、發展、完成，實現全過程監控。信息技術不僅應該管理工作流全過程的所有信息和操作，而且還應該主動推進工作流程的實現、主動提示和催促工作人員實現某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率。

（三）OA系統的文檔處理功能

OA系統處理的信息內容包括了大量的復合文檔型的數據。辦公自動化所處理信息的載體大多是以信函、文件、傳真、報表等形式出現的。隨著辦公需求的進一步發展，OA系統作為單位核心應用系統，必然需要和辦公人員日常使用的桌面應用系統如MS Office以及機關其他業務信息系統、Web資源等等緊密集成。也就是說，OA系統所處理的信息還包含了各種各樣的數據對象（如WOrd文件、工作表等等）。這樣的系統要處理的信息除包括傳統數據類型外，更多的是復合文檔型數據，因此，OA系統是典型的文檔處理系統。

（四）OA系統完整的安全性控制功能

OA系統所處理的信息一般涉及許多機密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權限也是不同的，因此OA系統的安全性控制功能成為用戶對其選擇使用的先決條件。OA系統的安全性控制要求一般包括：防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名等。這些手段必須足夠強大，難以攻破，同時，也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

（五）OA系統支持協同工作和移動辦公的功能

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。這種工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議等。這些新的工作方式打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。在網絡時代，移動辦公改變了最終用戶只有在辦公室里才能訪問和利用信息的局限性。所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公場所以外的辦公手段，他可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后斷開連接并處理信息，工作完畢再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息；辦公人員還可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，隨時訪問到OA系統。OA系統作為網絡應用系統，應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。

（六）OA系統集成其他業務應用系統和Internet的功能

OA系統決不是獨立的應用系統，在任何一個單位內部都存在著其他業務應用系統，它們與OA系統是互相聯系的。因此，OA系統必須能夠集成單位內部的其他業務應用系統。此外，隨著Internet技術的普及和應用，OA系統作為Intranet的重要應用必須能夠與Internet相連接，如電子郵件、Web發布等等，這不僅溝通了機關內外的信息，而且還可以進一步提供網絡服務，實現電子商務和參與電子社區。

二、工作流技術在OA系統中的應用

從工作流管理的角度分析，每項工作都由一個任務集和任務之間的流轉關系集組成，任務集是獨立的工作項集合，分別由特定的工作人員完成。任務之間的流轉關系即是公文對象的傳遞和處理關系。隨著社會日益快速的發展，企事業單位的日常辦公具有涉及崗位增加、人員眾多，處理流程煩瑣、多變等特點。因此，我們可以建立如圖1所示的基于工作流的OA系統模型。其具體的功能如圖1所示。

公文辦理功能：可供有關人員對公文辦理過程加以記錄，填寫辦理信息，并且根據用戶的權限，提供按公文時間、單位的查詢。

信息發布功能：對原始數據進行整理、統計、分析，生成各種可公布的信息、統計報表、分析結果，以便輔助決策。

日常辦公功能：提供收發信件、待辦事宜提醒、網上通知等功能。

收發文管理功能：對本單位的收文、發文進行有效管理。其中，收文包括：收文登記、收文錄入、設置傳閱人和傳閱期限、文件批閱歷史信息查詢、收文歸檔；發文則包括：擬稿、處長核稿、部門領導核稿、領導審批、發文登記、歸檔、分發。

系統設置功能：設置用戶權限，公用代碼管理，電子名片將各部門的員工與其計算機對應起來以實現用戶之間方便通信。郵箱管理，為用戶設置郵箱和清理郵箱等。

檔案管理功能：主要管理本單位的文字檔案。包括：檔案登記歸檔、檔案整理（編目、組卷、移卷、封卷等）、檔案查詢及檢索、檔案借閱、歸還、丟失登記、檔案統計等子功能。

將OA系統建立在基于工作流的分布式應用框架上，各應用共享一個或多個服務引擎，通過服務引擎來驅動各種不同的應用系統。各應用系統之間可以相互交換數據，各個應用都以組件形式存在，并服從整個OA系統的組件管理機制。這種設計為OA系統的升級、維護和管理提供了方便。

三、 公文流轉子系統

公文流轉子系統是OA系統中最重要的構件，分為發文管理、收文管理、簽報管理、用戶權限管理，實現公文的擬稿、核稿、簽報、登記、辦文、會簽、簽發、分類歸檔，以及處理反饋、流程跟蹤、催辦文件、數據統計、文件查閱等功能。公文流轉子系統是OA系統的核心，也是實現無紙化辦公的重要標志。部門間的協同工作、事務的跟蹤處理都需要通過工作流技術來實現。工作流的實現主要包括3個關鍵因素，即流轉路徑的智能化，跟蹤與監控信息的提供和與應用結合的能力。鑒于以上這三個關鍵因素，我們在設計OA系統的公文流轉子系統時可以參考采用以下技術：

（1）根據公文流轉的實際情況，以辦公室為公文流轉中樞，動態地選擇下一級處理公文的辦公人員，可以完成復雜的流轉，充分利用工作流的內在機制，動態實現流轉路徑的確定和變更；

（2）通過服務器端的代理程序實現流轉的自動執行;

（3）通過流轉日志自動跟蹤記錄每步流轉情況，在整個流轉過程中，在權限控制之內，相關人員都可以查詢公文的運轉狀態；

（4）通過OLE技術將WORD等應用對象嵌入公文流轉子系統中作為文檔的編輯環境；

（5）利用電子郵件系統，將電子郵件信箱作為OA系統的門戶，使每一項需要工作人員處理的信息、通知、公文等直接投遞到個人的電子信箱中。

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The application of the workflow technique in the office automation

MENG Xiang-kan

（Computer science and technology school,Suihua college,Suihua 152061,China）

Abstract:The workflow the technique is to transact one of the core in the automation techniques, therefore, flow, transacted the concept of the automation to do the detailed introduction to the work, and introduced the work to flow the technique on this foundation at transact the application in the automation, introduced an accomplished official document to flow to turn the sub- system finally in the correspond of adoption technique.

Key words:workflow technique ; office automation;workflow management system

[責任編輯 王 莉]