淺析人事檔案管理體制的改革

王馨禧

［摘要］ 隨著社會的發展，原有的人事檔案管理體制存在的諸多弊端不能適應人事工作發展的需要，人事檔案管理體制改革勢在必行，筆者認為主要從建立區域性的認識檔案中心、實施人事代理、改革人事檔案的整理方法、深入開發人事檔案信息等四方面進行改革。

［關鍵詞］ 人事檔案； 管理體制； 改革

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 057

［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）18- 0100- 01

隨著市場經濟的發展、人事制度改革的不斷深化，原有的人事檔案管理體制已經越來越不適應人事工作發展的需要，改革勢在必行。鑒于此，筆者對當前人事檔案管理中遇到的問題進行了歸納分析，并結合當前的一些改革措施，對我國人事管理體制改革的方向進行了探索總結。

1現行的人事管理體制

我國現行的人事檔案管理工作實行集中統一和分級負責的管理體制。集中統一就是由專門的組織人事部門對人事檔案進行集中管理，其他部門沒有權利擅自管理人事檔案，這就保證了人事檔案的權威性。分級負責就是指全國的人事檔案工作由各級組織人事部門根據各級的管理權限來管理每一級人員的檔案工作，并對相關的人事檔案工作進行指導和監督。如市委組織部負責管理市縣處級干部的人事檔案材料。

2存在的弊端

現行的人事檔案管理體制雖然集中統一，但是明顯具有分散性，特別是縣級以下的人事檔案材料由多方參與管理，除組織人事部門正管之外，勞動、教育、衛生等部門還兼管人事檔案，甚至每一個單位還管理一部分檔案材料。再就是各級檔案行政管理部門沒有把人事檔案管理列入業務指導的范圍，管理人事檔案的工作人員很少參與檔案部門的業務活動，使人事檔案工作變成了遠離于國家檔案工作之外的孤獨個體。

這種家家都管人事檔案的管理模式，讓不具備保管條件的單位自行保管人事檔案，幾十人的人事檔案材料隨便存放在辦公室的文件櫥柜中，根本談不上“六防”等保管條件。在這種狀態下，人事檔案材料真實性很難維護，一些虛假材料趁機混入檔案中。另外檔案的實體安全也存在危險，檔案丟失、損毀現象經常發生。這種效率低的管理模式不利于人事檔案工作的發展，人事檔案的利用價值也很難發揮出來。

3改革方向及措施

3.1建立區域性的人事檔案中心

構建區域性的人事檔案中心是適應新的管理體制的需要。把本身應歸國家和社會所有的人事檔案，從單位解放出來，重歸社會所有，從而實現對人事檔案信息的開發利用。區域性的人事檔案中心對人事檔案進行集中統一管理，既擴大了人事檔案管理的規模，又充分利用了人力、財力，實現了人事檔案管理集約化，這樣大幅降低了人事檔案的管理費用，減輕了國家的負擔。建立區域性的人事檔案中心應采取試點基礎、穩步過渡和全面推進的分層實施的原則。要在試點的基礎上，逐步推行。

3.2實施人事代理

人事代理是今后區域人事檔案中心的重要內容之一。人事代理的優勢表現在有利于深化事業單位人事制度的改革、促進人才資源的開發利用、優化配置人才資源。事業單位實行人事代理，單位可以減少內部人事管理事務，可以集中精力抓人才開發和人才培訓。人事代理是事業單位人事制度改革的重要措施，在改革的初期，事業單位全員人事代理顯然不切實際，但是可以采取逐步推行的方法，也就是新人新辦法，老人老辦法。

3.3改革人事檔案的整理方法

改革人事檔案的整理方法是實行檔案實體整理不裝訂。不裝訂不等于不整理，不裝訂的目的是為了更好地發揮檔案的利用價值，這是符合檔案工作基本原則的。人事檔案實行不裝訂保存，是為了保持檔案材料的原貌，是體現檔案原始性特點的根本做法。現在的檔案整理方法要把檔案材料裝訂成冊，必須要對原件進行適當的修剪取齊，這已經是對原始材料的人為破壞了。而人事檔案不同于文書檔案，一般每隔一兩年就要充實材料，重新裝訂材料，如此反復幾次，檔案材料已經破爛不堪。這已經使材料的原始性難以實現。改革現行的人事檔案整理方法還要注意平時歸檔，只需在每份檔案材料加蓋“類號頁”檔號章，整理材料時對號入座，排列好順序即可。檔案材料不裝訂，既省時、省工，又不損壞材料，有利于規范化管理。

3.4深入開發人事檔案信息

① 建立人事檔案信息數據庫是人事檔案信息化建設的基礎工作。信息庫的內容要準確、詳細，并且要隨時維護和更新。人們利用數據庫可以查詢、統一人員信息，形成各種表格，極大地提高了人事檔案利用工作的效率。② 在數據庫的基礎上，利用網絡技術，建立人事檔案信息服務網絡，同時關鍵是加強網絡的安全性。③ 人事檔案工作要充分發揮人事檔案在人才建設中的作用，把區域性人事檔案中心建設成為人才開發的權威機構。

人事檔案管理體制、管理方法的改革以及人事檔案信息資源的開發利用，必能促進人事檔案工作的發展。只有實行人事檔案管理體制的改革，人事檔案工作的路子才會越走越寬，人事檔案工作才能煥發新的生機。

主要參考文獻

［１］ 鄧紹興. 理順干部人事檔案管理體制與創新管理模式的探討［J］. 浙江檔案，２００５（６）.

［２］ 黃夏基. 論區域性人事檔案館的建設［J］. 廣西民族學院學報，２００１（1）.