淺談企業電算化會計系統控制

張玉紅

［摘要］ 從電算化會計系統的主要控制點出發，分析電算化對會計系統控制的影響，為保證會計數據的真實性、完整性，就企業在電算化核算體系下的會計系統控制方面的影響和措施。

［關鍵詞］ 電算化；會計系統控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 005

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）16- 0007- 02

隨著計算機的普及和網絡技術的快速迅猛發展，大部分企業的會計核算都實現了電算化。用電算化替代手工記賬，改變了以往的手工記賬會計核算方式，對手工記賬模式下的會計系統控制體系產生了一定的沖擊，使得企業內部會計系統控制與會計核算電算化的矛盾日益加劇。為保證會計數據的真實性和完整性，本文通過分析電算化對會計系統控制的影響，提出完善企業電算化會計系統控制的幾點措施。

1會計系統控制概述

會計系統是為確認、匯總、分析、分類、記錄和報告單位發生的日常經濟業務，并保持相關資產和負債的受托責任而建立的各種會計記錄手段、會計政策、會計核算程序、會計報告制度和會計檔案管理等的總稱。會計系統控制是單位實施內部會計控制活動的重要手段，是保證會計資料真實完整的關鍵。會計系統控制要求各單位嚴格執行國家統一的會計制度，加強會計基礎核算管理工作，充分發揮會計的監督職能。關鍵要做好以下幾個方面的控制工作。

1.１ 會計人員崗位責任控制

企業財務部門必須建立會計人員崗位責任制，在會計機構內部按照會計工作的內容和會計人員的配備情況，將會計機構的工作劃分為若干個崗位，并按崗位規定職責進行考核。明確規定會計機構內部每個會計人員的工作崗位職責和權限，把有關財務規定、要求等具體落實到每一個會計人員的工作崗位，以責定權，責權分明，嚴格考核，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。

1.２ 會計檔案控制

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案，也是對一個單位經濟活動的記錄和反映。會計檔案是企業日常經濟活動在會計核算中的綜合反映，會計系統控制要求財務部門對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、查閱、交接和有效利用等形成一整套的規章制度。

1.３ 會計信息控制

會計信息控制要求對企業發生的所有經濟業務都要及時、準確、系統、完整地予以反映并進行監督，從而才能保證會計信息的質量。

（１）會計憑證控制，要求企業發生的所有經濟事項都必須獲得合法有效的原始憑證，經專人負責審核符合真實性、完整性要求后才可以作為編制記賬憑證的依據，同時要在記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、簽章等方面加以控制，保證會計憑證的真實性和完整性。

（２）會計賬簿控制，要求財務人員根據國家統一的會計制度規定設置會計賬簿，按照業務發生時間順序將審核無誤的記賬憑證分類記入賬簿，并按要求在會計賬簿啟用、登記、更正、對賬和結賬等各個環節進行控制，使單位的日常經濟活動得到全面、連續、系統的記錄。

（３）財務會計報告控制，要求財務人員嚴格按照審核無誤的會計賬簿編制財務會計報告，準確、完整、及時反映單位一定時期內財務狀況和事業發展成果。

2電算化對會計系統控制的影響

隨著計算機的普及和網絡技術的快速迅猛發展，大部分企業的會計核算都實現了電算化。由電算化代替手工記賬、算賬，從根本上改變了傳統的手工會計核算方式，從而大幅度提高會計工作效率，但同時也給會計系統控制帶來了新的問題和挑戰，主要的問題表現在以下幾個方面：

（１）增加了會計系統控制的對象。手工會計系統是通過授權、審批以及不相容職務相分離等方法對財務人員實施控制。實現電算化記賬后，財務人員主要負責原始數據的收集、審核、錄入記賬憑證數據，賬簿記錄、編制會計報表等工作則由計算機進行系統處理。這樣，導致會計系統控制由純粹對人的控制轉變為對人和計算機同時進行控制。

（2）擴大了會計系統控制的范圍。實現電算化以后，會計系統控制不僅僅是對經濟業務處理程序的控制，還包含針對計算機系統的開發、運行、維護過程中的控制，如系統程序修改控制、網絡安全的控制等。

（3）增加了會計系統控制的難度。手工記賬中嚴格的會計憑證流程控制、會計賬簿控制和財務會計報告控制，均能夠完整保留各項經濟業務處理、更改的痕跡。實現電算化后，部分經濟業務的處理過程、錯誤的更改信息幾乎不留痕跡，從而增加了會計系統控制的難度。

（4）財務網絡化帶來的新問題新挑戰。近年來，隨著計算機和網絡通訊技術的發展，網絡化會計信息系統亦日趨普及。網絡化會計信息系統的廣泛應用在很大程度上彌補了單機電算化系統的不足，同時電算化會計系統控制也帶來了新的問題和挑戰。當前，財務軟件的網絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上銀行等，這些功能的實現必須通過互聯網來完成，這就加大了會計系統安全控制的難度，要求會計系統的安全控制更加嚴密、更趨完善。

3完善企業電算化會計系統控制

企業財務實現電算化以后，大多只重視會計核算的工作效益，而常常忽視了電算化會計系統控制的建設，弱化了會計系統控制在內部控制體系中的作用。現就如何在電算化環境下完善會計系統控制建設，保證會計數據信息的真實性和完整性提出以下改進措施。

3.１ 加強會計系統開發、修改的控制

會計電算化的系統處理程序必須嚴格遵守《中華人民共和國會計法》、《事業單位會計準則》等會計制度的規定，同時應嚴格按照《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等有關會計電算化的標準和規范操作。如果遇到為適應會計核算、管理、監督工作的要求，確需對正在使用的會計系統進行修改、升級時，操作過程必須嚴格加以控制，相關人員不能直接參與系統的修改、升級工作。會計系統開發、修改的每一個環節都必須進行詳細記錄并打印后存檔。

3.２ 健全會計系統操作管理制度

手工會計系統控制的重要手段是不相容職務相分離，實行會計電算化后除原始數據的收集、審核外其他均由會計系統處理，因此必須建立相應的會計系統操作管理制度，規范每個操作人員的行為以及各自之間的權限限制，保證會計系統的安全運行。操作管理制度一般包括以下內容：

（１）編制記賬憑證、登記賬簿、編制會計報表等會計核算的全過程不能由一個人上機操作完成，應當按照不相容職務相分離的原則嚴格分工，規定計算機會計系統操作人員的工作職責和權限，在會計系統用戶管理設置和具體操作中嚴格執行。

（２）原始憑證必須經過相關審核、復核人員簽章后才能錄入計算機會計系統，數據錄入員應對輸入數據及時核對，發現錯誤可返回更正，但不能擅自修改。

（３）填制完成的記賬憑證必須經過審核人員審核簽章后才能由計算機會計系統登記會計賬簿，如果發現記賬憑證內容有誤，需按會計核算有關規定進行更正，并做好數據備份工作。

3.３ 加強計算機硬件和軟件管理

為了避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患，保證會計系統的運行安全，必須加強計算機硬件和軟件的管理。計算機硬件和軟件管理一般包括以下內容：

（１）機房需要安裝安全供電系統、防火、防盜、防輻射和防電磁波干擾等設備，操作人員開機工作后不能擅自離開現場。

（２）機房工作人員不能擅自向外部提供賬務資料和數據，不得隨意把外來磁盤帶進機房拷貝，禁止在計算機上玩游戲，計算機上必須安裝防病毒卡和反病毒軟件并進行定期檢測和清除病毒，充分做好安全防范工作。

3.４ 完善會計檔案管理制度

實行會計電算化核算以后，隨著會計檔案資料存儲介質的改變和管理范圍的擴大，使得對會計檔案資料管理的要求也相應提高。所有打印輸出的憑證、賬簿、報表及其電子文檔應嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定進行保管，會計系統開發、修改所形成的文檔資料全部應按照會計檔案管理的要求管理，存有會計數據的磁性介質應存放在防潮防磁的環境中妥善保管。

實行會計電算化核算以后，從很大程度上改變了原手工會計核算環境下內部會計控制的方式和內容。因此，我們要圍繞內部會計控制目標，結合電算化會計系統控制的特點，提出更高的控制要求，選擇更多的控制對象，采取更好的控制方式，來重新構建一套相對完善的電算化會計控制體系。

主要參考文獻

［１］李惠文.電算化信息系統下的會計控制研究［Ｊ］．中國總會計師，２０１０（４）.

［２］王修靈.強化企業財務內部控制的策略分析［Ｊ］．中國總會計師，２０１０（２）.

［３］許開瑞.企業內部控制系統設計之我見［Ｊ］．會計師，２０１０（１）.

［４］吳可夫，吳舒.公允價值會計內部控制需求［Ｊ］．財務與會計，２０１０（５）.