網絡環境下檔案用戶信息需求分析

李霞

摘要在網絡環境下，檔案用戶信息需求較傳統環境發生了深刻的變化。本文基于信息需求的結構化特點，從網絡檔案信息資源、網絡檢索工具、檔案信息服務三個方面，對網絡環境下檔案用戶信息需求進行分析。

關鍵詞網絡環境檔案用戶信息需求

中圖分類號：G273.5文獻標識碼：A

1 基于結構化特征的檔案用戶信息需求的基本結構

為用戶提供高效率、高質量的信息服務，最大限度地滿足用戶的信息需求是信息服務部門開展信息服務工作的最終目標。檔案信息服務工作也不例外，也是以最大限度地滿足檔案用戶的信息需求為目標。在網絡環境下，檔案用戶信息需求較傳統環境無疑發生了深刻的變化。因而，對這一信息需求的變化進行分析，直接關系到檔案信息服務的開展效果，對于檔案信息化建設有著重大意義。

所謂信息需求，簡單地講是對信息客體的需求，包括獲取與利用信息的需求以及向外發布和傳遞信息的需求，其基點是實現對外的信息溝通與交流,達到社會職業活動和社會生活中的某種目標。用戶的信息需求是由用戶主體決定的。由于用戶總是處于一定的社會環境中，用戶主體的信息需求包括其生活、生存職業需求和適應社會發展的需求；而需求本身是有結構的，信息載體也是多種多樣的,并且用戶對信息需求的表達存在差異，這些導致了需求的層次性。因而，用戶的信息需求總是表現出結構化的特點。

由此，可以得出如下結構關系：（1）用戶信息需求由三部分組成，信息客體、檢索工具系統、信息服務。（2）后兩者是由用戶對信息客體的需求而衍生出來的需求，且所示的并不是內含關系，而是一種由外到內、由遠到近的關系，即用戶需求的最終滿足需要信息機構的信息服務、一定的檢索工具，才能獲取到信息客體。（3）用戶與信息需求的關系：一方面，用戶做為主體決定信息需求，用戶的變化會導致需求的變動；另一方面，用戶由于個體之間的差異，如知識結構與信息素質、信息心理、思維方式等，信息需求的滿足程度也會有所不同。在網絡環境下檔案信息需求的三個層次較傳統環境發生了變化，具有了新的表現形式與更豐富的內涵，即網絡檔案信息資源、網絡檢索工具、檔案信息服務。

2 檔案用戶對網絡檔案信息資源的需求分析

網絡檔案信息資源可以理解為以數字化形式記錄，以多媒體形式表達，分布式存儲在網絡計算機磁介質、光介質以及各類通信介質上，并通過計算機網絡通信方式進行傳遞和再現出來的檔案信息內容的集合。隨著檔案信息化建設的深入，進入網絡的檔案信息資源越來越豐富。對于網絡檔案信息資源的分類也各有所不同，本文傾向于將它劃分為以下四類：檔案目錄信息（包括案卷級目錄信息、文件級目錄信息）、全文檔案信息、多媒體檔案信息、專題檔案信息。

在網絡環境下，用戶對網絡檔案信息資源的需求可以分為以下三個層次：第一層次為對數量和質量的需求。沒有數量豐富的檔案信息資源，信息服務的開展就會成為無源之水、無本之本，就會在信息化建設中出現“有路無車”、“有車無貨”的情況，而用戶的信息需求滿足更是無法實現。然而，網絡時代是“信息爆炸”的時代，“海量”般的信息資源使用戶從數量需求不斷向質量需求發展。其表現為要求檔案信息資源不僅在“量”上要數量豐富、充足，也要在“質”上實現優化，包括信息的準確性、時效性、可靠性以及可理解性等。即檔案用戶都越來越不滿足單純的數量的增長，而是需要及時的、確切的信息解答，或者最切題的、完整的事實或數據型信息。第二層次為對檔案信息資源共建、共享的需求。網絡環境下用戶信息需求由單一向多元化、綜合化信息發展，希望一次性獲取某一主題的信息，這種信息需求可能是跨地域的，也有可能是目錄、論文和著作的全文、照片、圖像、聲音等較全面的信息。而這一高層次的信息需求，無論是靠單個檔案館、圖書館，還是其它任何單獨的信息服務機構都無法滿足，唯一的辦法就是實現信息資源的共建、共知、共享。即要求將不同區域、不同信息服務機構的原本分散的信息資源通過統一的標準，實現信息資源的統一共享。這就要求檔案信息資源沖破館際之間的界線，并融入到網絡信息資源這個體系中。第三層次為對特色化、專題化檔案信息資源的需求。《中國互聯網絡發展狀況統計報告》2003年的調查結果顯示，就上網目的來看，獲取信息是第一位的，53.1% 的人將其作為上網最主要的目的，其次是休閑娛樂（24.6%），交友排在第三位（7%）。檔案作為一種重要的信息資源，既可以滿足網民獲取信息的目的，又可作為消遣，供用戶休閑娛樂。在網絡環境下，用戶的信息需求有目的性和無目的性的雙面性。所謂無目的性就是用戶通過隨意地瀏覽網頁，發現自己感興趣的檔案信息資源。這就主要表現為用戶的潛在需求，雖然潛在需求由于種種原因沒有完全表達出來，但是這種需求是龐大的，對此我們必須重視。而特色化、專題化的檔案信息資源往往會成為激發它的最佳利器。

3 檔案用戶對網絡檢索工具的需求分析

檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。在網絡環境下，檢索工具仍然是連接用戶和需求的“橋梁”。但是與這種對網絡檢索工具的需求又較傳統環境有所不同：一方面，由于網絡環境的海量信息以及網絡檔案信息資源本身的日益豐富，對網絡檢索工具的依賴加深；另一方面，用戶在到達信息客體之前，更多的時候需要兩道“橋梁”，第一道在網絡環境下將用戶與檔案信息服務機構的網絡平臺連接起來，第二道才是將用戶網絡檔案信息資源聯系起來。因此，網絡檢索工具應該包括兩部分：網絡搜索引擎和站內檢索服務功能。以北京市勞動模范檔案的查詢為例，先要通過百度或者其它網絡搜索引擎定位到“北京市檔案信息網”，再通過“查檔服務”中的檔案查詢系統對勞動模范檔案目錄數據庫進行查詢。只不過在研究中，往往更重視后者，即站內檢索服務功能。

無論是搜索引擎還是站內搜索引擎，它們對信息需求的影響因素主要表現在以下：（1）檢索功能。包括基本檢索功能和高級檢索功能。（2）檢索效果：相對查全率、相對查準率、重復率、死鏈接率；（3）檢索結果顯示。顯示定制、相關性排序規則；（4）用戶負擔：用戶界面、在線幫助、檢索式輔助構造。一般而言，搜索引擎所能提供的檢索功能越完善，檢索效果越好，顯示越科學，速度越快，用戶負擔越小，信息用戶的需求滿足程度就會越高。值得注意的是，對于檔案數據庫，例如檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫等，不同數據庫的綜合搜索也顯得尤其重要。

從總體上來說，檔案網絡檢索工具還是基本上滿足了用戶對這一部分的需求。目前，我國大部分省級網站都提供了站內搜索引擎，對于檔案網絡數據庫也具備檢索查詢功能，尤其是北京市檔案館和上海市檔案館。但是，也應注意到這種檢索往往比較簡單，多只支持關鍵詞檢索，而不同平臺、不同館際的數據庫的聯合檢索也仍處于嘗試摸索階段。2006年5月，英國國家檔案館網站啟用了一個新的綜合性網絡搜索引擎——“國家檔案館綜合搜索 ”。通過該引擎 ，利用者就可以一次搜索到網站上的1 1個目錄和數據庫 ，該引擎還有許多有用的特性，如快速搜索 、高級搜索和把搜索結果按主題目錄分類等 。可見，與國外相比，我國的檔案網絡搜索引擎還存在一定的差距。

4 檔案用戶對網絡檔案信息服務的需求分析

信息服務概念有廣義和狹義之分。廣義的信息服務概念泛指以產品或勞務形式向用戶提供和傳播信息的各種信息勞動，包括信息的搜集、整理、存貯、加工、傳遞以及信息技術服務和信息提供服務等；而狹義的信息服務（或稱信息提供服務）則是指專職信息服務業針對用戶的信息需要，將開發好的信息產品以用戶方便的形式準確傳遞給特定用戶的活動。本文從信息服務狹義的概念出發，將網絡檔案信息服務理解為檔案信息服務部門在網絡環境下為滿足用戶的信息需要，將檔案信息資源以最優的形式，通過方便、經濟、高效的方式傳遞給用戶的活動。

需求的滿足就用戶而言是一個獲取信息的過程，而就信息機構而言是一個信息服務的過程。信息服務質量的優劣、工作效率的高低直接關系到用戶信息需求的實現及其滿足程度，也會影響到用戶需求的再生。其中信息服務的成本及服務收費、信息服務的易用性、速度與效率、適應變化的靈活性、提供信息的準確性等是實現高質量、高效率信息服務的主要因素。

針對檔案用戶而言，對檔案網絡信息服務的需求主要表現在：（1）基礎性服務。在網絡環境下檔案用戶群體龐雜，不同的用戶類型對于檔案信息服務有不同的要求，有的側重于信息的及時、準確，有的則更關注信息的全面性。因而，總的來說，要求信息服務機構應該提供準確、及時、全面、經濟、便捷的信息服務。用戶的這些需要可以概括為基礎性服務需求，是對整個信息服務的最基礎的需求。（2）個性化服務。要求信息機構針對不同信息用戶的信息素質和差異化的信息需求，開展個性化定制，根據用戶的查詢習慣及所需信息資源類型、種屬，提供個性化服務。（3）“一站式”服務。即可以通過統一的服務界面，檢索查詢多個分散的數據資源庫中的種類信息資源。這種服務往往不僅需要提供檔案信息線索，還要求可以在網上直接獲取檔案全文信息。在這三大需求層次中，基礎性服務是用戶對信息服務的最基本的需求，而后兩者則是用戶的更高層次的需求，較前者而言呈現出“隱性”特征。

目前，我國的檔案網絡服務已初具規模，大部分檔案局和檔案館已建立起局域網和網站，并連入因特網，無論數量上和質量上比創建初期都有了很大發展。通過網站利用者既可以了解最新的檔案工作信息，也可以獲得部分檔案資料。但是檔案網絡服務仍存在很多問題，例如檔案網站突出了檔案工作，而沒有注重檔案本身；提供的服務形式單一，缺乏與用戶的互動；導航信息不完備；網站欄目設置不合理，頁面設計不夠簡潔美觀；檔案網站各自為政,缺乏統一規劃等。此外，由于地區發展的不平衡性，不同地區的服務水平也存在著很大差異。

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