辦公室管理與工作人員素質

楊慶慧

［摘要］ 辦公室是單位和公務機構中的中心部門，工作性質特殊、綜合性強。新形勢下，如何做好辦公室管理工作，提高辦公效率，關鍵在于提高辦公室工作人員整體素質。

［關鍵詞］ 人員素質； 管理方法； 辦公室

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 053

［中圖分類號］F272.92［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）16- 0087- 02

辦公室是各種企事業單位和公務機構的心臟、窗口和形象，在各部門、各單位的工作聯系中它起著上傳下達、承前啟后的重要作用。新形勢下，隨著機構的變革和發展，辦公室的地位和作用日顯重要。如何把辦公室建設成為把握全局的參謀中心、傳達政令的指揮中心、管理事務的協調中心和機關工作的服務中心，辦公室工作人員的素質建設已經成為新時期辦公室建設的主要問題。辦公室工作人員的素質直接關系到辦公效率的高低。因此，加強辦公室工作人員管理與建設，提高辦公室工作人員素質是辦公室工作的首要目標和關鍵任務。

１強化意識，提高思想素質

１．１加強思想道德修養，提高職業道德水平

道德修養是人類道德精神的升華，是指一個人在思想品質、道德意識等方面經過自我鍛煉、自我改造、自我教育所達到的一定的道德水平和在實踐中所形成的道德情操。良好的思想道德修養，高尚的職業道德是辦公室工作人員規范辦公的前提條件。作為領導的參謀，辦公室工作人員思想道德和工作作風必然會因其自身言行影響決策層的形象與威信。所以辦公室工作人員必須加強自己的思想道德修養，堅持正確的政治方向，在思想上、政治上和黨中央高度保持一致。努力學習黨的理論成果和相關法律法規，刻苦鉆研業務知識，不斷提高理論素養的同時，也提升自己的思想境界和道德水準。不僅學會明白做人，還要學會實在做事。嚴格按照領導的指示和意圖辦事，任勞任怨，埋頭苦干，加強保密觀念，嚴守機密，恪守職業道德，自重自強，公道正派，不做違反原則的事情。只有通過自己的不懈努力，才能不斷地提高自身思想素質，搞好服務工作。

１．２強化意識，提高效率

辦公室是聯系領導層與職工、機關與基層、本單位與外單位的橋梁。辦公室的責任則在于輔助領導完成決策和指揮工作，在于協調職能部門完成好組織實施工作。所以，辦公室工作人員必須樹立大局為重、出謀劃策、服務至上、無私奉獻的工作意識，才能真正適應領導者和職能部門的工作節奏，最大限度提高工作效率。

作為一個特殊的核心綜合部門，由于承載著參政議政、溝通協調，督辦落實、文件督辦、管理事務等多項職能，辦公室人員必須立足本職，胸懷全局，認識問題、分析問題、出謀劃策等都要自覺從大局出發，以大局為重，注重整體效果，統籌兼顧。正確處理好大局利益與局部利益、集體利益與個人利益之間的關系。始終牢記為人民服務為宗旨，牢固樹立服務意識，全方位、全過程、高效率為領導搞好服務，充分發揮其協調各方的作用。以積極的態度，為基層和群眾搞好服務，把工作做深、做細、做實，讓領導、讓群眾真正滿意。在面對復雜矛盾、難以解決的問題時，辦公室工作人員要做好參謀助手的角色，要善于為領導出謀劃策，在決策前先調查研究，結合實際情況，提出一些建議供領導參考。準確有效的謀略，是領導科學決策的前提，也是辦公室工作效率的體現。

辦公室是窗口，辦公室的服務質量直接影響到單位和領導在群眾中的形象和地位。辦公室工作人員只有牢固樹立服務意識，把服務領導、服務機關、服務基層、服務群眾作為辦公室工作的宗旨。樂于奉獻、吃苦耐勞，不計得失、腳踏實地，講實干、辦實事，才能全面提高服務質量和服務水平，工作取得實效。

２強化能力，提高業務素質

２．１溝通協調能力

辦公室擔負著保證各級各部門上下聯系暢通和工作正常運轉的重任。綜合協調工作做好了，就能消除因政策抵觸、利益矛盾而引起的內耗，讓領導集中精力抓大事，提高工作的整體效能。因此，辦公室工作人員在工作中要做好縱橫協調、內部協調等多方面工作，妥善處理各方面關系，按制度、按原則盡最大努力滿足和適應各項工作的需求。這就要工作人員要能深入實際、理性思考，協調處理好各種工作。在有效的溝通協調時能夠以人為本，坦誠相待、體諒謙讓。具體工作中注重溝通細節、注重調查研究、注重分析結果。在處理工作時有良好的心態和較高的語言溝通能力，能準確傳達領導的中心思想，表達時用詞準確，不拖泥帶水，富有表現力，贏得理解和支持，這樣就能形成合力，營造良好的辦公氛圍。

２．２公文處理能力

公文處理是辦公室工作的一項重要職能，它不僅體現出機構高度的權威性、嚴肅性和有效性，而且反映了辦公室工作人員的思想作風、工作作風和文風，同時也是辦公室做好管理、協調、服務等工作的具體體現。為保證工作高效開展和落實，這就要求辦公人員在公文處理工作中著力大局，堅持正確的政治方向，在行文過程中做到嚴肅認真、一絲不茍，保證公文不出現錯誤和偏差。在辦文程序上能嚴格把關、規范手續。審核公文時把問題遏制在發文之前，重點審核文種、格式、標題、要素、附件等是否正確、規范、簡潔、齊全、完整。行文時還要保證文字嚴謹規范、準確精煉，印發出主題鮮明、觀點鮮明、文字簡潔的高質量文件，切實推進辦文進度，確保公文高效流轉，提高工作效率。

２．３辦公自動化系統運用能力

在信息化社會的今天，先進的網絡科技已融入到傳統的辦公方式中，現代化辦公方式正在不斷改造著傳統意義上的辦公室，復雜、繁瑣的辦公室事務逐步自動化、流程化和數字化，各單位、部門的工作效率大大提高。辦公自動化涉及到各部門、各機構中的每一個領域、每一個人，很多辦公室工作已采用自動化、流水線式的工作方式，如文件處理，從起草、審核、簽發、發文，到收文、簽收、批辦、辦文、催辦等。它的完成涉及很多人、很多環節，其中任何一個環節如果出現障礙，下一個環節就無法順利進行。這就要求每一位辦公室工作人員，必須系統掌握計算機辦公自動化方向所必需的專業基本知識和基礎理論，熟悉使用辦公室現代化設備以及計算機設備的相關技能，能夠進行常用網絡安裝與維護。才能適應現代社會自動化辦公的工作要求，真正實現跨部門流程化協同工作，提升工作效率。

總之，只有德才兼備的高素質辦公室工作人員才能適應復雜多變的現代辦公室工作，才能及時高效地做好辦公室工作，才能創出佳績。