研究檔案信息管理電子化的應用與影響

樊云

［摘要］ 信息技術的普及與發展推動了檔案管理的電子化，檔案信息的管理也應該朝著電子化的方向發展。檔案信息管理電子化具有傳統的管理方式所不具有的優勢，但也存在一些問題。檔案管理人員要轉變觀念，提高認識，積極應用電子化管理。［關鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 應用

［中圖分類號］G270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

檔案信息的管理是指相關部門對檔案實體和檔案信息進行有效的管理并提供相應的利用服務等各項業務的總稱。近年來，隨著計算機技術的普及與發展，信息的電子化處理也越來越普遍地運用到我們日常工作生活中。一些企事業單位由于檔案信息管理過于復雜，采用傳統的人工管理方式，效率低下而且極易出現差錯，而借助于計算機電子化技術，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準確率。隨著市場經濟的不斷發展完善，加強檔案信息的管理對于企業的發展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應用與影響，具有非常積極的現實意義。

1檔案信息管理電子化的優勢和問題

在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關心的當然是最終呈現在他們面前的信息內容 ，而這些信息可能是來自于各個不同的文檔，而把這些檔案信息進行有效的綜合，再系統地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責任。檔案的管理事實上是一個去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現必須具有系統性、真實性和價值性等多種特點，這樣用戶才能得到較為完善的服務。檔案的電子化是檔案管理的發展趨勢。

1．１檔案信息管理電子化的優勢

檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優勢。其一，它可以發揮現有計算機的潛能，提高計算機的利用率。經調查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計算機，但是這些計算機的開發功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發揮其現有的潛能，提高工作效率，并節約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長，也會對檔案應有價值的發揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關的信息加工，快捷地出版二次文獻。其三，實現檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產出，可以從根本上擺脫信息加工受經費限制的不利局面。

1．２檔案信息管理電子化過程中存在的問題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應用與推行，但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規格上存在很大的差異，時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統，檔案信息管理的進度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數據交換機讀目的的檔案系統，檔案管理和網絡管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實現標準化和規范化。檔案信息自動化系統的功能并沒有得到充分的發揮，而檔案業務基礎工作的標準化和規范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下。檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關的復合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進行計算機知識方面的學習，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進了現代化的計算機系統，但卻沒有人靈活運用，也沒能發揮其應有的實際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2檔案信息管理電子化的應用策略

2．１轉變思想，提高領導者的現代化意識

在進行檔案信息電子化的過程中，領導者的現代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領導具備一定的現代化管理意識，積極引進檔案管理的電子化處理系統，而且也想方設法吸引相關的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領導，眼光狹隘，認識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現代化的辦公應用系統，工作手段落后，人員素質低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉變思想，切實提高領導者的現代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進程。

2．２謹慎選擇技術路線

近些年來，信息科技取得了突飛猛進的發展，這也是技術革命的主要特征，目前微機工作站、服務器性能的提高以及應用軟件的開發過程對我國檔案信息的電子化進程有著非常重要的影響，在這種條件下，謹慎選擇合適的技術路線是非常重要的，應該在單位積極推行先進的電子信息處理技術，促進經濟效益和技術因素的統一發展。當前檔案信息電子化存在的一個問題是，檔案信息的電子化進程對于技術的因素要求很高，但現實的技術發展條件卻無法滿足這種要求，因此，要謹慎選擇技術路線，通過不斷提高技術水準來滿足檔案信息電子化發展過程中對于技術的要求。

2．３提高檔案管理人員的素質

當前，要做好檔案信息的電子化處理工作，人才具有很大的決定性作用，檔案管理部門要積極引進具有現代化信息處理技術的工作人員，還要不斷地加強對現有人員的技術培訓，一方面提高他們的計算機操作水平，使他們了解檔案信息處理的每一個具體的流程；另一個方面，提高他們的責任心，使他們認識到檔案管理工作的重要性，以飽滿的熱情投入到檔案信息電子化管理的工作中去。