淺談檔案信息化及其管理

李賀

摘 要:信息化是檔案事業發展的基本要求和發展方向。檔案管理的現代化水平,主要看其檔案信息化的程度如何。本文結合自身的工作經驗,對檔案信息化及其管理提出幾點體會。

關鍵詞:檔案信息化檔案管理

中圖分類號:TP391 文獻標識碼:A 文章編號1674-098X(2012)05(b)-0207-01

1 檔案信息化的基本內容及內在聯系

“檔案是歷史的原始記錄”,其本身就是一種可以被充分利用的信息資料。必須明確,被信息化處理的檔案不僅僅限于檔案本身所記載的原始內容,還包括將其加工處理后與其他信息整合后而成的更為寬泛的信息。由此可知,檔案信息化的基本內容包括兩方面:一是將檔案原始內容進行整合再加工而成的信息,即狹義上的檔案信息化;二是將檔案信息內容與社會其他信息進行整合再加工而成的信息,即廣義上的檔案信息化。故此,在現有技術條件下,檔案信息化既要達到促進檔案原始包含信息進入社會交流系統的目的,還要達到將檔案中的信息與其他信息整合再加工形成的信息在社會中廣為傳播的目的,從而服務于經濟社會的協調發展。誠然,這兩方面的目的是相互聯系,相互依存,相互促進的,并不能孤立存在。其原因在于檔案信息一旦服務于經濟社會發展,狹義的檔案信息化,必將與經濟社會發展有機聯系在一起,必將與社會其他信息整合到一起形成的信息為社會經濟發展廣泛地得以利用,即成為廣義上的的檔案信息化,從而使經濟社會得以協調發展。

2 促進檔案信息化的基本做法

2.1 檔案專業技術人員要樹立檔案信息化的理念和意識

辯證唯物主義認為,意識具有主觀能動性,一定的社會意識會產生一定的社會能動作用。檔案的信息化過程是一種社會活動,檔案的社會意識的能動性必將產生檔案信息化的理念,必將推動檔案信息化建設的順利開展。所以,在一定意義上說,檔案信息化就是理念和意識與檔案原始內容的信息化過程。檔案專業技術人員是檔案信息化建設的主要參與者,其能動性的高低直接關乎檔案信息化建設成敗與否。所以,檔案專業技術人員只有樹立檔案信息化的理念和意識,認識到檔案信息化建設在經濟社會發展中的重要性,才會具有強烈的使命感和責任心,才會主動關心和全身心地投入到檔案信息化過程之中,努力做好信息化建設的各項工作,主動整合和加工社會信息于信息化的檔案內容中,將檔案信息化與經濟社會發展有機地結合起來,充分發揮自己的業務水平。

2.2 充分利用各種科學技術和設備

配備相應設備和軟件:在檔案信息化過程中,要配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備,要購置適合的信息化管理應用軟件,通過培訓和繼續教育等形式,推廣信息化建設的儀器設備和軟件的正確使用,逐步建立共享服務平臺供查閱。

檔案中心目錄及全文的電子化:檔案信息數據錄入是目錄中心的基礎工作之一。對收集得到的各種檔案資料,要堅持邊整理邊錄入的原則,建立統一的信息保存標準,做到紙質檔案和電子檔案雙留存,逐步推動檔案信息電子化的進程,以便更好地服務于社會。

界定網上查詢信息的級別:要參照國家的法律法規制訂密級標準,合理界定室藏檔案的密級為為公開、內部、秘密還是機密;要根據檔案信息使用者合理界定不同的信息查詢者的權限,確保國家檔案信息安全。

2.3 提高檔案信息的管理水平

要安全高效地管理電子檔案:國家檔案局制定的《全國檔案信息化建設實施綱要》要求加強電子文件歸檔管理,各級機關和企業、事業單位檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導,保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效因此,必須選擇適合自身特點的檔案信息化應用軟件和配套設備,有計劃有針對性地開展檔案信息化工作,這既可以達到科學、高效管理電子文件的目的,同時電子文件作為一種信息資源,經過應用軟件的合理整合,既積累了電子文件,又成為經濟社會發展過程中的重要資源。

要選取適合的檔案信息化應用軟件:信息化建設的理念和意識的形成和發展,需要檔案信息化應用軟件作強有力的支撐,這是檔案信息化付諸實施的重要條件之一。檔案信息化應用軟件應具有操作簡便、功能全面、智能、便捷、高效等優點,是疏通信息化管理脈絡的關鍵環節,是提高檔案信息化工作質量和工作效率的關鍵環節,是檔案信息化建設成敗的關鍵環節。

3 檔案信息化管理的相關問題

3.1 加強檔案信息化建設

要選擇適合自身情況的檔案信息化應用軟件,依據國家法律法規制定檔案信息化管理的相關規章制度,破除不適應檔案信息化要求的管理體制,破除地域和部門間的條塊分割,加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,逐步提高信息交換的力度和共享水平,使其有利于公眾查閱和利用。

3.2 加強專業技術人員的培訓和考評

建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化專業技術人員的培訓制度和考評制度并切實予以實施,逐步提高其整體業務水平。

3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識

要加強計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等培訓,加強新技術、新設備、新方法的培訓,普及信息技術知識,提高掌握和運用現代化技術的技能,只有切實掌握計算機信息管理應用軟件的靈活運用,才能正確使用應用軟件并做到檔案信息化,使之保持在良好運行狀態之中。

3.4 保證信息的錄入質量

必須全面而準確地錄入檔案信息并予以整合加工,否則難以保證信息化建設正常運行。因為信息質量是計算機檔案信息化應用軟件運用成敗的關鍵。同時,必須建立信息的審核和把關制度,在信息錄入之前對其進行審核,在信息錄入之后要認真校對,保證信息的科學性、準確性、實用性、保密性和時效性。

計算機作為一種現代化的管理工具,在信息處理、數據分析及其管理過程中具有舉足輕重的作用。借助計算機高效、快捷、便利的信息化數據處理功能,可以為檔案信息化過程實現現代化。所以,只有充分利用基于計算機的應用軟件及其相關設備,利用計算機和網絡搭建專門的檔案信息化平臺,保證檔案信息化與社會信息化同步發展同步利用,逐步提高檔案信息化及其管理水平,提供快捷有效的檔案信息服務,可以為經濟社會的快速發展起到保駕護航的作用。

參考文獻

[1] 唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(3):32～35.

[2] 夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(3):29～31.