保密形勢下如何做好檔案利用工作的思考

崔麗娟

摘 要:文章通過分析在重視國家保密工作的情況下檔案利用存在的問題,并結合實際采取實施了加強完善檔案利用管理工作的途徑和方法,為充分發揮檔案的最大價值,提出了實現檔案多元化利用管理的思路。

關鍵詞:保密工作檔案利用規范流程多元化管理

中圖分類號:TM306 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(b)-0212-01

隨著我國空間技術的快速發展,空間環境工程領域取得了豐碩成果,在型號研發和科研生產各項管理工作中,航天檔案發揮了重要作用,提供了有效的技術支持和資源保障,檔案資源的巨大利用價值早已為公眾所認知。因此,檔案的有效利用更顯得愈來愈重要。但涉密檔案尤其是絕密級、機密級檔案是黨和國家以及航天企業的核心秘密,關系到黨和國家的安全,關系到國家政治、軍事和航天事業的成敗。由于保密工作不斷加強,檔案的快捷利用也面臨著嚴峻的挑戰,如何在嚴格加強保密工作的條件下,處理好檔案的提供利用工作顯得尤為重要。

1 檔案利用工作面臨的新問題

檔案利用工作是檔案管理的中心工作,在整個檔案工作中只有檔案利用工作直接與利用者發生關系,直接體現檔案工作的政治性和服務性,占有突出的重要地位。只有通過有效的開發利用,才能使檔案為科研生產等各項管理工作服務,以達到檔案工作的根本目的,否則,檔案工作就失去了方向,檔案工作乃至檔案就失去了存在意義。在保密工作不斷加強的工作條件下,為了充分發揮檔案的寶貴資源,滿足空間環境工程及相專業關領域研究的需求,筆者認為目前在高度重視國家保密的同時,開展檔案的利用工作還存在一些問題。

1.1 密級編研資料,利用者不愿意保管利用

檔案工作的根本目的就是為各項工作提供服務。檔案工作者通過辛勤的勞動,編寫出大量的史料編研資料,由于內容涉及型號研制等涉密信息,編輯出版的《年鑒》、《大事記》、《所史》等編研資料都是秘密級及以上資料,在資料發放過程中,利用者既高興又不愿意接受保存,部分人員擔心保管使用不當,出現保密問題,拒收編研資料,使史料編研資料的利用受到極大影響。

1.2 重視檔案的保管,輕視檔案的利用

做好檔案工作就是維護整個檔案的完整和安全。收集、整理、鑒定和提供利用等是整個檔案工作需要共同擔負的任務,而保管工作則是實現這一任務和要求的重點環節。在嚴格的保密工作環境下,涉密檔案的保管工作具有重要意義,如果涉密檔案保管工作做不好,會給檔案工作的其他環節造成不便,甚至使整個檔案工作蒙受無法彌補的損失。但檔案保管工作不是“為保管而保管”,其最終目的是為了保證航天事業及空間環境工程相關領域對檔案的利用,不能片面地的強調涉密檔案的保管,而輕視檔案的開發利用。

1.3 檔案鑒定不及時,影響有效利用

提供檔案鑒定是檔案開放利用前的一項重要工作。檔案鑒定主要從其性質的價值、質量和使用三方面科學而準確地區分、判定檔案的開放利用與控制范圍。但在實際鑒定過程中,往往出現過于重視檔案的保管和保密,無視保密期限的時效和范圍,特別是涉密和非涉密檔案混在一起,給鑒定工作帶來繁重的工作量,致使部分檔案未能及時鑒定,延誤了檔案的開發和利用,無法實現檔案資源合理有效的使用。

2 加強完善檔案的利用管理工作

根據新時期保密工作的特點,更加需要多元化、多角度的加強對檔案管理的開發和利用。科學有效的實現對檔案的保管、鑒定、開發利用工作,完善便捷科技人員的檔案利用體系,最大限度的滿足對檔案的需求服務,筆者認為應從以下幾方面實施:

2.1 加強檔案利用管理,提高檔案人員素質

檔案工作者要加強檔案的利用管理。首先,要提高認識,轉變觀念。在航天嚴峻的保密形勢下,在嚴格執行國家《保密法》和各級相關保密規定的前提下,更要積極開展檔案的利用工作,克服重藏輕用的傳統理念,克服對檔案封閉期的制約;其次,要增強檔案的服務意識,建立檔案利用體系。面對新形勢下保密管理的要求,對檔案人員也提出了新的挑戰,檔案人員必須樹立以“有效科學利用”為原則,以服務科研為己任,以滿足科技人員的最快最大需求為目標,利用檔案資源,開拓思路勇于創新;第三,提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員具有特殊的身份和地位,有知密多、知密深、并掌握豐富的檔案信息資源,他們對于保守黨和國家的秘密負有比一般人員更加重大的責任。因此,檔案保密與利用工作的好壞,關鍵是提升檔案管理人員的素質,需要定期對檔案管理人員進行培訓,提高檔案人員政治素養和工作技能;第四,加強檔案的日常管理工作。檔案的調閱、移出、銷毀等環節應嚴格按規定手續辦理,認真履行審批、登記、簽字手續,任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時檢查,一旦發現失密、泄密問題,應及時查明原因,進行補救,確保檔案安全。

2.2 加強檔案制度建設,完善規范審查流程

航天檔案在科研型號研制工作中發揮著重要作用,因此也愈來愈受到各方面的重視。檔案各項制度建設日趨完善,特別是關于檔案利用的管理規章制度也進行了修訂完善:一是建立健全檔案管理制度,用規范化、標準化的要求,對檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作進行嚴格把關。二是建立統一的檔案管理網絡,在大力開展電子檔案利用工作的同時,設置涉密人員的利用權限,確保不失密、不泄密。四是重點完善審查檔案利用管理流程,如閱覽制度、外借制度、復印制度等,嚴密控制各個環節。五是建立檔案開放的保密審查機制,涉密檔案的開放鑒定,要嚴格執行《保密法》及保密相關規定,在不違背保密原則的前提下,正確處理好檔案的保密和控制使用的關系,形成檔案安全利用體系。根據實際情況,對不同需求的人員設置不同的利用范圍,規范審批手續,嚴格按照各項檔案利用的規章制度進行操作和執行。但在嚴格保密的工作條件下,要對檔案進行有效的開發利用,還需要在實踐工作中不斷完善和創新。

3 實現檔案多元化的利用管理

信息技術的發展推動了電子檔案的廣泛使用。檔案工作以紙質檔案為主,電子檔案為輔,目前,對紙質文件涉密檔案的利用,已經建立了完善的管理規定,但對電子檔案的利用還需要不斷加強和完善,要實現紙質、電子及網絡等多元的檔案管理的利用模式,實現“雙軌制”的利用管理:

一是要在OA公文辦公軟件上建立檢索查找利用系統。根據保密規定,OA公文辦公系統上的院文件僅能使用閱批功能,通常院發公文都是電子文件,如需紙質文件,必須到院機要處辦理紙質文件借閱手續,不僅浪費時間,而且降低了效率。因此要利用信息化的手段,在保密許可的條件下,在OA辦公軟件建立對院級公文的檢索利用系統,為利用者提供便捷、高效的檢索服務。

二是利用所網開展電子檔案的利用工作。所網的主界面于2004年建立了“公文查詢”專欄,通過“公文查詢”可以查詢到本所歷年來形成的全部公文(不含涉密文件),本所公文隨時上網發布,利用年份、單位、文號、時間、主題詞等檢索方式,可查到所需要的文件。做到了利用的高效快捷。

三是建立史料編研數據庫,將大量的史料編研資料由紙質轉化為電子版,設置密級文件加密權限,避免部分利用者對保密保管不善問題的顧慮,符合密級權限的人員可以進行快速查閱,可以更加方便利用者的檢索利用,充分發揮檔案史料編研的作用,達到方便利用的目的。同時也可以減少出版印刷的費用、節省了經費。

四是建立檔案信息數據庫,將檔案全文信息上網(不含涉密檔案),與檔案原件相比,檔案目錄、摘要等所能反映出的內容是極為有限的,而全文檢索則能解決這一問題,能夠更加準確提供檢索和更為優質的服務,這也是檔案利用的發展趨勢。

綜上所述,在嚴格保密工作形勢下,更加需要正確處理好檔案利用與保密的關系。在強調檔案利用的同時,不放松保密工作,對二者進行辯證處理,只有做好保密維護工作,才能更加充分安全的利用檔案資源,充分發揮檔案的最大價值。