保密形勢下如何做好檔案利用工作的思考

崔麗娟

摘 要:文章通過分析在重視國家保密工作的情況下檔案利用存在的問題,并結(jié)合實際采取實施了加強完善檔案利用管理工作的途徑和方法,為充分發(fā)揮檔案的最大價值,提出了實現(xiàn)檔案多元化利用管理的思路。

關(guān)鍵詞:保密工作檔案利用規(guī)范流程多元化管理

中圖分類號:TM306 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(b)-0212-01

隨著我國空間技術(shù)的快速發(fā)展,空間環(huán)境工程領(lǐng)域取得了豐碩成果,在型號研發(fā)和科研生產(chǎn)各項管理工作中,航天檔案發(fā)揮了重要作用,提供了有效的技術(shù)支持和資源保障,檔案資源的巨大利用價值早已為公眾所認知。因此,檔案的有效利用更顯得愈來愈重要。但涉密檔案尤其是絕密級、機密級檔案是黨和國家以及航天企業(yè)的核心秘密,關(guān)系到黨和國家的安全,關(guān)系到國家政治、軍事和航天事業(yè)的成敗。由于保密工作不斷加強,檔案的快捷利用也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn),如何在嚴格加強保密工作的條件下,處理好檔案的提供利用工作顯得尤為重要。

1 檔案利用工作面臨的新問題

檔案利用工作是檔案管理的中心工作,在整個檔案工作中只有檔案利用工作直接與利用者發(fā)生關(guān)系,直接體現(xiàn)檔案工作的政治性和服務(wù)性,占有突出的重要地位。只有通過有效的開發(fā)利用,才能使檔案為科研生產(chǎn)等各項管理工作服務(wù),以達到檔案工作的根本目的,否則,檔案工作就失去了方向,檔案工作乃至檔案就失去了存在意義。在保密工作不斷加強的工作條件下,為了充分發(fā)揮檔案的寶貴資源,滿足空間環(huán)境工程及相專業(yè)關(guān)領(lǐng)域研究的需求,筆者認為目前在高度重視國家保密的同時,開展檔案的利用工作還存在一些問題。

1.1 密級編研資料,利用者不愿意保管利用

檔案工作的根本目的就是為各項工作提供服務(wù)。檔案工作者通過辛勤的勞動,編寫出大量的史料編研資料,由于內(nèi)容涉及型號研制等涉密信息,編輯出版的《年鑒》、《大事記》、《所史》等編研資料都是秘密級及以上資料,在資料發(fā)放過程中,利用者既高興又不愿意接受保存,部分人員擔心保管使用不當,出現(xiàn)保密問題,拒收編研資料,使史料編研資料的利用受到極大影響。

1.2 重視檔案的保管,輕視檔案的利用

做好檔案工作就是維護整個檔案的完整和安全。收集、整理、鑒定和提供利用等是整個檔案工作需要共同擔負的任務(wù),而保管工作則是實現(xiàn)這一任務(wù)和要求的重點環(huán)節(jié)。在嚴格的保密工作環(huán)境下,涉密檔案的保管工作具有重要意義,如果涉密檔案保管工作做不好,會給檔案工作的其他環(huán)節(jié)造成不便,甚至使整個檔案工作蒙受無法彌補的損失。但檔案保管工作不是“為保管而保管”,其最終目的是為了保證航天事業(yè)及空間環(huán)境工程相關(guān)領(lǐng)域?qū)n案的利用,不能片面地的強調(diào)涉密檔案的保管,而輕視檔案的開發(fā)利用。

1.3 檔案鑒定不及時,影響有效利用

提供檔案鑒定是檔案開放利用前的一項重要工作。檔案鑒定主要從其性質(zhì)的價值、質(zhì)量和使用三方面科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放利用與控制范圍。但在實際鑒定過程中,往往出現(xiàn)過于重視檔案的保管和保密,無視保密期限的時效和范圍,特別是涉密和非涉密檔案混在一起,給鑒定工作帶來繁重的工作量,致使部分檔案未能及時鑒定,延誤了檔案的開發(fā)和利用,無法實現(xiàn)檔案資源合理有效的使用。

2 加強完善檔案的利用管理工作

根據(jù)新時期保密工作的特點,更加需要多元化、多角度的加強對檔案管理的開發(fā)和利用。科學有效的實現(xiàn)對檔案的保管、鑒定、開發(fā)利用工作,完善便捷科技人員的檔案利用體系,最大限度的滿足對檔案的需求服務(wù),筆者認為應(yīng)從以下幾方面實施:

2.1 加強檔案利用管理,提高檔案人員素質(zhì)

檔案工作者要加強檔案的利用管理。首先,要提高認識,轉(zhuǎn)變觀念。在航天嚴峻的保密形勢下,在嚴格執(zhí)行國家《保密法》和各級相關(guān)保密規(guī)定的前提下,更要積極開展檔案的利用工作,克服重藏輕用的傳統(tǒng)理念,克服對檔案封閉期的制約;其次,要增強檔案的服務(wù)意識,建立檔案利用體系。面對新形勢下保密管理的要求,對檔案人員也提出了新的挑戰(zhàn),檔案人員必須樹立以“有效科學利用”為原則,以服務(wù)科研為己任,以滿足科技人員的最快最大需求為目標,利用檔案資源,開拓思路勇于創(chuàng)新;第三,提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有特殊的身份和地位,有知密多、知密深、并掌握豐富的檔案信息資源,他們對于保守黨和國家的秘密負有比一般人員更加重大的責任。因此,檔案保密與利用工作的好壞,關(guān)鍵是提升檔案管理人員的素質(zhì),需要定期對檔案管理人員進行培訓,提高檔案人員政治素養(yǎng)和工作技能;第四,加強檔案的日常管理工作。檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理,認真履行審批、登記、簽字手續(xù),任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時檢查,一旦發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時查明原因,進行補救,確保檔案安全。

2.2 加強檔案制度建設(shè),完善規(guī)范審查流程

航天檔案在科研型號研制工作中發(fā)揮著重要作用,因此也愈來愈受到各方面的重視。檔案各項制度建設(shè)日趨完善,特別是關(guān)于檔案利用的管理規(guī)章制度也進行了修訂完善:一是建立健全檔案管理制度,用規(guī)范化、標準化的要求,對檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作進行嚴格把關(guān)。二是建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò),在大力開展電子檔案利用工作的同時,設(shè)置涉密人員的利用權(quán)限,確保不失密、不泄密。四是重點完善審查檔案利用管理流程,如閱覽制度、外借制度、復印制度等,嚴密控制各個環(huán)節(jié)。五是建立檔案開放的保密審查機制,涉密檔案的開放鑒定,要嚴格執(zhí)行《保密法》及保密相關(guān)規(guī)定,在不違背保密原則的前提下,正確處理好檔案的保密和控制使用的關(guān)系,形成檔案安全利用體系。根據(jù)實際情況,對不同需求的人員設(shè)置不同的利用范圍,規(guī)范審批手續(xù),嚴格按照各項檔案利用的規(guī)章制度進行操作和執(zhí)行。但在嚴格保密的工作條件下,要對檔案進行有效的開發(fā)利用,還需要在實踐工作中不斷完善和創(chuàng)新。

3 實現(xiàn)檔案多元化的利用管理

信息技術(shù)的發(fā)展推動了電子檔案的廣泛使用。檔案工作以紙質(zhì)檔案為主,電子檔案為輔,目前,對紙質(zhì)文件涉密檔案的利用,已經(jīng)建立了完善的管理規(guī)定,但對電子檔案的利用還需要不斷加強和完善,要實現(xiàn)紙質(zhì)、電子及網(wǎng)絡(luò)等多元的檔案管理的利用模式,實現(xiàn)“雙軌制”的利用管理:

一是要在OA公文辦公軟件上建立檢索查找利用系統(tǒng)。根據(jù)保密規(guī)定,OA公文辦公系統(tǒng)上的院文件僅能使用閱批功能,通常院發(fā)公文都是電子文件,如需紙質(zhì)文件,必須到院機要處辦理紙質(zhì)文件借閱手續(xù),不僅浪費時間,而且降低了效率。因此要利用信息化的手段,在保密許可的條件下,在OA辦公軟件建立對院級公文的檢索利用系統(tǒng),為利用者提供便捷、高效的檢索服務(wù)。

二是利用所網(wǎng)開展電子檔案的利用工作。所網(wǎng)的主界面于2004年建立了“公文查詢”專欄,通過“公文查詢”可以查詢到本所歷年來形成的全部公文(不含涉密文件),本所公文隨時上網(wǎng)發(fā)布,利用年份、單位、文號、時間、主題詞等檢索方式,可查到所需要的文件。做到了利用的高效快捷。

三是建立史料編研數(shù)據(jù)庫,將大量的史料編研資料由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子版,設(shè)置密級文件加密權(quán)限,避免部分利用者對保密保管不善問題的顧慮,符合密級權(quán)限的人員可以進行快速查閱,可以更加方便利用者的檢索利用,充分發(fā)揮檔案史料編研的作用,達到方便利用的目的。同時也可以減少出版印刷的費用、節(jié)省了經(jīng)費。

四是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,將檔案全文信息上網(wǎng)(不含涉密檔案),與檔案原件相比,檔案目錄、摘要等所能反映出的內(nèi)容是極為有限的,而全文檢索則能解決這一問題,能夠更加準確提供檢索和更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù),這也是檔案利用的發(fā)展趨勢。

綜上所述,在嚴格保密工作形勢下,更加需要正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。在強調(diào)檔案利用的同時,不放松保密工作,對二者進行辯證處理,只有做好保密維護工作,才能更加充分安全的利用檔案資源,充分發(fā)揮檔案的最大價值。