國有企業(yè)檔案管理外包模式探討

胡聲漢

在當(dāng)前形勢(shì)下，國有企業(yè)檔案管理外包已經(jīng)成為眾多國有企業(yè)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的一種良好舉措。然而，長期以來，國有企業(yè)檔案管理部門主要是其自身對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，在外包的過程中會(huì)遇到外包單位不了解國有企業(yè)檔案管理流程、檔案涉及保密信息等方面的問題，基于此，有必要深入探索國有企業(yè)檔案管理外包模式，推動(dòng)國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展。

一、更新理念，提升檔案管理水平

目前國有企業(yè)檔案管理模式仍保持傳統(tǒng)模式，如何能提升檔案管理水平，以最小代價(jià)為企業(yè)換取最大收益，需要更新理念。檔案管理工作者的管理理念會(huì)使他們的行為及決策過程受到直接的影響。很長一段時(shí)期以來，國有企業(yè)檔案管理部門的檔案業(yè)務(wù)工作主要是由其檔案管理工作者進(jìn)行。與此同時(shí)，受到檔案保密原則的制約，國有企業(yè)的檔案部門一般不會(huì)請(qǐng)外部機(jī)構(gòu)、外部人員參與到檔案業(yè)務(wù)中來。因此，檔案管理工作者就會(huì)在管理理念方面產(chǎn)生一定的思維定勢(shì)。而國有企業(yè)檔案管理外包模式離不開外部力量的介入，需要讓外部力量參與到外包的檔案業(yè)務(wù)工作中來。受到已經(jīng)形成的工作理念的影響，國有企業(yè)的檔案管理工作者會(huì)在一定程度上對(duì)于檔案管理外包存在著誤解或者曲解，甚至?xí)唤邮軝n案管理外包模式，這是非常不利于國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展的。在這樣的形勢(shì)下，國有企業(yè)檔案管理部門的檔案管理工作者必須切實(shí)更新檔案管理的工作理念，努力促進(jìn)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的有效開展。只有國有企業(yè)檔案管理部門的檔案管理工作者更新理念，才能夠切實(shí)提升檔案管理水平，推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)在最短的時(shí)間內(nèi)完成，最大限度地加快國有企業(yè)檔案信息數(shù)字化工作的進(jìn)程，推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。

二、以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對(duì)外包方進(jìn)行科學(xué)有效的評(píng)估

數(shù)字檔案館建設(shè)及檔案數(shù)字化工作外包為檔案業(yè)務(wù)整體外包帶來機(jī)遇。在這樣的大背景下，必須以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對(duì)外包方進(jìn)行科學(xué)有效的評(píng)估。在國有企業(yè)檔案管理外包的過程中，國有企業(yè)檔案管理部門必須采取有效的途徑來對(duì)外包方進(jìn)行評(píng)估。通常情況下，評(píng)估主要涵蓋了外包前的評(píng)估和外包后的評(píng)估兩個(gè)部分。其中，外包前的評(píng)估就是指對(duì)于外包前國有企業(yè)檔案管理部門對(duì)外包公司的信譽(yù)、資質(zhì)、業(yè)績、實(shí)力等所進(jìn)行的綜合評(píng)估，通過這種方式，準(zhǔn)確地掌握外包公司的綜合實(shí)力，從而避免在外包的過程中遇到風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于外包之后的評(píng)估，就是說，國有企業(yè)檔案管理部門對(duì)外包公司進(jìn)行檔案管理工作的成果給予一個(gè)綜合性的評(píng)估，驗(yàn)收檔案管理外包的合格情況，并且對(duì)于外包公司的外包工作質(zhì)量的高低給予一個(gè)公正、客觀、科學(xué)的評(píng)價(jià)。在評(píng)估的過程中，國有企業(yè)檔案管理部門必須采取一套較為健全的評(píng)估指標(biāo)體系，同時(shí)，結(jié)合這些評(píng)估體系來有針對(duì)性地給予評(píng)估，防止出現(xiàn)隨意評(píng)估以及根據(jù)個(gè)人情感進(jìn)行評(píng)估的問題。

三、在檔案管理外包的過程中加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)

檔案管理外包需要考慮涉密檔案、擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)等類型檔案的管理模式。國有企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行檔案管理外包工作的過程中，必須高度重視檔案信息的保密工作，切實(shí)避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。尤其是對(duì)于檔案中所存儲(chǔ)的重要的信息，一定要給予充分的重視，堅(jiān)決杜絕檔案信息的泄露。因此，國有企業(yè)檔案管理部門在檔案管理外包的過程中，必須想方設(shè)法做好保密工作，切實(shí)加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，具體來說，應(yīng)該從以下幾方面著手。

第一，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)要求相關(guān)人員尤其是外包方工作人員簽訂保密協(xié)議書。在有關(guān)信息的泄密事件中，由于人為原因而造成的的信息泄密行為時(shí)有發(fā)生。國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)盡量使外包方認(rèn)識(shí)到保密的重要性，盡量讓外包公司的業(yè)務(wù)工作人員簽訂保密協(xié)議書，以此作為對(duì)工作人員烙守保密性的一個(gè)規(guī)范措施。

第二，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，使外包方對(duì)兩者分別進(jìn)行數(shù)字化的加工處理。國有企業(yè)檔案管理部門保存的很多檔案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密強(qiáng)。因此，外包方在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化工作時(shí)，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案、使外包方對(duì)兩者分別進(jìn)行數(shù)字化的加工處理。對(duì)于涉密檔案，尤其是記載著關(guān)于人事任免、處罰、升遷及黨務(wù)等檔案信息的涉密檔案材料，應(yīng)該與其他檔案材料分開并被單獨(dú)數(shù)字化加工處理，其工作場(chǎng)所應(yīng)是經(jīng)過周密布置的、保密性強(qiáng)的房間并且安排專人負(fù)責(zé)處理。對(duì)于非涉密性的檔案材料，則可以統(tǒng)一在指定的一般工作場(chǎng)所內(nèi)完成檔案信息的數(shù)字化的處理轉(zhuǎn)換工作。

第三，做好計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等的保密管理工作。檔案信息數(shù)字化工作，離不開計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備。對(duì)于國有企業(yè)檔案管理部門等來說，應(yīng)做好計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等的保密管理工作，保證計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等的安全。

四、進(jìn)一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理外包的基礎(chǔ)是工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有完善、明晰的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，方可使檔案業(yè)務(wù)外包范圍明確，管理責(zé)任清晰。通常情況下，國有企業(yè)檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理外包的過程中，會(huì)希望能夠在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到檔案管理外包的目標(biāo)，并且獲取最多的收益，為了真正達(dá)到目標(biāo)，就要求國有企業(yè)檔案管理部門進(jìn)一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)，有效地應(yīng)對(duì)檔案管理外包過程中可能會(huì)面臨的各種各樣的突發(fā)事件，例如，因?yàn)樵谕獍^程中的一時(shí)疏漏而造成的檔案材料被損壞的問題等等。具體來說，國有企業(yè)檔案管理部門必須建立一個(gè)具備較強(qiáng)操作性的檔案管理外包工作應(yīng)急方案，切實(shí)科學(xué)有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。國有企業(yè)檔案管理部門必須事先詳細(xì)、認(rèn)真地分析和策劃預(yù)想到的各種各樣的突發(fā)事件，并且給出切實(shí)科學(xué)的應(yīng)對(duì)方案，從而最大限度地避免檔案被損壞等問題的出現(xiàn)。與此同時(shí)，國有企業(yè)檔案管理部門也有必要建立健全責(zé)任問責(zé)制，真正明確責(zé)任范圍，保證最大限度地減小問題出現(xiàn)的概率，也能夠在問題出現(xiàn)的情況下及時(shí)有效地追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

本文研究了國有企業(yè)檔案管理外包模式，希望通過本文的研究，能夠有利于國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展，切實(shí)搞好國有企業(yè)檔案管理外包工作，提升國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

（作者單位：中國電力工程顧問集團(tuán)西北電力設(shè)計(jì)院）