淺談高校網(wǎng)上報銷模式

池一霞

［摘要］ 網(wǎng)絡辦公的便利性，啟發(fā)高校財務報銷模式由傳統(tǒng)的手工報銷模式向網(wǎng)上報銷模式轉(zhuǎn)變。本文通過分析傳統(tǒng)報銷存在的不足、網(wǎng)絡報銷具有的優(yōu)勢，提出高校應開展網(wǎng)上報銷，為廣大教工報銷提供便利，同時推動高校的財務管理工作現(xiàn)代化。

［關鍵詞］ 高校；網(wǎng)上報銷

隨著高校的規(guī)?；l(fā)展，高校的經(jīng)濟業(yè)務日益繁多。尤其是近些年，隨著高校科研水平的提高，高校爭取到的科研經(jīng)費越來越多，報銷業(yè)務量也與日俱增，財務報銷大廳排長隊的現(xiàn)象已司空見慣，傳統(tǒng)的手工報銷模式已顯示出不足。隨著信息處理技術(shù)的發(fā)展，高?？衫镁W(wǎng)絡的優(yōu)勢，開展網(wǎng)上報銷，使教工享受到網(wǎng)絡報銷的便捷性，同時促進高校的財務管理。

1網(wǎng)上報銷的概念

網(wǎng)上報銷是基于網(wǎng)絡的在線報銷流程，和傳統(tǒng)報銷流程不同，在這一流程下，員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請，領導可用通過軟件進行業(yè)務審批，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網(wǎng)上銀行進行支付。據(jù)網(wǎng)上了解，已實行網(wǎng)上報銷的企事業(yè)單位有聯(lián)想集團、九陽電器公司、東南大學等。

2傳統(tǒng)報銷存在的不足

2.１ 報銷受地域和時間的限制

傳統(tǒng)報銷需要教工拿著單據(jù)在固定的時間到財務部門固定的辦公地點報銷，勢必會產(chǎn)生時間和地域上的沖突，教工花在去財務部門途中的時間會比較多，不利于節(jié)約教工的時間，影響工作效率。

2.２ 業(yè)務審批效率不高

傳統(tǒng)報銷需要教工拿著單據(jù)按照流程找相關領導簽字，若碰巧領導在開會或出差，則需等待較長的時間或下次再來，這將降低業(yè)務的審批效率。

2.３ 財務審核壓力大

財務人員數(shù)量有限，面對教工排長隊及辦公時間有限的情況，財務人員的工作壓力會很大；由于教工不熟悉報銷流程，會存在缺手續(xù)不能給予報銷的情況，導致財務審核壓力大，效率被降低。

2.４ 預算控制效果不好

傳統(tǒng)報銷領導審批時不能實時了解相關經(jīng)費的預算執(zhí)行情況，會存在超預算、超范圍審批。

3實行網(wǎng)上報銷的優(yōu)勢

網(wǎng)上報銷模式通過單據(jù)填寫的標準化、業(yè)務審批的流程化以及財務審核的網(wǎng)絡化，將徹底打破傳統(tǒng)報銷模式。網(wǎng)上報銷模式概括起來有以下優(yōu)勢。

3.1 報銷突破地域和時間的限制

只要有網(wǎng)絡，報銷人員就可以突破時間和地域的限制，隨時隨地進行網(wǎng)上報銷，有利于報銷人員合理安排時間。同時，財務部門通過網(wǎng)絡集中審核報銷業(yè)務后，原本多校區(qū)安排財務人員辦公帶來的如財務人員數(shù)量緊張、業(yè)務量分配等問題可以得到緩解。

3.２ 提高業(yè)務審批效率

實行網(wǎng)上報銷后，相關領導可通過網(wǎng)絡調(diào)閱報銷人員上傳的原始單據(jù)的影像資料來完成審批，審批采用數(shù)字簽名。由于審批可隨時隨地完成，勢必會提高業(yè)務的審批效率。

3.３ 規(guī)范報銷業(yè)務流程

通過在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中設置審批流程、審批權(quán)限等控制點，規(guī)范單據(jù)的審批流程和領導的審批權(quán)限，使不符合流程和審批權(quán)限的業(yè)務不能提交，簡化財務人員的審核工作量，同時加強單位的內(nèi)部控制。

3.４ 預算達到實時控制的效果

在網(wǎng)上報銷模式下，根據(jù)各項經(jīng)費的具體管理要求，在系統(tǒng)中設置了預算預警，超預算、超范圍的審批，系統(tǒng)會提示并進行退回，使經(jīng)費預算得到有效的控制，財務審核壓力得到減輕。

3.５ 提高財務工作效率

根據(jù)報銷制度，在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中設置大量的計算標準，讓系統(tǒng)自動計算，如差旅費等業(yè)務，財務人員不需再核對標準，補貼的計算也自動化，提高了財務審核效率；財務人員進行賬務處理時，可根據(jù)報銷人員按規(guī)范格式提交的報銷申請單，直接提取各種報銷信息進行記賬，避免信息的重復錄入。

3.６ 通過報銷信息的公開，加強財務監(jiān)督

在網(wǎng)絡報銷模式下，經(jīng)過授權(quán)的各個用戶可以通過網(wǎng)絡在線查詢、調(diào)閱、對比各種報銷信息。通過報銷信息的共享，建立多部門、多用戶、各級領導廣泛參與的監(jiān)督格局，使高校的財務管理和會計核算的規(guī)范性和透明度得到有效增強，財務事項得到有效監(jiān)督。

3.７ 原始單據(jù)的數(shù)字化存儲，提高查詢效率

高?？蒲姓n題結(jié)題時，內(nèi)部審計和外部審計對原始單據(jù)的審查越來越細，需要花費大量的時間來查看或復印相關的原始單據(jù)，同時由于憑證裝訂的原因，查看或復印的效果會受到影響，查詢效率不高。實行網(wǎng)上報銷后，原始單據(jù)進行數(shù)字化存儲，若需查看或復印原始單據(jù)，可優(yōu)先從系統(tǒng)中調(diào)取，提高查詢效率。

鑒于網(wǎng)絡報銷具有的種種優(yōu)勢，筆者認為高校完全可以大膽開展網(wǎng)上報銷，增加教工報銷的途徑，提高教工滿意度，同時提升高校的財務管理水平。

4應注意的問題

4.1 做好宣傳和相關的業(yè)務培訓

網(wǎng)上報銷的順利實施，需要各位教工的配合。部分教工由于習慣了原有的手工報銷模式，嘗試網(wǎng)上報銷模式的積極性不高，財務部門要做好宣傳工作，同時要組織相關的業(yè)務培訓，與網(wǎng)上報銷相關的所有環(huán)節(jié)，都要進行詳細講解，使報銷人員熟悉相關的流程及相應的操作，讓教工真正體會到網(wǎng)上報銷所帶來的便捷。

4.２ 注意網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所保存的數(shù)據(jù)的安全性

由于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是以實時的網(wǎng)絡為信息傳遞的基礎，在軟件開發(fā)和日常的維護中要加強安全考慮，采取各種措施，避免系統(tǒng)被攻擊；從高校內(nèi)部使用來講，如果使用權(quán)限分配不當，內(nèi)部控制不嚴，容易造成信息濫用和向外部流失，應嚴格權(quán)限管理，采用先進的訪問控制、身份認證等技術(shù)，來保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?/p>