信息化條件下高校財務管理流程的優化

高新宇 李祥艷

［摘要］ 信息技術的發展使得傳統的高校財務管理流程不再適應實際管理的需要，本文根據流程再造理論，分析高校實際管理中的業務流程和財務管理流程及其存在的缺陷，提出了通過優化信息處理過程來優化財務管理流程的理念及其具體措施。

［關鍵詞］ 高校；財務管理；流程；優化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 11. 008

［中圖分類號］G475 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）11- 0015- 03

1流程再造理論與高校財務管理流程

在工業化時代，人們一直依據勞動分工的思想來建立和管理企業業務，把工作分為最簡單、最基本的步驟，由各自相對獨立的部門依次完成。２０世紀６０年代以來，信息技術革命使企業的經營環境發生了很大的變化，原有的以勞動分工思想為主的管理方式已不適應企業的發展需要，于是出現了業務流程再造理論。該理論認為企業管理的理念是：把工作任務重新組合到首尾一貫的工作流程中。

高校基于勞動分工的思想把學校分為人事處、財務處、教務處等職能部門，財務管理流程也是基于這種管理模式形成的。在信息化條件下，這種財務管理流程顯現出許多弊端，因此必須改變傳統的工作方式，依據流程再造理論對財務管理流程進行優化。

2高校財務管理流程分析

2.1 高校財務管理流程

不同的學校，由于管理方式的不同，導致其財務管理流程有很大的差異，通過對實際財務流程進行抽象，可以將高校財務管理過程中涉及的流程概括為兩類：業務流程和財務管理流程。

2.1.１ 業務流程

高校的日常業務中與財務管理相關的業務包括學生管理、工資管理、預算管理，籌資與投資不屬于日常業務，本文不做討論。

（１）學生管理流程。招生處錄取學生，將學生信息傳遞至財務處，財務處將學生信息錄入計算機，依據此信息向學生收取學費。學生處將學生資助金發放表傳遞至財務處，財務處按照資助金發放表發放資助金。

（２）工資管理流程。人事處將工資發放表傳遞至財務處，財務處按照工資發放表發放工資。

（３）預算管理流程。預算執行單位填報預算申報表，財務處匯總各預算執行單位的申報表，匯總、審核生成全校預算方案，然后由預算管理委員會或者校長辦公會等預算最高決策機構批準通過。預算執行單位根據經批準的預算方案向財務處提交付款申請，財務處審核后提交至主管校長或者校長審批，付款申請經審批后由財務處付款并進行賬務處理。

2.1.２ 財務管理流程

財務管理主要包括財務計劃、財務控制、財務評價等活動。依據信息在財務管理活動中的傳遞過程，可將財務管理流程抽象為信息采集、信息加工、信息報告3個流程。

（１）信息采集。信息采集流程主要是從業務流程中采集基礎信息，為信息加工流程服務。高校財務管理中需要采集的信息主要有學生信息、學生資助信息、人員工資信息、付款申請等。

（２）信息加工。信息加工是財務處對由業務流程中采集的信息進行匯總、審核，然后對其進行賬務處理，將處理結果保存在各類賬簿中。

（３）信息報告。信息報告是以賬簿為依據，編制內部報表和外部報表，用于提供管理信息、決策信息，提交給學生處、人事處、教務處等部門。

從信息處理的角度看，財務管理活動都體現為信息傳遞過程，信息采集、信息加工和信息報告相互聯系，相互配合，服從于總體目標，形成一個有機整體。

2.2 傳統財務管理流程的缺陷分析

面對信息技術的挑戰，傳統財務管理流程不再適應高校的實際管理情況，因此，深入分析傳統財務管理流程的缺陷，對于優化高校財務管理流程，提高高校財務管理水平具有重要意義。

2.2.１ 財務信息與業務信息分離

傳統的財務管理流程是按照勞動分工的思想設計的，高校按照職能劃分為不同的部門，每個部門負責一部分業務。由于思想和技術的制約，業務部門在向財務部門傳遞信息時以資金信息為主，業務流程中大量的管理信息并沒有傳遞至財務部門，結果同一業務活動的相關信息被劃分為資金信息和非資金信息，被分別保存于業務部門和財務部門。這種管理流程不僅使得流程環節增加，增加了信息傳遞的難度，而且容易導致財務信息與業務信息不一致和信息隔閡，難以提供完整的管理信息，給管理決策帶來困難。

2.2.２ 財務信息滯后于業務信息

任何組織的資金流都是伴隨著業務流流動的，但是在傳統的高校財務管理流程中，反映資金流信息的財務信息往往滯后于業務流信息。財務管理活動中的控制功能往往都是事后控制，使得高校無法從效益的角度對業務活動進行實時控制。主要原因在于，財務管理中所需的信息都是在業務發生后采集的，而不是在業務發生時實時采集；財務部門對滯后的信息進行加工，不能及時生成管理所需的信息；財務報告不能直接使用，往往需要經過若干加工才能供管理者使用。在信息化條件下，這種缺陷削弱了財務信息的有用性和財務的控制力度。

2.2.３ 業務信息采集困難

當信息技術應用于高校管理活動時，由于沒有對現有的工作流程重新設計，僅僅簡單地將各部門的業務用計算機處理，并沒有發揮信息技術的優勢。高校沒有統一的規劃和設計，各部門按照自己流程加工數據，部門業務流程之間沒有規范的數據接口，部門之間信息傳遞仍然以紙質信息為主，大大增加了部門之間的信息傳遞時間。比如，人事部門將人員工資信息傳遞至財務部門時，財務部門仍然需要再次將人員工資信息錄入財務系統中；預算執行單位執行預算時，首先將紙質審批單層層審批，財務人員再將審批后的付款申請手工錄入計算機進行賬務處理。由于業務信息需要財務人員重新錄入財務系統中，一方面，會加重財務人員的工作負擔，使財務人員用于管理的時間減少；另一方面，使錄入財務系統中的業務信息差錯率上升。

3 信息化條件下高校財務管理流程的優化

3.1 財務管理流程優化的主要理念

既然從信息處理的角度可將財務管理流程分為信息采集、信息加工和信息報告，傳統的財務管理流程在信息處理過程中存在許多缺陷，那么我們可以從優化信息處理過程的角度來優化財務管理流程。因此，高校財務管理流程優化的主要理念是：以系統思想規劃和設計高校管理流程，把高校視為一個有機整體，使各個業務流程實現無縫對接，信息在各個業務流程中可以暢通地傳遞，信息傳遞的起點是業務部門而不是財務部門，財務管理是信息傳遞鏈條上的一個環節。

3.2 財務管理流程優化的具體措施

3.2.１ 從學校整體的角度設計財務管理流程

在規劃和設計財務管理流程時，從學校整體的角度出發，統籌考慮、統一規劃各個部門的業務流程，使全校的業務流程相互聯系、相互配合。財務管理流程的設計基于高校各項業務發生的完整流程信息，而不僅僅是財務管理所需的信息，財務部門可以實時地從其他部門獲取業務信息、實時處理信息、實時對外發布信息。

3.2.２ 將業務信息嵌入財務管理流程中

高校在開展各項業務活動的同時，將業務的相關信息傳遞到財務部門，財務部門根據業務信息及資金信息進行業務處理，生成含有業務信息的財務報告，為管理者提供有用的決策信息。財務管理改變原有的管理方式，將管理活動的范圍擴大到業務部門，直接關注業務過程，實時控制財務風險，真正做到讓財務人員參與實際業務的管理。

3.2.３ 利用信息技術實現直接調用業務信息

在傳統財務管理中，財務管理所需要的信息的錄入都是由財務人員完成的，在信息化條件下，應將信息錄入的起點延伸至其他部門。學校制定統一的信息傳遞編碼，各部門的管理系統具有統一的數據接口，業務信息可以實現跨部門傳遞，這樣在財務管理中就可以直接調用業務信息。比如在預算管理中，預算執行單位提交付款申請，財務人員可以實時查詢付款審批情況，并能直接調用該信息進行賬務處理。通過直接調用業務信息，可以使財務人員從日常信息錄入中解脫出來，更加關注學校的業務過程，實現財務的管理職能。

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