做好機關檔案工作的幾點認識

沙翠 張薇

檔案工作平凡具體而且繁雜瑣碎，對于機關事業單位有些人看來成天泡在文件故紙堆里，平淡無奇，工作上干不出什么名堂，事業上難有作為和發展。然而，只要端正態度，踏實敬業，檔案工作一樣可以做出成績。以我單位為例，經過十余年的艱苦努力，由最初的一間只能容有一張寫字臺、幾個破舊木制檔案櫥柜的狹小陰暗檔案室變成如今數十平方米，擁有現代化裝具和辦公設備的國家二級檔案認證單位和省檔案AAAA級管理先進單位，就印證了只要奮斗就會有成就的道理。筆者以為，做好檔案工作，要從以下幾個方面做起：

一、眼界站位要高。理想抱負是人前進的動力和風帆，干任何工作都要樹立崇高的理想和抱負。萬丈高樓平地起。做任何事情必須從手頭、從基礎、從一步步做起。省婦幼衛生保健機構成立之初人員編制較少，檔案工作由非專業出身的人兼職管理。面對一堆雜亂無章的文件資料，檔案管理人員沒有絲毫抱怨甚至滿足于的應付做法，而是懷著對檔案工作不干則已、干就要干好的強烈的責任感和事業心來對待檔案工作，注意向專業人士、向專家學習請教檔案管理方法，提高檔案收集、整理、分類、鑒定、歸檔、立卷、保管等方面工作技能，并建立了檔案管理、使用制度，嚴格按照工作程序辦事，不斷充實、豐富檔案資料，使檔案工作走上規范化管理軌道。

二、積極爭取領導支持。檔案管理是事業單位辦公室工作的重要組成部分，是一項與業務發展、歷史文化傳承緊密聯系的基礎性重要工作。檔案資料匱乏，基礎薄弱，利用率低，時間久了，檔案工作在人們心目中的地位、社會存在價值就會大打折扣，在經濟發展、工作任務繁重、講究快節奏、高效率工作的新形勢下，只有加強檔案管理，為單位、為社會提供有效利用，才能適應社會發展需要。因此，檔案管理人員注意經常主動地向領導匯報檔案工作開展情況，宣傳國家檔案法律法規和有關重要文件會議精神，引起領導思想重視，把檔案工作納入工作議事日程之中，切實加強對檔案工作的督導和對財、物、力方面的支持。

當然，說得好不如做的好，事實最有感染力。檔案管理、檔案利用是檔案工作的兩大基石，檔案工作往往都是通過有效利用被人們領悟其重要作用的。幾年前我單位辦公樓地基下沉，經有關部門專家實地考察論證和省有關部門批準推倒在原址重建，而拆除地下管道設施和各種網線面臨情況不明、難以下手開挖的棘手問題。由于辦公樓建設使用時間長久，了解情況的當事人都早已離開單位不知去向，盲目拆除不僅耗時費力，更有危及人身安全風險的壓力。正當人們一籌莫展之際，有人抱著試試看的心理建議從檔案中尋覓，當檔案管理人員從一堆發黃的卷盒紙張里查找出樓房建設工程圖紙資料檔案時，領導、專家們面對著詳實的圖紙資料長舒幾口大氣，須知這要節省多少時間、減少多少工作環節，節約多少工程費用。寶貴的歷史檔案資料在緊要關頭取得了難以估量的社會、經濟效益，領導感到慶幸之時亦看到做好檔案工作的重要意義，在對待檔案工作問題上決敢地表態：檔案工作不是可有可無，而是非常重要，必須做好不可。

三、加強制度管理。制度是做好一切工作的有效保障。檔案工作涉及面廣，在文件收集、整理、歸檔、使用方面需要各部門通力合作和很好地配合。檔案管理人員針對婦幼衛生社會工作繁重、單位內設機構、工作人員分別承擔著不同工作任務、資料收集困難的狀況，通過組織程序明確各職能部門具體負責檔案資料收集的管理人員，并制定相應的文件資料上繳保管制度，提出需要的文件資料范圍、上繳時限要求和使用檔案、轉化成果、發揮社會、經濟效益登記制度，人員、責任、制度明確，形成以檔案室為龍頭、各職能部門配合、齊抓共管的檔案管理工作機制，確保了檔案收集、管理、使用工作落實到位。

四、要加強硬件建設。隨著社會經濟的發展，現代科技辦公手段在檔案管理中得到廣泛應用，工作效率大為提高，但亦給檔案管理加強硬件建設提出了更高要求。特別是隨著進入無紙化辦公時代，在電子文檔規范化的今天，現代化設備已成為檔案管理的必備工具和手段，這已經不是僅僅改善辦公條件的需要，而是新時期做好檔案工作的必要條件。

（作者單位：河北省婦幼保健中心、河北省人口發展研究中心）