信息網絡在高校檔案規范化管理中的應用

【摘 要】論述高校利用信息網絡科學地收集和管理檔案，科學地利用檔案。

【關鍵詞】信息網絡 高校 檔案管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2012）02C-

0185-02

信息網絡不斷融入高校檔案服務管理工作中，逐漸使檔案管理和檔案資源進入信息網絡的高速公路。筆者結合自身工作經驗，圍繞信息網絡在高校檔案規范化管理中對檔案的收集、管理、利用工作所起的作用展開分析，以供同仁交流探討。

一、利用信息網絡科學地收集和管理檔案

高校檔案管理信息網絡化是高校檔案管理工作的發展趨勢，是一個涉面廣、要求高、投入多、難度大的系統工程。檔案資源記錄了高校發展的歷史軌跡，同時又服務于高校的教學、科研、管理工作，因此檔案資源的重要價值和歷史意義毋庸置疑，如何讓高校檔案管理工作和服務手段跟上信息網絡技術發展的步伐，便有著重大的意義。

（一）信息網絡可以創新管理、培訓的模式。高等院校是知識傳承、學術研究、科技發展的前沿和領軍，在獲得信息和傳播知識方面有著得天獨厚的優勢。高校檔案管理信息化網絡化的建設為高校教學、科研及管理工作提供了更先進的技術手段和應用平臺。在計算機時代到來的初期，檔案管理工作引入了計算機技術，但只是應用于檔案目錄的分類管理和打印工作，僅局限于單機處理或局域網內部的目錄檢索和存儲，尚未實現真正意義上的網絡化管理，這種低科技含量的管理模式導致檔案管理系統錯誤率較高，數據庫較混亂，缺乏對數字化檔案的應用，查詢提取也不太方便。同時，兼職檔案人員的專業培訓和工作的布置也沿用原始的工作方法，既不科學也不人性化。人員變動大、專業性差造成檔案管理的混亂和工作效率的低下。同時，筆者所在學校有新老校區之分，各校區距離遠、路程長，對各二級學院、系的兼職檔案員的培訓和工作指導也消耗大量的時間、人力和物力。近幾年來，四川音樂學院不斷從工作中探尋和摸索，建立起一套網絡管理的新模式，采用廣為應用的網絡信息通信方式，利用各種信息網絡的平臺，以檔案館為核心，將各部門、院、系兼職檔案員作為基本“單位”，運用信息網絡建立起溝通的橋梁，向各個“單位”發出“指令”，確保檔案館對各兼職檔案員有效的“指揮”和“控制”，通過網絡完成工作布置、培訓、協助等檔案管理工作。四川音樂學院著重從最基礎的管理工作抓起，檔案資料收集的源頭主要在兼職檔案員，各部門院系的兼職檔案員手里都掌握本部門的辦公、行政、教學、藝術等文件的第一手資料，同時也是這些文件的草擬、發布或者經手人，管好他們，就等于掌握了檔案收集的第一步。于是四川音樂學院制定了一系列有針對性的措施，并擬定了制度，將各部門書記和兼職檔案員作為第一責任人，將責任具體落實到人頭，做到統一領導、統一機構、統一制度。

同時，四川音樂學院還利用校內的OA辦公系統發布通知等文件，將任務落到實處，提高兼職檔案員的緊迫感，加強他們的責任意識；通過網絡即時通信工具建立信息員聯絡群，并利用電子郵件、手機、座機等通信方式，直接與兼職檔案員聯系溝通，發布文件、管理培訓、遠程控制等，讓檔案管理模式有效地利用信息網絡這種快捷的平臺，把檔案管理工作從低效率的基礎管理模式逐步引入信息化、網絡化、規范化、現代化的管理模式。

（二）檔案收集可以通過快捷、高效的信息網絡實現。為了發揮檔案在高校發展中的重要價值，加大高校檔案館的信息化網絡化建設，四川音樂學院及時更新設備，大力投入，完善軟硬件，為檔案管理提供良好的軟件平臺。如利用檔案網絡化管理軟件，讓檔案的收集管理工作由各部門兼職檔案員通過網絡來完成。對本部門檔案的收集、整理和錄入工作，既提高了各兼職檔案員的業務素質，也加強了其管理工作的責任心。

在具體的操作過程中，檔案系統管理員單獨為各部門院系建立用戶賬戶，為各部門兼職檔案員各自授權，使各部門之間相互獨立、互不干擾。各兼職檔案員用指定的用戶名和密碼通過網絡登陸的管理系統操作平臺，在管理員的授權范圍內進行錄入、編輯、上傳、下載、打印等規范操作。檔案系統管理員則實時對各部門的錄入工作進行管理和監督，并有權限進行修改等操作，實時控制和管理檔案的錄入操作，在錄入歸檔的過程中第一時間發現問題、糾正問題。最后，通過對移交到館的檔案資料進行再次核對檢查，提高了歸檔的實效性、準確性，降低了錯誤的幾率，提高了工作效率。

（三）利用信息網絡數字化科技存儲檔案。檔案資源管理的信息化網絡化包含了計算機輔助管理和文件電子化管理的概念。對傳統檔案可以采用計算機輔助管理的方式進行，改變傳統保護檔案的模式，利用網絡媒體、數字存儲、掃描等技術，將原始的紙質文件、膠片、照片、錄音帶、錄像帶等落后介質上的信息資料轉換成微機可識別和處理的數字信息格式，存儲到微機的存儲器中，如利用掃描儀將各種照片檔案或紙質檔案數字化輸入計算機管理軟件，這樣更有利于保護檔案的原載體，同時實現本機或網絡的快速檢索，通過信息網絡遠程共享檔案資源數字信息，提高檔案資料的利用率，讓更多的檔案用戶能通過網絡直接利用檔案資源。對新興的電子檔案則可運用更多新的技術手段、新的管理模式，將數字簽名、數字印章等技術運用到電子檔案管理中。檔案資源的網絡化數字化建設綜合了各種新興的數字技術手段，使高校檔案館提前做好建立數字化檔案館的基礎工作，硬件平臺的飛速發展預示著未來建立數字化虛擬檔案館已經不再遙遠，信息網絡化成為高校檔案工作必然的發展方向。

二、利用信息網絡技術科學地利用檔案

高校檔案館通過信息網絡這個開放的平臺，將存儲于本館計算機網絡系統中的檔案資源數據庫有計劃地開放開發，讓全國甚至全球的任何一個計算機終端都可以通過互聯網訪問和共享這些數據庫資源，這對于利用和開發檔案資源有著極其重要的意義。同時，這也有利于分散于各地的高校檔案館利用網絡加強檔案資源的交流，通過信息網絡的共享交換數據，取長補短，增進認識，提高工作效率，充分利用信息網絡技術的優勢為國家節約資金，使檔案管理工作進入良性循環之中。

（一）在信息網絡新技術條件下查閱檔案。要加快檔案的信息化建設，就要努力做好檔案的保管和利用工作，更科學地發揮檔案的功能。高校檔案信息資源利用信息網路這個強有力的平臺實現了各類網上信息的共享和利用，只要能聯入互聯網，經過授權的用戶，都可以提交查閱申請，在查閱授權范圍內可查閱各類文件、圖片、視頻等電子化的檔案文件，同時檔案管理者通過網絡開展檔案的展示，讓用戶較為集中系統地獲得信息和線索，這種新技術條件下的查閱利用方式，充分利用了計算機硬件海量資源存儲的能力，運用信息網絡的強大檢索功能實現方便、快捷高效的查詢。

例如，四川音樂學院采用形式多樣的借閱、查閱方式，通過檔案管理系統查詢、電話查詢、網絡通信工具查詢、掃描傳送文件內容等服務方式進行借閱、查閱；通過網絡通信工具或電話查檔的部門，經過檔案館使用網絡視頻或手機、座機電話等進行安全確認之后，將電子文件或掃描件通過網絡通信工具傳送給對方兼職檔案員，之后上門完善查閱手續等，提高了辦事效率，增加了檔案的利用效果。

采用創新科學技術，在信息網絡中利用檔案管理系統的檢索、查閱、借閱功能，對檔案管理系統中的各類電子文檔資源進行快速的題目檢索、全文檢索或者模糊檢索。通過多種有效形式進行檔案資源的檢索、借閱、查閱管理，大大提高了辦事效率，充分發揮了信息技術下檔案資源數字化的價值。讓檔案管理工作實現資源數字化，管理信息化，傳輸網絡化，服務多樣化，資源共享化，為基礎查詢提供最方便、最快捷的途徑，提供更高效便捷的查詢方式。

（二）利用網絡新技術開發利用檔案資源。檔案資源的共享化即運用信息技術開發利用檔案信息資源，依靠信息網絡技術做好檔案的開發和利用工作。檔案資源的網絡信息化既能維護原檔案資源的真實性，又為檔案資料信息的存儲和保護提供了一種新的形式。檔案資源的網絡信息化即以網絡信息技術為運用基礎，以檔案規范化管理為主導，以實現檔案資源共享為目的，利用數字化的手段和網絡化的技術方式，將零散的檔案資源進行轉換、存儲、整合、共享，為高校教、學、研、管和決策工作提供豐富優質的信息服務，大力推動高校檔案工作的信息化網絡化進程。檔案網絡化信息化建設的最終目標是建立數字化檔案館，利用檔案資料數字信息數據庫，以及檔案資料信息發布管理系統和良好的網絡平臺與硬件支持，即可實現數字化檔案館管理平臺；數字化檔案館在高校檔案網絡化信息化建設中，有著極其重要的作用，既能提高高校檔案資源的開發利用，又能加大高校檔案資源的共享力度，利用檔案資源網絡化的遠程傳輸能力，實現檔案資源為社會服務的功能。檔案資源的開發要在確保部分保密檔案的安全以及維護國家和集體利益的前提下盡可能地利用檔案信息資源。四川音樂學院也逐步加大對檔案資源開放開發的力度，并逐步通過檔案信息網絡發布平臺系統向全社會開放，真正做到信息資源共享，為檔案史料學科的編研工作提供大量豐富、有價值、快捷的信息資源，將檔案資料的價值最大化。

綜上，檔案管理工作進入網絡化、信息化是必然的發展方向，高校檔案管理的系統化、規范化，為檔案管理信息網絡的創建提供了基礎，應加大力度開發利用網絡資源，制定科學有效的措施，有計劃、有步驟地利用好信息網絡，拓展服務領域，不斷完善檔案工作管理體制和服務機制，科學地做好檔案收集和保管，科學地進行利用和發布；研究用戶需求，做到有目的的服務，擴大信息網絡對檔案工作的影響，使檔案創造出更多的價值。

【參考文獻】

［1］于潔.構建高校檔案信息網絡系統的思考［J］.檔案時空，2005（4）

［2］李華.高校檔案信息網絡與資源共享［J］.哈爾濱市經濟管理干部學院學報，2001（2）

（責編 蘇 洋）