檔案管理角色轉換探析

【摘 要】分析檔案管理工作中存在的主要問題，闡述市場經濟條件下檔案管理角色轉換的必要性、目標與方式，以及對檔案管理人員的素質要求，提出檔案管理專業技術人才教育和培養的措施。

【關鍵詞】檔案管理 角色轉換

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2012）11C-0172-03

檔案是人們有目的、有計劃、有組織的活動記錄，是在長期的實踐活動過程中形成的階段性的文件（文字材料），它真實地記錄和反映了一個國家一個民族一個單位的興廢盛衰的變遷發展歷史，給人予歷史的總結、審視和對未來的借鑒和啟示，因此，可以說，檔案是我們當下活動的根據，是歷史的一面鏡子，也是一項十分寶貴的精神財富。檔案管理，就是對現有的文件資料的整理、分類、保存和利用的綜合活動過程，以實現檔案價值的最優化。然而，長期以來，由于傳統經濟條件下的思維模式制約和影響著人們對檔案和檔案管理價值意義的認識，人們對檔案及檔案管理往往采取“雞肋”式的邊緣化態度，重視不夠，投入不足、配置不齊，使其常處于可有可無的窘境。為了最大限度地發揮檔案的作用，本文試從檔案管理存在的主要問題及如何實現檔案管理的角色轉換等方面進行探討。

一、檔案管理工作存在的主要問題

長期以來，人們對檔案管理地位作用認識不足，在理論上的總結還很不到位，在檔案管理體制、管理手段、方法上還受傳統的管理模式的影響，加之國家投入少，各基層單位重視不夠，因而檔案館（室）的軟硬件建設還相當落后，還未建立起一套適應市場經濟需要的檔案管理工作新體制。

從思想認識上看，部分領導對檔案管理工作的重要性和必要性認識還比較膚淺，缺乏正確的指導方針和明確的要求。不少基層單位的領導把檔案管理當做純事務性的機構，把檔案管理的功能定位在保存、保管檔案的層面上，對檔案管理工作的改革缺乏主動性，也缺乏理論依據。

從檔案管理隊伍的構成上看，各級從事檔案工作的人員雖不乏精干者，但客觀上說，由于長期的重視不夠和投入不足，檔案管理隊伍的素質普遍是相對偏低的，因而其所從事的檔案管理工作只能停留在簡單的事務性的工作上，如保存、保管、看管處理等方面上，往往是機械地執行領導的布置和要求，而缺乏工作的主動性和創造性。

從管理的隸屬關系上看，各級各單位的檔案管理多是孤立獨立的，缺乏縱向管理與橫向管理的密切聯系，檔案管理工作的優劣狀況取決于各部門各單位領導的重視程度，檔案管理人員編制的確定、培訓與交流等，缺乏統一的標準與管理。

從檔案管理的方式方法上看，還存在著以下“三多三少”的消極傾向：一是靜態管理多，動態管理少。檔案管理是一個動靜結合的過程。靜態管理就是要保持檔案信息的原質、原樣，具有完整性與規范性的特點，而動態管理就是對檔案信息收集、整理、加工、改造和利用，并以之服務于社會的過程，它具有選擇性、流動性、社會服務性的特點。但從根本上說，靜態管理是相對的，動態管理是絕對的，靜態管理服從服務于動態管理，因為檔案管理的最終目的就是為社會公眾提供有效的價值服務。但遺憾的是，各級檔案管理部門由于認識上的滯后，檔案管理工作多停留在靜態管理，按固定的程序操作，按習慣的常規做事，不研究新情況，不發現新問題，不能及時改變檔案管理的內容和方法，使檔案的服務功能得不到很好地發揮。二是封閉、收集、保管多，而加工、開放、綜合利用少。不少部門和單位的檔案多是停留在年終時對已發生的文字資料進行收集整理、建檔、分類和保存，除偶爾向個別領導提供查詢外，很少向本單位公眾提供咨詢服務，更不會向社會公眾提供查詢服務，大部分的檔案基本上處于“死檔”狀態，檔案所隱含的內在價值無法被發現和被利用。三是對文檔實施管理多，對人員實施管理少。檔案管理工作固然是要對文字資料進行“物”的管理，但檔案管理工作的成敗最主要的還是對人即對檔案管理人員和檔案服務公眾的管理，要通過對人的科學管理來調動兩個方面的積極性，使檔案更好地服務于社會公眾，使社會公眾更好地利用檔案，這是一個雙贏的過程。然而長期以來，對檔案管理，我們多是為“管”而“管”，為個別需要而“管”，在“管”中多是見物不見人，這是值得我們深省的。

從管理手段、管理方法上看，由于各部門各單位的檔案管理人員偏少，軟硬件投入不足，特別是基層的檔案管理手段和方法還比較落后，在一些檔案整理歸檔，材料數據處理、信息交流、應用等方面還停留在手工階段，不僅耗費時力，而且管理效率低。

上述問題的存在，雖然自有其主客觀的諸多因素影響，但若是從矛盾的主要方面看，最根本的原因還是長期以來我們對檔案管理的定性不準確，目標不明確，尤其是角色定位偏離了市場經濟正確的方向。要解決檔案管理工作中的上述問題，除思想上要充分認識外，最重要的就是轉換檔案管理角色。

二、檔案管理角色轉換的必要性

21世紀是充滿激烈競爭的市場經濟時代，檔案管理要主動地迎接知識經濟、信息經濟時代的嚴峻挑戰，充分發揮其在知識、信息傳播系統和應用系統中的作用，就必須順勢而上，依時而變，實行社會角色的轉換，自覺服從和服務于社會經濟發展的需要。只有這樣，檔案管理才有獲得在新的歷史條件下繼續存在和發展的基礎和條件，也才能獲得其最大價值的動力。可以說，我們之所以研究強調檔案管理角色轉換的重要性，乃是于時代之需要和檔案管理自身發展之必然要求。

在新的形勢下，檔案工作只有不斷創新，才能不斷發展。當下，檔案部門應引導檔案工作面向廣闊的社會群體，服務于廣泛的社會公眾。上級行政領導及檔案管理者應解放思想、更新觀念、創新思路、樹立市場觀念和危機意識。應從社會經濟發展的全局重新定位檔案管理，把歷史的檔案資料視同社會經濟發展的一項重要的信息資源。檔案工作實際上也是一項重要的管理工作和經濟工作，它既有政治性也有經濟性，既有管理性也有服務性的特點。同時，檔案管理工作人員應轉變傳統的思維定勢，努力尋找和發現滿足社會需求的切入點，展示檔案管理人員的豐富專業知識內涵和人格魅力。為適應日益發展形勢的需要，除需具有寬厚扎實的專業知識外，還要多學習一些市場經濟方面的知識，培養市場觀念和危機意識，這樣才能因勢利導，自動轉換角色、不斷使檔案工作躍上新的臺階。

三、檔案管理角色轉變的目標與方式

檔案肩負著服務社會，推進社會經濟發展的歷史重任，它已成為社會生活中一項最基礎、最重要的共享信息資源之一。檔案管理角色的轉換，就是要求從全新的視角和全新的行為方式對傳統角色和行為方式的否定。

（一）檔案工作人員要從管理者到服務者角色轉換。在市場經濟條件下，管理的目的就是為了獲得發展，為了獲得更大的經濟效益，從這個意義上說，管理的實質就是服務，就是通過服務去追求更大的價值，因此，檔案管理者要從檔案館（室）的“小樓”中走出來，從檔案的信息庫中走出來，用保管、加工，選擇好的“檔案”信息產品，介紹、推銷于社會公眾，服務于市場經濟。只有更自覺，更主動把檔案工作置身于社會大環境，從利用者的角度去換位思考，才會把工作的重心外移，把社會公眾當上帝，做好服務者的角色，檔案服務工作才能有所創新，歷史素材才能產生時效功能，檔案管理工作才能開創一片綠色新天地。

當好服務角色，就是要求檔案館（室）充分利用檔案信息資源最大限度地滿足社會公眾的需要，為信息利用者提供有效的信息服務。這種信息服務，就是根據用戶需要，運用適合于檔案管理的方式、手段和技術對信息資源進行鑒別、篩選、加工、濃縮、轉化和分析研究，形成特定的信息產品，提供給用戶使用的一種服務。信息服務不是簡單的信息羅列，而是檔案管理人員進行了有效勞動的具有認識價值和使用價值的信息產品，這種信息產品，可以為使用者提供科學決策依據，提高經濟效益，促進社會經濟的發展，因此檔案管理者要充分認清自身的信息資源優勢，努力開發信息資源并經過深加工、具有高附加值的信息產品，大力發展信息服務參與市場競爭，以使自我壯大發展。

（二）檔案管理人員要從內部管理向外部管理角色轉換。在新的形勢下，既然檔案館（室）的主要職能是為社會經濟發展提供信息服務，那么它的管理就不再只是內部的、封閉的，而更多是外部的、開放的。檔案管理要在做好內部管理內部服務的基礎上，強化外部管理外部服務的職能，找準發展的空間，拓展檔案服務的效能。檔案管理者要清醒地認識到，隨著市場經濟和社會信息化進程的加快，信息資源越來越成為重要的戰略資源，檔案作為一種原生性的信息資源，信息就是金錢、財富，誰占有信息、把握先機，誰就立于不敗之地。檔案部門緊緊抓住社會的這一需求，充分發揮檔案的原生性和不可代替的優勢，有目的有計劃有針對性地加強檔案信息資源的建設，推進檔案管理工作的科學化和規范化，實現檔案工作的系統化和信息化，為檔案事業的發展和創新拓展更廣闊的空間。要根據本單位本部門本地區不同，社會縱橫關系的實際，努力構建內容豐富、種類齊全、結構合理，特色鮮明的檔案資源體系，及時地為社會用戶提供更多有效的檔案信息資源產品。

（三）檔案管理要從靜態的被動管理向動態的主動管理角色轉換。隨著檔案管理的開放性和信息化的到來，傳統的靜態管理模式和類似被動的管理方法已完全不適應社會經濟發展的需要，檔案管理是一個動態的發展過程，檔案管理者要自覺適應社會經濟發展的需要，主動進擊，積極探索，轉變思維方式，創新工作機制，要善于研究新形勢，發現新問題，系統控制，全程把握，努力實現主觀客觀的統一和理念實踐的結合。管理手段和方法要隨著服務對象的需要而改變。總之，要化靜態為動態，化消極為積極，化被動為主動，要在做好靜態管理的同時加強動態管理，尤其要在動態的管理中發揮主觀能動性以追求最佳的管理效果。

四、角色轉換對檔案管理人員的素質要求

知識經濟時代的到來對整個人類的影響是全面而深刻的。對一個人來說。其觀念、知識、能力等諸種素質如果不能適應知識經濟的要求就一定成為時代的落伍者。作為知識、信息載體之一檔案服務主體的檔案經營管理人員，要自覺轉變觀念，提升綜合素質能力，才能搞好檔案管理服務工作。

鑒于檔案管理工作具有很強的專業性的特點，檔案管理工作人員除了要具備知識經濟時代一般人才合理的知識結構外，還必須具備基本的邏輯思維知識、檔案管理的專業知識、一定的社會科學知識和現代管理知識、外語知識和計算機知識等，特別是必須具有廣泛的信息知識和能力，以及能及時地把知識信息產品傳遞到用戶手中的能力。檔案管理人員的主要職責是通過所掌握的現代信息技術，利用檔案管理的科學手段和方法，做好檔案信息的收集、整理、分類、甄別、篩選、評價、加工和轉化，幫助用戶開啟信息資源大門。隨著檔案信息的被廣泛利用，各級檔案系統必須做到信息資源配（下轉第192頁）（上接第173頁）置的完整性和合理化，信息加工、處理、傳遞的數字化，服務對象的社會化，并逐步形成檔案信息產品的商品化和產業化。這些發展趨勢和要求，都對檔案管理者提出了更高的素質能力要求。

五、檔案管理專業技術人才的教育和培養

要真正實現檔案管理角色的轉換，推進檔案信息產業快速發展，關鍵在于檔案管理專業技術人才的教育和培養。

首先，加強大學教育、培養和引進優秀的檔案管理專業技術人才。既然各行業都需要檔案管理人才，而專業的檔案管理人才又十分匱缺，那么就應加大檔案專業人才培養力度，鼓勵和支持他們畢業后到基層檔案部門就業，這是確保檔案管理隊伍素質的關鍵。

其次，對現有的各級檔案管理隊伍進行一次全面摸底排查，對沒有專業背景的不適合從事檔案工作的人員進行清理或轉行。對現有的學歷層次較低的人員進行提高學歷層次和更新知識的培訓，要通過函授、遠程、自考、電大業大等形式，使大多數人達到本科及以上學歷，還應從崗位上選拔一部分有培養前途的年輕人送到大學學習或到大型檔案館委培深造，使他們以后成為基層檔案館（室）的專業帶頭人。

再次，建立和健全全員培訓的創新機制和激勵機制，確保檔案隊伍充滿青春活力。檔案管理的信息化、商品化、產業化的發展趨勢，要求檔案系統必須建立和健全全員教育培訓機制和全員創新激勵機制，崗前要培訓、崗中要專項培訓和綜合能力培訓，要把經常性的學習培訓貫穿到檔案工作的全過程，以使組織的知識結構和能力結構得到不斷提升。另外，鼓勵競爭，創建一流業績，提倡和培養創新意識，激勵職工勇于探索創新。在評優、評獎、職稱評定及職位晉升等涉及職工切身利益上，要對勇于創新，創造佳績的人員傾斜，以調動他們的積極性。

總之，在知識經濟時代，檔案管理是人類一項不可或缺的實踐活動，它關系到社會經濟的進步和發展。對于當下檔案管理所存在的問題，我們不容忽視，我們必須解放思想，認清形勢，勇于創新，自覺進行檔案管理角色的轉換，不斷提高檔案管理者的素質和能力，使檔案管理工作更好地服從和服務于社會主義現代化建設的需要。

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【作者簡介】韋翠清（1974- ），女，廣西現代職業技術學院檔案館館員。

（責編 黎 原）