房產電子文檔形成后的紙質檔案管理

【摘 要】南方一線城市產權檔案從上世紀八十年代初的幾百份至現在達幾百萬份，跨區抵押、注銷抵押、查封、解封業務隨城市發展而產生，無紙化辦公、公文督辦、同步歸檔、檔案掃描形成影像通過高速光纖網絡達到資源共享，高效產權辦公自動化為城市發展保障了運行。急劇膨脹的數字化后的檔案管理應有別傳統管理方法。

【關鍵詞】同步歸檔；產權檔案雙軌制保管；建立綜合性檔案庫房；檔案精簡與銷毀

1 同步歸檔

一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。

打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質檢各崗位按工序運作，每天完成的電子檔案數據必須當天上傳中心數據庫。定期到辦文點收集反饋意見，模糊的電子檔案，須調檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。

上傳數據后，各辦文點終端便能查到電子文檔。

2 產權檔案雙軌制保管依據

1、紙質檔案在傳統管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達上千年，而電子檔案在上傳過程中有數據掉失和數據覆蓋現象，辦文網絡在使用過程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個時期的調控政策，各階段房地產辦文方法的改變，準成本、全成本、商品房等不同性質內容呈檔案復雜性。3、程序升級、模塊合并、倒入數據時字段沖突。4、數字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識。5、產權證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無坐標定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質的多樣性、大宗土地連續分宗不斷補交地價的過程必須借助檔案理清脈絡。7各級行政簽署是文件生效的標志，手寫特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質形式保存。地震、電力破壞等自然災害，紙質檔案有不可替代的作用。

電子檔案與紙質檔案相互監督、相互補充保證其真實性、完整性；產權檔案存放的專業性，規律性、連續性在撇開電腦管理下具獨立索引。

3 建立綜合性檔案庫房

建立綜合庫房的必要性：房產已經不只是局限于居住，升值空間是投資熱點風向標。隨著城市配套和文化積累營造吸納優勢推進城市化進程等因素，一段時期內產權檔案仍然呈較快的上升趨勢。一套房產有高達10次更替業主，轉讓五、六次為數不菲。不斷的流通套現檔案增量難于預計。各房產繕證辦公點的專業庫房存在局限性，形勢發展變化所需庫容遠遠超出預留空間，租用非專業性庫房分散存放的安全隱患困擾的同時有被動續約牽制。同區的檔案分送異地多個保管點易出差錯。持可持續觀點在各繕證點車程約60分鐘左右位置建設綜合庫房，理由所在：無紙化辦公后從內網均可查閱檔案影像內容，3~5%原始檔案調查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規模，超前設計幾十年空間承受能力打下強力后衛基礎；統一標準管理，結束多點各自形成的習慣做法；掃描場所得到寬暢、統一環境，有利人員靈活調用；建立綜合查詢窗口，倍數提高接待能力和提升服務形象；假如擴市試想我們是否從權周全檔案庫房儲備用地。

4 產權檔案精簡與銷毀制度

制定房產檔案保管期限制度是商品房誕生前的規定，房產從建國之初至改革開放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發展起來，漸漸成為資本市場載體。國情的發展變化就產權出現的情況進行討論，探討制定適用制度與細化規定對傳統檔案管理作一些補充使之完善，用發展的態度為今后實際操作延伸理論依據：

1、二級轉移與三級轉移檔案。三級權利人法律權屬已確立，辦文終端可調閱二級已掃描電子檔案。庫房日常管理從辦文系統中打印出二級權利人相關信息，保留身份證復印件，附在三級轉移上面體現連續關系。無須保管二次轉移有厚度的紙質檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當前此檔案占據著大量儲存空間。

2、權利人已去逝房產被繼承。八十年代初發房產證至現在快近四十年了，繼承房產周期逐步顯現出來。日常管理應作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。

3、舊城改造，賠償完成。整個地上附著物發生根本變化，賠償所得的房產與原房產座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發生變化，電子數據改造前后相互獨立無鏈接關系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標簽明確改造前后關系，歸舊改類以座落、年限封存。

4、已轉讓多次的房產。轉讓次數達五、六次的檔案為數不少，依類推進行整理。程序上增加打印產權多次轉讓的功能。檔案精簡出后歸轉讓類集合，按宗地號、宗地支號封存。

5、抵押檔案。抵押期滿，按揭債務人償還清楚或提前還款，銀行注銷抵押登記已完成。

以上產生的法律期限已過的無效檔案，目前全國房產檔案領域而言未制定有銷毀制度。依前規定房地產檔案保管期限為永久，如此勢必占據大量空間，花費人力、物力、財力。本著效率原則、實體與檔案相符原則，出臺調整上述無效檔案保管年限具現實意義，以時俱進推動檔案管理現代化亦是一線檔案工作者們的期待。

結束語：1000萬人的城市，土地與環境承載下的有效產權檔案在300至500萬之間，動態約束無效檔案紓出空間是此行業特殊性和靈活性。檔案專業必須依靠務實、遠見決策層支持；必須擁有創新、敬業的工作者。融入經濟學與社會學而不斷出現的新問題觸發實踐者們不斷的摸索加以解決，房地產市場管理才能匹配文明的、高效的國際化大都市。