城建檔案信息化建設的探討

【摘 要】本文從揭示城建檔案信息化建設的意義入題，結合工作實踐，闡述當前城建檔案信息化建設的工作重點，城建檔案信息化亟需解決的問題，探討城建檔案信息化建設的思路。

【關鍵詞】檔案信息化；探討

城建檔案信息化，是指通過運用現代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的標準規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才，對城建檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務的活動和過程。檔案信息化的提法已經有不短的一段時間了，但是城建檔案信息化建設在全國許多地方卻依然還是新課題，有的地方甚至可以說還沒有破題。而城建檔案信息化建設是城建檔案館（室）工作實現與時俱進、科學發展的必由之路，必須引起我們高度重視。

1 城建檔案及其信息化建設的定義

城市建設檔案簡稱城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理工作中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄音、錄像等不同形式和載體的材料。其范圍很廣，包括城市規劃建設基礎資料、城市勘察測繪資料、城市規劃資料、城市建設管理資料、市政工程資料、公用設施資料交通運輸設施資料、工業建筑資料、民用及公共建筑資料、風景名勝、園林綠化資料、環境保護資料、城市建設科研資料、城市防洪資料以及人防設施和搞震資料等等。隨著城市建設和社會信息化進程的加快，信息資源已經成為重要的戰略資源。城建檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯。檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信資源進行處置、管理，為城市建設提供利用服務?？梢园褭n案信息化概括為“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息網絡化；三是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化。檔案信息數字化，就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，包含檔案目錄信息的數字化和檔案全文信息的數字化兩個不同的層次。檔案信息網絡化，就是通過檔案網絡站點，以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳，是檔案部門聯系社會的重要窗口，其內容包括檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息等。

2 城建檔案信息化的具體內容

城建檔案信息化建設一是要是充分利用現代信息技術改進檔案管理的流程，實現各業務環節的自動化管理；其次是完善網絡，建立檔案館內部局域網和與主管單位辦公自動化網連接的內部網，實現信息共享和電子檔案網上歸檔?，F階段中小城建檔案館的主要任務是完善城建檔案業務辦公自動化系統，實現與主管單位辦公自動化系統的聯網，加強網絡維護和數據收集維護，包括數據遷移、建立建設工程項目儲備數據庫；工程建設數據庫、串并聯系統、重點工程動畫演示系統、文檔一體化系統。

其次是要事將傳統的紙質文檔和圖紙通過掃描、圖像優化、壓縮歸檔等數字化技術加工成電子化的信息數據，并寫入光盤，保存在鏡像服務器大容量硬盤中，并提供網上高速的存取服務，同時要開展檔案借閱利用，崗位培訓等活動，實現行政確認行為的電子化和網絡化，建設數字化城建檔案館，這也是城建檔案館信息化建設的核心部分。

3 城建檔案信息化建設的重要意義

城建檔案信息化是檔案工作現代化的重要標志。在實際應用中，它與傳統的檔案管理相比較，其優越性十分顯著。一是檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負擔。二是查借工作可控。檔案管理實現信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，還可以動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。三是管理省時省力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。四是提高工作實效。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

4 當前城建檔案信息化的工作重點

一要切實加強城建檔案信息化的領導和規劃工作。具體而言，就是各地城建檔案館（室）應加強信息化基礎工作，使之符合信息化建設要求，避免重復性勞動，確保城建檔案信息化工作建立在統一、扎實的基礎平臺之上。同時，還應建立統一的信息化工作體制，確定專職的部門負責信息化建設的組織與協調工作，按照組織信息化建設的整體要求，做好城建信息的生成、傳播與利用工作。二要切實加快推進城建檔案信息化標準與制度建設。標準規范是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障，包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；

5 小結

總之，信息化對于經濟和社會發展有著極端的重要性，檔案的信息化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。加強檔案信息化建設勢在必行，從傳統的紙質載體逐步進入了數字化的歷史新進程，檔案信息化已成為我國檔案界和檔案工作者今后工作的重要目標，對檔案的管理提出了更高的要求，為利用者提供了跨越地域和時空的一種全新而又便捷的方式。作為城建檔案工作者，我們應不斷解放思想，挖掘自身潛力，進一步探索城建檔案信息化的新方法、新領域，使之發展更快、更好、更合理，城建檔案信息化工作推上新的臺階。

參考文獻

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