論城建檔案收集工作建議

【摘 要】城建檔案收集工作是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，沒有檔案收集工作，城建檔案部門的工作也就沒有了物質(zhì)對(duì)象，城建檔案部門也就無法為城市建設(shè)提供基本的信息。城建檔案的收集工作對(duì)于城市建設(shè)有著至關(guān)重要的意義，檔案的收集首先是由各基層檔案室進(jìn)行收集，然后再由基層檔案室反饋到城建檔案館進(jìn)行收藏，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都十分重要，本文就結(jié)合目前城建檔案收集中存在的問題提出相關(guān)的檔案收集工作建議。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；收集；問題；建議

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)城市建設(shè)行業(yè)也在迅猛的前進(jìn)中，由此也就產(chǎn)生了大量的城建檔案，這些城建檔案是城市建設(shè)、人文發(fā)展的重要記錄，它所涵蓋的信息不僅能夠后期的城市建設(shè)提供依據(jù)，也能夠?yàn)樯鐣?huì)提供許多參考價(jià)值。城建檔案收集工作需要大力加強(qiáng)，使其能夠最大限度的為社會(huì)提供經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，各城市館藏資料的收集與利用正在逐年遞增，就以溫州市為例：溫州市城建檔案館在2005年接收的資料有9466卷，被利用的有1878卷；2006年接收的有12000卷，被利用的有2000卷；2007年接收的資料有12268卷，被利用的有2200卷；2008年接收的資料有12464卷，被利用的有2522卷；2009年接受的資料有32551卷，被利用的有3326卷。隨著工作量的增加，檔案收集工作中存在的諸多問題也就暴露出來了。

1 城建檔案收集工作中存在的問題

1.1 城建檔案進(jìn)管一味追求館藏量

當(dāng)前城建檔案館在收集城建檔案時(shí)一味追求館藏?cái)?shù)量，完全忽視檔案接收單位的劃分。其中最為主要的是對(duì)工程項(xiàng)目重要性的區(qū)分工作沒有很好的開展，大量小項(xiàng)目、次要項(xiàng)目重復(fù)接收，就如工業(yè)建筑配套用房這一項(xiàng)，其中的檔案資料包括有配電室、工具室等，就連更衣室、門衛(wèi)室這些細(xì)小的建設(shè)項(xiàng)目都接收入館；一個(gè)小區(qū)中許多施工單位都是同一個(gè)公司的，房屋的設(shè)計(jì)也基本一致，但接收檔案時(shí)卻是每一棟都接受。這樣一位的準(zhǔn)求館藏量，而不注意對(duì)資料進(jìn)行過濾和分類，不僅增加了檔案接收工作人員的工作量，也使檔案館中的資料過于繁復(fù)，不利于檔案的整理、查閱，而且在后期工作人員也沒有及時(shí)對(duì)這些資料進(jìn)行鑒定與銷毀，館藏資料只進(jìn)不出，容易造成人手不夠、庫(kù)房不夠存儲(chǔ)等一系列的問題，檔案無法充分發(fā)揮其使用價(jià)值。

1.2 城建檔案收集較為被動(dòng)

自從推行檔案保證金制度和建設(shè)工程備案制度后，城建檔案收集工作尤其是工程檔案的收集都十分順利，但這種單一的收集方式在很大程度上為檔案收集工作增添了困難。不少檔案收集工作人員對(duì)城建檔案收集工作的重要性認(rèn)識(shí)不清，最為明顯的就是在停手檔案保證金與項(xiàng)目真正完成施工這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，大量城建檔案沒有及時(shí)收集入館，這也就證明了目前城建檔案的收集工作較為被動(dòng)。城建檔案收集工作的被動(dòng)性，容易使城建工程以外的諸如城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理等檔案的接受相對(duì)延遲，更不用說是交通、電力、水利等跨越城建系統(tǒng)的檔案的收集，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)資料空白。城建檔案管理部門欠缺對(duì)工作人員的管理相對(duì)欠缺，尤其是在當(dāng)前工程項(xiàng)目繁多，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員匱乏的情況下，不少城建檔案部門出現(xiàn)等待建設(shè)單位上門咨詢的情況，這種被動(dòng)式的服務(wù)方式使城建檔案收集工作失去了其原有的意義。

2 優(yōu)化城建檔案收集工作的建議

2.1 提高業(yè)務(wù)水平

提高檔案收集工作人員的業(yè)務(wù)水平是搞好城市檔案收集工作的基礎(chǔ)，各檔案管理單位應(yīng)當(dāng)適時(shí)開展“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的學(xué)習(xí)模式，加強(qiáng)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。根據(jù)工程在建單位的建設(shè)需要，不定期的對(duì)檔案收集人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠深入了解工程內(nèi)容，每次業(yè)務(wù)指導(dǎo)結(jié)束后，可以請(qǐng)建設(shè)單位填寫業(yè)務(wù)指導(dǎo)反饋表，便于檔案收集指導(dǎo)人員根據(jù)建設(shè)單位的反饋表對(duì)只當(dāng)思想和方針做出及時(shí)調(diào)整與改進(jìn)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員可以到城鎮(zhèn)街道、開發(fā)區(qū)、工業(yè)園區(qū)、居民區(qū)等地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，更好的提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。定期舉辦城建檔案管理培訓(xùn)班也是很重要的，以輔導(dǎo)新開工的建設(shè)單位、建立單位等能夠深入了解城建檔案收集工作各環(huán)節(jié)的要求，提供有效的城建資料，這能夠有效的解決部分檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)不熟悉，業(yè)務(wù)水平不高的問題。

2.2 加大執(zhí)法力度

加大城建檔案收集的執(zhí)法力度，是做好城建檔案收集工作的保障。現(xiàn)行的城建檔案法規(guī)主要有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線管理辦法》，城建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照這些規(guī)章條例來收集資料，對(duì)于屬于城建檔案收集范圍的資料，在建設(shè)單位施工前需與其簽訂《建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書》，并且需在工程建設(shè)中進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控，保證檔案能夠及時(shí)收集入庫(kù)。接收檔案時(shí)需注意對(duì)檔案進(jìn)行分類，避免檔案的重復(fù)接收，對(duì)于城鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案、建設(shè)單位的業(yè)務(wù)管理技術(shù)檔案、涉及到城市規(guī)劃政策法規(guī)的檔案要重點(diǎn)收集。在檔案收集過程中如果出現(xiàn)建設(shè)單位不愿移交、拖延移交的情況，檔案管理部門在做好宣傳工作的同時(shí)，需要嚴(yán)格按照法律規(guī)章辦事，理直氣壯地收集檔案，保障真實(shí)有效的城建記錄能夠及時(shí)入庫(kù)。

3 總結(jié)

城建檔案的收集工作是城市應(yīng)急系統(tǒng)的重要組成部分，它也是公眾參與城市建設(shè)并接受監(jiān)督的重要途徑，特點(diǎn)是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)下，城建檔案的接收就顯得尤為重要。目前城建檔案的收集工作還存在許多困難，導(dǎo)致真實(shí)有效的城建信息無法及時(shí)收集入庫(kù)，這些問題主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)水平的低下，檔案管理部門服務(wù)的被動(dòng)上面，致使城建檔案無法充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。針對(duì)城建檔案收集工作中的諸多問題，相關(guān)部門需進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，首先就需要充分認(rèn)識(shí)到城建檔案收集工作的重要性，然后才能對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)執(zhí)法力度，為和諧城市的建設(shè)提供服務(wù)。

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