淺談高職院校教學秘書隊伍建設

教學秘書是工作在教學管理第一線，將各項教學管理工作進行計劃、組織、協調、控制的基層工作者，是高職院校教學改革最終的實現者，在教學管理中有著舉足輕重的作用。只有正確了解教學秘書在基層教學管理工作中的職責和作用，加快建設一支掌握管理理論和專業知識，并具有現代管理技能的高素質教學秘書隊伍，努力提高他們的工作技能和管理水平，才能更好地保證教學工作正常進行，提高教育教學效率，保證教學質量，促進高職院校的快速健康發展。

一、教學秘書崗位職責

教育部《高等學校教學管理要點》指出：“系（院）可設教學秘書和教務員，在教學系主任（院長）領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態、質量信息的經常性調查了解工作”。這段話明確界定了教學秘書的職級內容和工作范圍，指出教學秘書是系（院）領導的助手、參謀，而不是決策者。筆者認為，教學秘書作為教學管理的基礎工作人員，其主要崗位職責有以下幾個方面：

1.系（院）的助手和參謀

教學秘書直接面向系（院）教師和學生，教師和學生對學校教學工作的各種反饋都在第一時間傳遞給教學秘書。教學秘書應當注意收集信息，并且進行歸納整理，及時反應給系（院）領導和上級教學管理部門，做好領導的助手和參謀；協助領導了解政策實施情況，從而使領導根據客觀情況做出迅速反應，或進行相應的調節，有利于教學管理工作的進一步展開。

2.溝通協調

教學秘書在處理日常行政工作中，必須處理好三對主要關系：第一，教務處與所在系（院）之間的關系。第二，系（院）與各教研室、實驗室之間的關系。教學秘書要把教務處的教學指令與系（院）實際相結合，當好系（院）領導的參謀和代言人，將各項教學任務落實好。第三，任課教師和學生之間的關系。溝通課題教、學雙方的信息，為教學創造一個良好的師生關系環境。此外，還要協調諸如與教學有關的學校各職能部門之間的關系，教研室、實驗室與教師之間的關系等。

3.提高教學質量

教學秘書是高職院校教學管理的基礎工作者，是高職院校、系（院）的提升辦學理念、提高教學質量的最終實施者。一方面，教學秘書應當正確領會學校、系（院）教學改革意圖，熟悉各項教學管理規范、流程，將學校的辦學方針、政策、理念貫徹到日常教學管理工作中，將目標管理逐步變為過程管理，使各項工作、改革能夠順暢執行，達到“上行下效”的效果。另一方面，教學秘書在教務處、教學評價中心的指導下，協助系（院）領導對教師教學質量、實踐教學質量和學生學習質量定期展開評測活動，為改進教學方法、提高教學質量出謀劃策。

4.服務意識

教學秘書應當調整自身心態，擺正位置，明確教學秘書是為教師和學生服務的這一工作定位。日常管理中，教學秘書要學會換位思考，接到任務后站在教師和學生的角度上思考如何將工作進行下去，將可能遇到的問題事先想好，做好決策，然后再交于教師去做。工作中，要做到不卑不亢，少用或不用命令式的口氣，少有或沒有指揮的動作，不可顯得高高在上，努力營造平等、和諧的工作環境。

二、教學秘書隊伍建設中存在的問題

1.領導重視不夠，隊伍建設滯后

目前，大部分高職院校的分院系中已經專門設立了教學秘書崗位，工作環境和物質待遇也有所提高。但是，高職院校中，重教學、輕管理的現象還是比較嚴重。教學秘書隊伍建設尚沒有引起領導的足夠重視，教學秘書在考核、職稱評定、學習培訓、工資待遇等方面比同學歷的教師機會要少得多，由此挫傷了其工作積極性。

2.教學秘書隊伍人員素質不一、流動性大

當前，大多高職院校的教學秘書是由畢業生、教師家屬和對外招考的人員組成。人員素質高低不一，年齡差異大，人員隊伍結構雜亂。此外，學校對教學秘書重視不足，換人頻繁，往往剛熟悉教學管理工作后不久便轉崗或跳槽。教學秘書的隨意變動，甚至會使教學管理工作無法正常開展。

3.工作量大，管理水平偏低

隨著高職院校專業的增加和學生人數的逐漸增多，各類教學管理工作也逐漸復雜，變得繁重。據初步統計，在很多擁有500～1500人的高職院校中，只配備了1～2名教學秘書。教學秘書除了處理教學類事物外，大多數還同時從事科研和其他行政工作。由于工作重復、繁雜、強度大，使得工作效率和管理水平很難得到提高。

4.缺少職業規劃，容易產生倦怠感

教學秘書的崗位缺少相應職業規劃，使教學秘書沒有職業發展愿景，看不清今后的發展道路，久而久之產生倦怠感，失去工作熱情。教學秘書崗位的特殊性決定了其主要起著教學輔助性作用，使得教學秘書的職稱評定和職位的升遷都將受到很大的限制。工作的繁重，加上發展前途渺茫，使得教學秘書身心俱疲。

三、加強教學秘書隊伍建設的若干建議

1.加強教學秘書隊伍思想建設，增加責任感和使命感

因為工作原因，很多教學秘書放棄了自己的所學專業知識，把主要精力放在了教學管理上，與同專業的教師相比，他們付出得更多，但在職稱評定、崗位薪酬上比教師犧牲得更多。因此，這就需要教學秘書樹立崗位榮譽感，改變以往認為教學秘書崗位只是事務性、打雜性質的工作崗位，不重視這項工作，從思想深處樹立工作榮譽感，培養責任心，增強責任感。學校、系（院）也要實抓教學秘書思想政治工作，使他們真正從思想上明確教學管理工作是一門科學，做好這項工作不僅需要高等教育管理學的知識，而且需要掌握現代化的管理手段，更需要對這項工作的熱愛。只有熱愛它，才會有激情，有干勁，全身心地投入，才會充分發揮自己的主觀能動性，積極主動地研究教學管理。

2.重視教學秘書隊伍能力建設，提高管理水平

學校、系（院）要重視教學秘書隊伍能力建設，有目的、有針對性地對教學秘書崗位員工進行培訓。校方首先可以利用校內的有利資源，組織管理類教師對教學秘書進行知識技能培訓，結合教學秘書工作特點，有時間段，連續、遞進地進行職業培訓；其次，可以組織教學秘書到兄弟院校進行交流訪問，交流工作經驗，探討工作問題，總結管理方法；第三，建立相關的管理科研平臺，設立校級課題項目，鼓勵教學秘書結合學校實際情況開展課題研究。這樣，也促進了校內同行間的工作經驗交流，使學校的教學管理水平更上一個臺階。

3.引進激勵機制，拓展職業發展渠道

學校可以引進激勵機制，設置相應崗位要求，并將崗位要求應用到教學秘書職稱評定、績效考核、晉升崗位中。提高教學秘書待遇，對于表現優異的教學秘書進行精神和物質上的獎勵；為教學秘書提供平等合理的職業發展平臺；適當鼓勵教學秘書學習和系（院）設立專業相近的課程，鼓勵有能力、高素質的教學秘書上講臺授課。這樣，一方面可使教學秘書隊伍加深對專業教學的認知，擴展教師隊伍；另一方面，可使教學秘書更好地融入到教學管理整個流程中，使教學秘書能真正地從人出發，更好地服務教師。

（作者單位：浙江水利水電專科學校）