現代秘書如何為領導提供主動性服務

現代秘書理論告訴我們，秘書活動包含著被動與主動這一對基本矛盾。傳統的秘書側重于被動性的服務，而現代秘書強調主動、創造性地開展工作。本文就現代秘書如何為領導提供主動性服務作一些總結探討。

一、輔佐決策中的主動性服務

1.主動提供決策目標

決策目標一般由領導集體或職能部門提出，但秘書也可以主動提供決策目標。秘書部門是組織的信息樞紐，秘書人員掌握上下左右內外的各種信息，比職能部門和一般群眾具有信息優勢。而且，秘書在領導近身工作，了解領導工作的動態，這就為秘書主動提供決策目標創造了

條件。

2.主動為領導的決策目標提供有價值的信息

當領導的決策目標確定后，秘書工作者應主動進行廣泛的調查研究，收集決策目標所處環境的各種信息資料，比如法律政策信息、行業信息、兄弟單位信息、國際信息以及理論依據、經驗依據等。這種主動性應當成為秘書的工作習慣，而不是被動接受領導的指使。一條重要的有價值的信息，極有可能促成一個決策目標，比如與本機關工作、本企業業務未來發展有關的新產品、新工藝、新材料等，以及先進的經驗、方法等信息

資料。

3.主動地參謀咨詢

秘書的參謀咨詢寓于秘書的各項工作中，其中最重要的是做領導的決策參謀。在決策工作中，即使領導沒有征詢秘書的意見、看法，秘書也應該主動地適時、適地發表自己的獨立見解，提出意見、建議供領導參考，充分體現秘書的智力補償作用。但要注意工作紀律，不干擾領導

決策。

二、輔助管理工作中的主動性服務

現代秘書賦予秘書工作者輔助管理的職能，因此，秘書工作者應把輔助管理作為自己份內的事情。對于組織的各項管理工作，都應主動參與，都可以提出建設性的意見、建議，對管理中的漏洞、缺陷應主動發現并主動提出完善的意見、建議，還可以通過信息工作吸收先進的管理經驗、管理模式、管理手段，主動及時地向領導傳遞、推薦，對現有管理體制進行改造。

三、信息工作中的主動性服務

作為一名現代秘書，在信息工作中應當發揮主觀能動性，在平時的工作、學習、生活中，通過不同媒介、載體、途徑，主動收集與本組織有關的各種有價值的信息，通過不同方式貯存起來，這樣就可以隨時隨地地為領導提供所需的信息。

四、文書工作中的主動性服務

在來文的辦理工作中，秘書應主動催閱、催退，以免文件失控，造成積壓或下落不明。應主動催辦，主動進行文件承辦工作的檢查與督促。這主要是為了提高效率，加快文書運轉，以免造成貽誤和積壓。主動辦復，主動將辦文結果向主管領導和來文機關匯報，而不是等領導和來文機關催要。

五、查辦工作中的主動性服務

秘書的查辦工作一般是在領導的授權授意下進行的，具有明顯的被動性。但在查辦工作中，秘書也可以有主動性，比如秘書可以根據自己看到、聽到、查到的一些無人過問或解決不力的問題主動向領導提出，經領導人批準、批示后進行查辦工作。對查辦過程中發現存在的問題和不完善之處，不應只是簡單地傳遞信息，而且還應該主動進行智能加工，找出原因，提出意見、建議，提供方法、措施、以供領導參考，這就是主動性地提供智能服務，主動發揮參謀作用。

六、信訪工作中的主動性服務

在信訪工作中，對信訪的內容、要求應主動呈閱、主動辦理、主動移交相關部門、主動答復，真正做到件件有著落，事事有回音，不能積壓，不能敷衍對方。

七、主動性勸諫

勸諫是任何一個秘書都感到棘手的敏感話題。傳統的秘書往往是領導讓干什么就干什么，讓怎么干就怎么干，而現代秘書則要求做領導的諍友，堅持原則，不能盲從、隨聲附和、人云亦云。當領導的決策是錯誤的、違反政策的、冒險的，當領導的工作出現失誤、考慮問題不周全時，當領導失職、瀆職、不作為甚至是違法亂紀時，秘書應主動地、勇敢地給予提醒、指出、說服、修正，當然這需要勸諫的藝術，要講策略、方式、方法，適時、適地、適度地勸諫。

八、善于發現問題，實事求是地主動反映

對于工作中存在的各種問題、漏洞、隱患等，秘書不能視而不見、隱瞞不報，應實事求是地主動反映給領導者，從而使領導者能及時發現、解決，避免更嚴重的

后果。

秘書的主動性服務主要包括上述所列內容，但是，秘書工作者在秘書實踐中應當注意把握主動性服務的“度”，若主動到越職越權，違背領導意愿、要求而自行其是的地步，這就超出了秘書活動的范疇。

〔作者單位：山東科技大學（青島）文法學院〕