淺析業主對基建檔案的收集

[摘要]基建檔案是指建筑物、構筑物、地上地下各種管線等基本建設工程在規劃、設計、施工和使用維修活動中形成的歷史記錄。基建檔案是業主檔案管理重要組成部分之一。

[關鍵詞]業主；基建；檔案；收集

一、基建檔案的組成

（1）工程準備階段文件。工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、合同等工程準備階段形成的文件。該階段文件由建設單位收集。（2）監理文件。監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。它包括建設、施工、監理機構及負責人、工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單、工程項目監理機構（項目監理部）及負責人名單、工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責人名單、在施工管理中記錄管理辦法的文件、監理規劃、監理實施細則、進度控制、質量控制、質量評估報告等。該過程文件由監理單位收集。（3）施工文件。施工單位在工程施工過程中形成的文件。它包括施工前辦理開工手續系列資料、施工過程中的質保資料、分部分項工程驗收資料、大型設備進場驗收檢驗資料、新技術應用系列資料、質量安全事故報告等資料。該過程文件資料由施工單位形成并收集。（4）竣工圖。工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣（施工單位、監理單位在有審核圖章的一套圖紙上加蓋竣工圖章簽字形成）。（5）竣工驗收文件。建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。它包括工程質量監督資料、勘察設計單位的質量檢查報告、工程質量評估及監督報告、竣工驗收報告、工程移交證書、質量保修書、工程檔案歸檔驗收單及竣工驗收備案書等。業主（建設單位）還應補充工程在評獎創優、使用、維護、改建、擴建中形成的文件。可見基建檔案有形成過成長，涉及單位及人員多，內容復雜，成套性、現實性、專業性、系統性的特點。

二、收集基建檔案資料的措施和方法

（1）行政措施如下：一是提高全員檔案意識，開展多種形式的《檔案法》宣傳活動，讓大家知曉材料收集齊全與否將直接影響日后利用工作的開展，營造良性互動的檔案工作氛圍，形成及時、主動移交文件材料歸檔的良好習慣，使收集渠道暢通無阻，確保各相關單位在相關工作中形成的文件材料能收集齊全完整。二是以文件形式明確機關檔案工作分管領導、檔案部門的負責人和檔案員、基本建設部門兼職檔案員三級網絡體系，從組織上保障檔案工作的開展。三是實行“三納入”、“四同步”的歸檔措施。第一，要將科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作納入本單位歸檔程序之中；第二，要納入工作計劃之中；第三，要納入相關部門和有關人員的職責之中。同時做到：下達任務與提出文件材料的形成與歸檔要求要同步；檢查工作進度與檢查文件材料的形成、積累、整理、歸檔情況要同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科技文件材料要同步；上報登記和評審獎勵科技成果、全優工程、優質產品與檔案部門出具證明材料要同步。四是制訂完整的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。項目文件材料歸檔制度的內容包括：項目文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔手續和歸檔要求。（2）技術措施如下：一是區分基建檔案和文書檔案。立項不成功的基建項目，將相關文件歸入文書檔案；在基本建設項目建設期間形成的普法性文件、重份文件、事務性文件等也應歸入文書檔案；而涉及立項審批、征地拆遷、竣工驗收等與項目建設直接相關的文件材料歸入基建檔案。二是加強原件的收集。形式原始性和內容原始性是檔案發揮作用的基本前提。三是注意以下材料的收集：第一，在項目立項、設計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應收集齊全。第二，注意招投標過程中產生的資料的收集是否齊全，尤其是參加招投標專家組的人員在評議標過程中針對具體項目不同標段形成的評分表等材料，同時應加強未中標標書的收集。第三，在項目施工階段，注意檢查施工基礎資料收集是否齊全，尤其要注意設計變更與測試、沉降、位移、變形監測記錄等材料，同時應仔細檢查施工基礎資料的修改方式是否符合有關規定。第四，監理檔案的收集是否齊全完整，包括監理日記、月報、計量支付等材料，尤其是在監理規程規定反映監理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。第五，工程交工驗收后試運行期間材料的收集是否齊全，試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實狀況，與變更是否符合。第六，聲像檔案的收集（包括開工典禮、重大工程質量事故等方面）是否齊全完整。第七，電力與企業技改重點項目檔案與上述城建、水利、交通重點建設項目檔案的構成有較大差別：主要由土建和設備組成，因此要注意檢查電力與企業技改項目設備檔案的完整性。設備檔案主要包括以下內容：工藝規程、產品檢驗檢測記錄、招投標材料、合同協議、設備隨機材料、設備調試記錄、設備驗收記錄、設備維修記錄、試運行記錄等。

總之，檔案人員要愛崗敬業，做好基建檔案管理工作，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務。