試論高校學報檔案資料的價值功能

摘要：

高校學報檔案資料豐富，有著獨特的價值功能。既有原始性的記錄功能、整合性的信息情報功能，也有全方位的服務功能。了解高校學報檔案資料的價值功能，有助于高校學報的可持續發展。

關鍵詞：

高校學報 檔案資料 價值功能

高校學報檔案不僅是高校學報窗口職能的重要見證，直接體現高校學報發展的歷史，還是高校檔案的重要組成部分。隨著文化的發展、社會的進步，越來越多的資料累積在學報編輯部，這些檔案資料發揮著越來越重要的作用。筆者從事編輯校對和檔案管理工作多年，在工作實踐中，逐漸認識到檔案資料的價值所在，現試就此論題闡述一下自己的觀點。

一、高校學報檔案資料的記錄功能

高校學報檔案材料是高等學校在從事學報辦刊、出刊、發行等一系列與編輯活動相關的過程中形成的各種資料，不僅包括學報申辦過程中的一系列政策文件資料，也包括每期出刊前后的稿件處理材料及日常編輯工作中的各種重要材料，還包括每期學報與各兄弟院校的交流學報以及與學報有關的其他資料。

1.重要文件的保存，記錄了學報發展的歷史

高校學報是在上級新聞出版部門和高等學校的雙重領導下開展工作的，因此會留下很多重要的政策性、歷史性文件。從學報籌辦、發刊到學報更名、更改刊期，每個發展階段都留下了珍貴的檔案資料。有些重要文件留有各級領導和有關負責人的親筆簽名或批示，蓋有機關或個人的印章，比如創刊批復，學報更名批復等，有些重要材料是領導人的親筆題字或手稿、活動照片、原聲錄像等。這些檔案資料是原始性的記錄，有著真切的歷史痕跡，記錄了學報發展的歷史。

2.日常編輯材料的保存，體現整個編輯出版過程

高校學報檔案把日常編輯工作的重要材料都保存下來，數量紛繁，分門別類，如實地記錄學報編輯過程。比如每期出刊前后的稿件處理與編輯加工材料，學報論文的原稿、修改稿、審稿單以及編輯與作者編讀往來的重要信件等，這些檔案資料客觀真實地反映了編輯部的組稿意圖和審稿原則，包含編輯、作者、審稿專家的辛苦勞動，歷史地體現了整個編輯出版活動的過程。

3.每期學報及交流學報的保存，展現學術魅力

高校學報是高校教師和高校在讀研究生進行科研創作的主要陣地，是學術交流、信息傳播的重要載體，對每一期學報的妥善處理，是對學術成果的有效保存。此外，各高校學報之間為了加強學習與溝通，互相交流各自的學報，這些交流學報也是學報檔案資料的一部分。這些檔案資料涵蓋了研究者的各種創新成果，展現出獨特的學術魅力。

二、高校學報檔案資料的情報功能

人類已進入信息時代，誰先掌握情報信息，誰就能獲得成功的先機。學報檔案資料包含著極其豐富的信息寶藏，具有重要的情報價值。對這些檔案資料進行整合、激活，能夠形成豐富的信息源，為高校學報的可持續發展服務。

1.政策文件、業務材料等信息

高校學報收集了與辦刊相關的政策性文件或編輯出版法規制度，如《出版管理條例》《圖書質量管理規定》等，這些檔案資料為學報辦刊指明了方向，提升了編輯工作的質量。

2.選題、計劃等信息

編輯部每年的選題、計劃都是學報編輯在進行充分的科學研究基礎上提出的，這些選題包含了對學科研究狀況的綜合性分析和預測。歷年的選題、計劃等信息，反映出科研發展的趨勢，有利于新的選題、計劃的制訂，有利于挖掘最新成果。

3.學術信息

高校學報發表的學術論文涉及的學科眾多，信息含量極大，集中反映研究者在本領域的學術研究成果和最新動態。學報檔案資料室不僅會收集本刊創刊以來的所有刊物，還會把交流來的學報進行專門保存。這些學報資料集中在一起就像在進行一場學術的盛宴，內容豐富，格調不俗，令人回味。

4.作者、讀者信息

學報作者大多是教學科研骨干，很多學報對論文作者情況進行統計，如作者姓名、工作單位、研究方向、投稿時間等，通過這些信息的整合歸檔，從中可了解科研人才的結構與分布、課題研究與科研梯隊的狀況。學報讀者也多為各學科的教學科研人員，根據訂閱發行情況，可了解讀者所分布的地域及閱讀趣味，以有針對性地調節辦刊思路。

5.編輯、審稿人信息

很多學報建立了審稿專家數據庫，對相關專家的姓名、年齡、工作單位、學歷學位、職稱、研究方向等情況進行詳細記錄，在審稿過程中這些信息方便了編輯選擇專業對口的審稿人，準確審讀稿件。另外編輯處理稿件的信息也被完整地保存下來，一些資深編輯在處理稿件時有獨特的方法和思路，值得新來的編輯借鑒學習。

6.各種電子化信息

當今社會已進入到數字化時代，很多學報實現了網絡化管理，不但把每期的學報內容上傳到期刊數據庫，也常常以摘要、專題的形式在各種網絡平臺發布。與此相應，檔案資料也向電子化過渡，各種各樣的檔案信息隨著鼠標的輕輕一點即進入到人們的視野。與傳統檔案資料相比，電子化信息的兼容性更強，傳播更便捷更迅速，社會的反饋更直接，因此也就涵蓋了更多的情報信息。

三、高校學報檔案資料的服務功能

高校學報建立起一整套的檔案資料，對原始性的資料進行完整記錄，對各種原始資料進行整合形成情報信息，目的就是為高校服務、為社會服務。高校學報檔案資料的服務功能體現在三個方面。

1.為學報編輯人員服務

高校學報檔案資料有助于編輯們及時了解并掌握學術上的最新成果和研究動態，對把握辦刊方向、提高辦刊水平起到了積極作用。此外，檔案資料還能使編輯們在選題、組稿、審稿、欄目策劃及版面設計方面得到啟示，從而有效編輯稿件，高質高效出刊。

2.為教學科研人員服務

高校學報是高校教學科研人員所依托的重要學術園地。教學科研人員可通過本校學報和交流來的學報及時了解各學科教學科研情況，不斷得到有價值的信息。學報中一些專題研究的最新研究成果，對提高教學、創新科研有重要的啟示意義。

3.為作者、讀者服務

學報檔案資料可為作者提供完整的欄目設置及歷年的載文信息，使其對本學報有一個完整的了解，在此基礎上撰寫學術論文，可使選題準確，提高稿件的命中率。學報檔案資料也可為讀者提供所需的各種學術資料，滿足讀者了解相關學術研究進程的要求。學報的作者和讀者大部分也都是各行各業的教學科研人員，為作者、讀者服務，實際上也就是在為教學科研服務。

（作者單位：齊魯師范學院學報編輯部）