ERP與強化內(nèi)部審計管理

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以財務(wù)會計管理為核心的信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，用來識別和規(guī)劃企業(yè)資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式。同時，現(xiàn)代企業(yè)處在日新月異的市場機遇、價格和服務(wù)水平等的挑戰(zhàn)環(huán)境中，必須不斷改變、改善企業(yè)經(jīng)營模式，提高企業(yè)競爭力。以往僅僅關(guān)注于企業(yè)內(nèi)部的流程改善，產(chǎn)品開發(fā)和制造水平的提高已經(jīng)不足以面對現(xiàn)時的市場環(huán)境。

一、ERP環(huán)境下，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式的特性

ERP系統(tǒng)帶來的不僅僅是一個新技術(shù)，而是一個新的管理理念，它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)界線，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。ERP管理模式從1993年引進以來，在中國已經(jīng)走過20年的發(fā)展歷程，ERP實施成功的企業(yè)，企業(yè)經(jīng)營管理模式具有以下幾個特性：

（一）管理流程高度集成

ERP系統(tǒng)把企業(yè)中的各個部門和職能集成到一個計算機系統(tǒng)中，它可以為各個職能部門的不同需求提供服務(wù)。ERP系統(tǒng)提供了一個單一的計算機程序，它既可以滿足財務(wù)會計部門員工的成本核算的需求，與傳統(tǒng)的手工記賬相比，ERP實現(xiàn)了采購、生產(chǎn)、銷售、人力資源及財務(wù)信息等相關(guān)數(shù)據(jù)的自動傳輸，財務(wù)數(shù)據(jù)更加及時、全面、自動化，同時也可以滿足其他管理部門管理水平的要求。

（二）提供有效決策支持

ERP系統(tǒng)實現(xiàn)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的提取和綜合分析，為管理層快速決策提供支持，提供及時、完整的數(shù)據(jù)和信息，以便管理層快速便捷地獲得各種關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計和分析信息，實現(xiàn)對下屬企業(yè)經(jīng)營狀況的實時監(jiān)控、快速處理和信息合并，從而實現(xiàn)對各單位及集團整體經(jīng)營狀況的掌控，對下屬企業(yè)的運行情況有更清晰、完整、準(zhǔn)確和快速的了解。管理層對企業(yè)運營的重大問題進行決策時，還可以通過ERP系統(tǒng)分析有關(guān)歷史數(shù)據(jù)，分析趨勢和變化，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

（三）降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險

實施ERP系統(tǒng)后，帶來先進的管理流程模式，可供企業(yè)內(nèi)部范圍內(nèi)所有企業(yè)使用，它統(tǒng)一了一般業(yè)務(wù)流程，內(nèi)部控制也更為嚴(yán)密。ERP對管理扁平化、對流程驅(qū)動業(yè)務(wù)的先進管理模式提供了支持，同時實施過程中推進數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，支持向先進管理模式轉(zhuǎn)變，以降低內(nèi)部營運風(fēng)險。

二、實行ERP，帶來內(nèi)部審計工作的變革

通過ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的整合，原先很多審計監(jiān)督工作在ERP系統(tǒng)中運用它的稽核功能就能解決，內(nèi)審工作職能似乎弱化了。其實不然，ERP環(huán)境下，不是減弱審計職能，而是轉(zhuǎn)換審計職能。內(nèi)部審計部門應(yīng)通過積極開展ERP系統(tǒng)審計的研究實踐工作，在審計范圍內(nèi)容變化的情況下，將審計工作重點逐步進行轉(zhuǎn)移，審計的職能進一步完善，加強企業(yè)治理，強化企業(yè)內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變，加強風(fēng)險管理與控制等職能轉(zhuǎn)變。從某種意義上講，也是內(nèi)部審計職能的強化。

（一）ERP實施后帶來審計工作的外延增加

一般情況下，企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生都由財務(wù)、會計部門來記錄，內(nèi)部審計人員都是跟財務(wù)、會計部門進行溝通，與業(yè)務(wù)部門直接聯(lián)系不是特別頻繁，而ERP系統(tǒng)下是由生產(chǎn)部門開始，與采購、生產(chǎn)、銷售、庫存等環(huán)節(jié)是緊密相連的，財務(wù)、會計部門能提供給你的可能僅僅是電腦數(shù)據(jù)，而ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)龐大，數(shù)據(jù)表多，表間鉤稽關(guān)系復(fù)雜。要實施任何測試程序，都要與業(yè)務(wù)部門直接溝通，需要的資料也必須到業(yè)務(wù)部門索要，因此審計人員不應(yīng)僅局限于財務(wù)系統(tǒng)，還要延伸到其他模塊，追溯到原始數(shù)據(jù)的輸入及各模塊關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制情況。

（二）ERP環(huán)境下數(shù)據(jù)的完整一致性審計

ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)的各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中共享，會計信息系統(tǒng)只是ERP系統(tǒng)的一個有機組成部分，當(dāng)經(jīng)濟交易事項發(fā)生時，系統(tǒng)自動觸發(fā)會計軟件進行處理，實現(xiàn)從業(yè)務(wù)單據(jù)到記賬憑證到會計賬簿、會計報表的自動化。如操作人員違規(guī)使用，或在數(shù)據(jù)錄入過程中采用虛假、修改等手段制造財務(wù)數(shù)據(jù)失真，會擾亂審計工作人員的視線，給內(nèi)部審計工作帶來風(fēng)險。因此對于審計人員來說，驗證原始數(shù)據(jù)資料的完整一致性也成為了一項重要工作，可從以下兩個方面入手：

一方面，從原始憑證真實性入手（ERP里最終形成集成數(shù)據(jù)）。舞弊和財務(wù)欺詐由原來的手工操作變成了計算機操作，實現(xiàn)了無紙化，從而使風(fēng)險更加隱蔽、層次更高、內(nèi)涵更深，風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對的難度更大。基層關(guān)鍵用戶對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，將業(yè)務(wù)單據(jù)（即原始憑證）輸入系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的規(guī)則自動生成記賬憑證，會計處理的中間過程無紙化，有些原始憑證沒有與記賬憑證一起裝訂，無疑加大了審計的難度。

另一方面，從ERP系統(tǒng)后臺規(guī)則設(shè)置入手（ERP里最終形成非集成數(shù)據(jù)）。對于集成的ERP信息系統(tǒng)，實施后，業(yè)務(wù)與會計的規(guī)則設(shè)置、財務(wù)會計與管理會計的規(guī)則設(shè)置已融為一體，因此，系統(tǒng)初始設(shè)置操作正確與否是影響會計數(shù)據(jù)處理、輸出和傳遞的真實性的要素之一，某些會計處理仍需要會計人員上線操作，會計報表的編制規(guī)則是需要會計人員通過系統(tǒng)初始設(shè)置模塊輸入的，如果這些規(guī)則設(shè)置有誤，則會影響會計數(shù)據(jù)的完整一致性。

（三）ERP環(huán)境下內(nèi)部控制審計的新變化

為了適應(yīng)ERP扁平化管理的需要，企業(yè)將會對業(yè)務(wù)流程方面進行重新梳理，對組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。相應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部各人員的職能、各流程的規(guī)劃都有所變動，內(nèi)部環(huán)境的變化促使內(nèi)部控制發(fā)生相應(yīng)改變，在程序方面，實施信息化前，內(nèi)部控制措施主要通過工作人員適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離，實現(xiàn)互相牽連，由人工完成各種檢驗、核對、判斷等。

（四）利用ERP決策系統(tǒng)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行監(jiān)督

ERP系統(tǒng)針對整個企業(yè)經(jīng)營中的“物流、人流、財流”三大方面重要經(jīng)營數(shù)據(jù)，提供了豐富的查詢、數(shù)據(jù)分析等功能，可以進行有效的監(jiān)督及分析，幫助企業(yè)管理者迅速做出決策，這也給審計人員對大量數(shù)據(jù)即時分析、實時監(jiān)控提供了可能。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，使內(nèi)部審計人員可以從傳統(tǒng)的賬項核對等繁瑣的審計工作中解脫出來，將更多的精力放在為企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險和信息風(fēng)險提供支持，為企業(yè)提高效益提供高附加值的服務(wù)，從而提升內(nèi)部審計的層次，同時審計人員利用先進的審計方法和信息化所帶來的數(shù)據(jù)支持，將大量的數(shù)據(jù)瞬間進行分析、判斷，得出審計結(jié)論，提高了審計工作的效率和效果。實時監(jiān)控中如發(fā)現(xiàn)疑點，可以針對疑問事項進行業(yè)務(wù)追溯。

三.ERP環(huán)境下開展內(nèi)部審計工作的應(yīng)對思路

（一）加強ERP知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

目前國有企業(yè)內(nèi)部審計人員大多由財經(jīng)類專業(yè)人員構(gòu)成，所掌握的計算機知識和其他專業(yè)技能尚不能達到ERP環(huán)境下開展審計所要求的水平。符合ERP運行環(huán)境的高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏，制約了信息時代內(nèi)部審計工作的開展和提升。ERP的實施對我們的國有企業(yè)內(nèi)審工作提出了新的要求，信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息知識更新速度的加快，考量著審計人員技能、知識的更新速度和內(nèi)部審計的創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力。這就要求內(nèi)部審計人員必須加強計算機、公司內(nèi)部控制治理等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高審計人員整體素質(zhì)，具備較強的將計算機技術(shù)與審計工作結(jié)合的能力。首先，ERP系統(tǒng)使用的平臺是計算機，因此要加大對計算機審計基本技能的普及培訓(xùn)力度，掌握用通用審計程序、數(shù)據(jù)提取技術(shù)、電子表格分析等計算機輔助程序解決實際問題的能力；其次，開展對ERP系統(tǒng)知識的培訓(xùn)，目的使公司內(nèi)部審計人員如何在審計中將審計知識與ERP技術(shù)理論有效結(jié)合，提高審計工作質(zhì)量。

（二）內(nèi)審部門應(yīng)積極參與到ERP的實施中

ERP系統(tǒng)是針對不同行業(yè)、每個企業(yè)的不同流程而定制的，內(nèi)部控制的各個關(guān)鍵點通過ERP流程重新塑造。內(nèi)部審計人員通過了解與ERP實施的有關(guān)問題，能夠在現(xiàn)有基礎(chǔ)上掌握有關(guān)ERP方面的重點技術(shù)。內(nèi)審人員應(yīng)積極參與ERP的實施，至少應(yīng)了解ERP內(nèi)在結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵控制點等方面內(nèi)容，為以后順利地開展內(nèi)審工作，向ERP系統(tǒng)全面審計發(fā)展奠定基礎(chǔ)，也有助于ERP流程的更加完善及內(nèi)部控制制度的健全，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

（作者系恒天凱馬股份有限公司）