中小企業賒銷管理流程探究

［摘 要］ 在當前并不完善的市場環境中，客戶惡意拖欠貨款、設法逃債，抑或個別業務人員內外串通、損公肥私、侵吞企業財產等事件每個企業都曾經遇到，賒銷風險實際上成為企業日常工作最為常見、最為突出的風險。從某種意義上說，企業的生存與發展依賴于對風險進行有效的管理和控制。特別是中小企業，存在著抗風險能力差的問題，只有建立健全并嚴格執行賒銷管理制度，才能確保企業生存和發展。

［關鍵詞］ 企業； 賒銷； 管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 034

［中圖分類號］ F274 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）13- 0061- 03

１ 前 言

當前市場競爭激烈，許多企業為了吸引更多的客戶，擴大營業額，增加盈利，大都在銷售中采用賒銷的方式，由此就產生了應收賬款，從而不可避免地會產生壞賬。為了最大限度地控制風險，將壞賬和逾期賬款控制在企業可接受的范圍內，企業必須建立一套完整的賒銷風險管理制度，并嚴格執行。

企業產品銷售按回款方式的不同主要分為兩種：一是先付款后發貨，這種銷售形式是最安全的，基本上不存在任何風險。但是，除了階段性緊俏的商品或壟斷行業外，在其他競爭激烈的市場領域，絕大部分企業根本無法做到。另一種最普遍的銷售方式就是賒銷方式，即貨到付款的方式，這是絕大部分企業為了在激烈的市場競爭中生存所必須采取的一種銷售策略。先發貨，貨到后付款，就不可避免地存在著壞賬風險。但是，如果建立一套完整的管理制度，就可能規避壞賬風險，盡可能減少資金損失。特別是中小企業抗風險能力較差，必須建立一套完整的賒銷管理制度，并嚴格執行，才能有效規避風險，確保企業生存和發展。結合中小企業的結構設置，在中小企業的賒銷管理制度方面應當按以下業務流程執行：

（１） 由企業銷售部門和管理部門合作，建立客戶資信調查和檔案管理制度，根據客戶資信和客戶檔案，將客戶按信用程度分為Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ四個級別。

（２） 對于Ａ、Ｂ級客戶，如果客戶提出賒銷要求，應由銷售部門向管理部門申請賒銷的資金額度和賒銷的回款期限。

（３） 企業每月召開一次專題會議，討論銷售部門提出的賒銷申請，管理部門根據討論結果制定賒銷明細表，賒銷明細表中包括客戶名單、賒銷金額和賒銷期限，經企業負責人簽字同意后，下發到銷售部門、管理部門、倉儲部門、財務部門等相關部門。

（４） 銷售部門根據賒銷明細表規定的額度和期限制訂合同和發貨單。

（５） 管理部門對合同和發貨單進行評審并在發貨單上簽字確認。

（６） 倉儲部門依據管理部門審核通過的發貨單發貨。

（７） 財務部門做好貨款跟蹤和貨款按期回收工作。

（８） 對逾期未收回的貨款進行清欠。

２ 資信調查與檔案管理

資信調查是企業銷售管理中的一項重要工作，企業銷售部門應當對所有的客戶均建立資信調查和客戶檔案管理制度。通過信用調查，并經過專業的信用評估，是降低企業信用風險的重要步驟，同時也是為保護客戶資源，提高客戶質量，科學識別客戶風險，為業務拓展提供決策支持。在這方面，企業可由銷售部門和管理部門綜合負責調查。客戶信息作為企業重要的業務資源，應由銷售部門負責收集原始信息。銷售部門應由各片區業務員負責客戶信息的集中管理，制訂檔案的建立、維護和保密措施，對客戶信息的真實性、準確性、完整性、時效性負責，并實時將客戶電子信息報送管理部門。管理部門應定期抽查信息的真實性和變動情況。

２．１ 資信調查與檔案管理的主要內容

（１） 基本資料：主要包括法人、股東、注冊資金、主營范圍、經營年限、職工人數、與本企業合作的年限。

（２） 組織機構：主要包括該公司的股東構成，是否有母、子公司或總、分公司，企業的內部部門設置等。

（３） 經營情況：主要包括該公司的資產規模、主營收入、主營利潤、還款能力、主要銷售地區、常用的付款方式、庫存采購方式和廠家等。

（４） 信用記錄：主要包括壞賬情況、在我企業的逾期率（如能得到在其他企業的逾期率更好）、準備向我企業提供的擔保財產的情況、是否已經向外提供擔保、有無訴訟記錄、在銀行或其他金融機構有無借貸情況等。

（５） 業務方面：主要包括業務部門對該公司的印象、該公司主要負責人本人的基本情況及管理能力、該公司的市場占有率或渠道地位等方面。

這些材料可通過客戶提供、業務實地調查、相關銀行調查等方式獲得，為節約企業費用，建議可在洽談業務的同時進行。

信用調查是個動態的過程，因為客戶的信用是變化的，一般來講，客戶的信用變化會出現一些征兆，第一線的銷售人員應該用更多的時間去接觸客戶，更好地了解客戶的情況，及時反饋信息，避免造成壞賬損失。

２．２ 客戶信用等級評定

２．２．１ 評定標準

主要依據客戶商業信譽、支付能力、應收款回款率、經營同業品情況確定。客戶信用級別可參考如下數據設定Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ四個級別。

Ａ級信用客戶：連續３年無欠款記錄；滾動貨款不超過２０萬元；常年大中客戶，上年度購貨額在１００萬元以上；企業生產經營正常，凈資產達到５００萬元以上。

Ｂ級信用客戶：連續１年無欠款記錄；滾動貨款不超過３０萬元；常年大中客戶，上年度購貨額在５０萬元以上；企業生產經營基本正常，凈資產達到１００萬元以上。

Ｃ級信用客戶：年內有欠款記錄；滾動貨款在３０萬元以上，企業生產經營有不正常情況，凈資產在１００萬元以下；新發展客戶。

Ｄ級信用客戶：長期欠款，業務斷斷續續；企業生產經營嚴重不正常，出現資不抵債。

２．２．２ 客戶信用等級評定程序

（１） 管理部門負責準備信用等級評定資料，提出客戶信用等級評定方案（包括待評級別信用客戶名單，各種情況說明）。

（２） 由企業負責人主持，財務、管理、法律等部門負責人參加，每季度定期召開客戶信用管理會議，評定新老客戶信用等級。

（３） 管理部門負責統計評定結果，形成會議紀要，企業負責人簽署意見下發。

２．２．３ 信用等級管理

（１） 管理部門負責定期對已確定等級的客戶進行復審。信用等級需要降級或升級的，應重新按程序評定。

（２） 做好客戶檔案的管理。對評定出的Ａ、Ｂ級信用等級客戶實施重點客戶管理。對新客戶一律先按Ｃ級信用等級進行管理。

３ 賒銷資金額度和賒銷期限管理

（１） 對Ａ、Ｂ級信用客戶，賒銷額度由客戶經書面申請，由銷售部門上報管理部門。

（２） 企業每月召開一次賒銷額度會議，由管理部門匯報銷售部門的賒銷額度申請報告，討論結果經企業負責人簽字同意后，發給銷售部門執行。

（３） 凡有賒銷額度的客戶，專責業務員為第一責任人，部門負責人為第二責任人。專責業務員和部門負責人要增加走訪頻次，每月至少走訪一次，并寫出客戶情況匯報。要密切關注客戶經營狀況，發現客戶有改制、嚴重虧損、停產、歇業、嚴重資不抵債等重大變故要第一時間報告，以便企業及時應對。

（４） 信用責任。若超額超期，銷售部門業務員和部門負責人未按規定采取措施，出現問題造成損失，應承擔全部經濟責任；發出控制指令，因未執行出現問題造成損失，經辦人和批準人應承擔全部經濟責任。

４ 銷售合同的管理

４．１ 合同簽訂前的準備工作

（１） 合同簽訂前，業務部門應對新老客戶資信情況、生產經營情況、客戶類別、經營性質進行了解，確定是否建立購售業務關系。

（２） 合同條款內容按規定必須規范、準確，應符合標準要求。

（３） 年初簽訂價格、數量未定的一次性購售協議，需全年供貨的客戶，每次要貨必須提供書面確認件（或傳真件）。確認件應包括客戶名稱、標的、數量、價格、簽字（蓋章）和日期等內容。若確認件為傳真件必須復印備存。

（４） 企業應嚴格按業務分工、程序和權限規定，與客戶接觸、洽談購銷合同。

（５） 銷售部門應與管理部門、倉儲等部門溝通，了解產品生產、庫存和質量情況，確保所簽訂合同能夠按時執行。

４．２ 合同的簽訂

（１） 合同文本必須使用經過管理部門審核通過的合同樣本。

（２） 合同簽訂前必須履行嚴格的逐級審批程序，要經過銷售部門、管理部門及企業負責人的逐級審批。

（３） 由銷售部門負責人或其他享有委托授權的人員代表企業簽訂合同。

４．３ 合同保管

合同簽訂后，由管理部門和銷售部門分別存檔，以備需要時調閱。

４．４ 發貨管理

（１） 由銷售部門制作銷售訂單，由管理部門對照賒銷額度和合同進行審核，符合要求的簽字同意安排倉庫發貨。

（２） 合同審批、簽訂后，倉儲部門嚴格按質按量按時發貨，避免因發貨環節差錯，造成經濟損失。

（３） 發貨和客戶接貨的各種文字、票據手續要齊全，及時歸檔，由財務部門專人保管。

（４） 合同執行過程中出現問題，及時報告，及時解決。

５ 應收賬款管理

（１） 產品出庫后，財務部門為應收賬款歸口管理責任部門，銷售業務部門和法律部門按規定承擔相應的追繳欠款任務，管理部門負責相應的基礎工作。

（２） 以財務部門為主，建立應收賬款客戶財務檔案。重要原始憑證如發票、訂單、運單及簽收記錄、匯票存根、電匯通知單、發票簽收記錄、雙方簽字確認的對賬單、合同（或購貨確認件）、客戶有關還款承諾書、擔保書、抵押證明等必須清晰，收集齊全。

（３） 根據應收賬款償還情況，每月進行一次清理，對客戶財務檔案實行動態管理。

（４） 財務部門牽頭，每月定期召開由銷售部門、管理部門負責人參加的清欠工作會議，進行欠款分析、清欠有關情況通報及工作安排。

６ 應收款往來賬核對

（１） 財務部門每月初定期核對上月應收款往來賬。

（２） 核對程序。先進行內部核對，財務部門與業務部門核對；再進行外部核對，財務部門與客戶核對。需要同客戶核對的，由銷售部門配合，企業財務部門發出對賬單通知書，要限定回復日期。客戶核對確認后，必須在核對單上蓋章簽字，標明日期，及時保存。有爭議的要在３０天內查清確認。應收賬款數額較大的，也可到客戶所在地進行核對。

７ 財務結算警告

對實行賒銷的客戶，出現下列任何一種情況，由財務部門通知銷售部門停止發貨，銷售業務活動不再繼續進行。

（１） 超過賒銷期限未收回應收款。

（２） 支票結算時透支。

（３） 匯票發生兩次以上退票。

（４） 欠款數額預警。

若客戶欠款接近或達到欠款數額，由財務部門通知銷售部門，按規定停止賒銷額度使用。

８ 超過賒銷期限的逾期貨款的追繳

（１） 使用信用額度進行賒銷業務，若超過賒銷期限未收回應收款，企業財務部門應在３日內向客戶發出催款通知單，要求銷售部門及相關責任人在２０天內追討貨款。

（２） 若銷售部門和相關責任人追繳時間超過２０天仍無效，應請企業法律部門和財務部門出面加大催繳力度。

（３） 若企業法律部門和財務部門出面后，追繳時間超過３０天仍無效，應及時轉入法律清欠程序。財務、銷售部門應配合法律部門并提供相應的訴訟資料，按要求參與訴訟。

總之，中小企業建立健全賒銷管理制度，進行有效的內控管理，通過建章立制，明確責任，實施源頭治理，強化風險預警機制，應收賬款就能得到有效的控制，企業資產安全亦可得到有效保護，切實維護企業利益，保證中小企業的生存和健康發展。

主要參考文獻

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