淺談高校文檔一體化的管理與利用

［摘 要］ 文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。信息化社會(huì)的形成和微電子技術(shù)日新月異的發(fā)展，對(duì)落后低效的辦公手段提出了挑戰(zhàn)，如何運(yùn)用辦公自動(dòng)化的手段來提高文檔工作的效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，是擺在當(dāng)前的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 電子文檔； 文檔一體化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 049

［中圖分類號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）13- 0083- 01

檔案是開展各項(xiàng)工作與研究的第一手珍貴資料，具有重要的查考使用價(jià)值和保存管理價(jià)值。因此，對(duì)高校檔案工作者而言，現(xiàn)行的公文及其處理是日后國家檔案的主要來源，同時(shí)，檔案也是立卷文書的必然歸宿。

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用與推廣、信息技術(shù)的發(fā)展和電子文檔法律地位的逐步確立，以及為滿足與國際接軌的需求，無紙化辦公已成為一大趨勢(shì)。電子文檔正在逐步替代紙質(zhì)文檔。因此，及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、妥善地保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、遺忘成為每個(gè)檔案工作者的工作職責(zé)。

１ 制約文檔一體化管理進(jìn)程的現(xiàn)實(shí)狀況

（１） 門戶分立的組織管理。根據(jù)現(xiàn)有組織管理體制，我國文件和檔案工作實(shí)行分開管理，一個(gè)單位檔案部門的行政關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系事實(shí)上是分屬于不同的部門。雖然目前大多數(shù)高校在文件和檔案工作實(shí)際上已合為一體，但抓檔案工作常常限于檔案部門上上下下的積極性，缺乏本機(jī)關(guān)強(qiáng)有力的支持和配合，使得文件和檔案工作發(fā)展失衡，其一體化程度不可能很深。具體體現(xiàn)在當(dāng)前各單位建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及政府網(wǎng)上工程，所涉及的辦公人員、機(jī)構(gòu)、制度以及辦公環(huán)境的改革，都使與之有關(guān)的文件工作加大了改革力度。相比起來，機(jī)關(guān)檔案工作則與此發(fā)展不相適應(yīng)，顯得有些滯后。

（２） 力不從心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照有關(guān)規(guī)定和習(xí)慣，高校檔案部門歷來以本機(jī)關(guān)立卷歸檔的指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)為己任。修改后的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》也再次明確“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)”要“指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作”。但是由于語義籠統(tǒng)，作為檔案部門對(duì)文件管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的法定依據(jù)實(shí)在需要更加詳盡的詮釋。比較而言，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中對(duì)于文件工作組織管理的規(guī)定更加明確：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作”。可見，在現(xiàn)有的法規(guī)中，文件和檔案工作分開的組織管理體制被更加強(qiáng)化，而實(shí)際操作中，檔案部門對(duì)于文件工作有限的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能必然受到相應(yīng)限制。

（３） 難以統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范。其一，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定不同步。從工作順序看，文件和檔案工作是前后處理階段，文件工作標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)走在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的前面或二者同步。而實(shí)際情況卻是：在檔案工作方面，近些年檔案行政主管部門密切配合當(dāng)前文檔工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展的需要，會(huì)同有關(guān)部門加緊制定或修改了一批國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；而文件工作方面，自20世紀(jì) ８０ 年代后期制定了幾個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)以后就一直沒有修訂，其中一些內(nèi)容已落伍。目前這批數(shù)量可觀的、與文件工作不無關(guān)系的檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，如果沒有與負(fù)責(zé)文件管理的有關(guān)主管部門通氣協(xié)調(diào)，得不到文件部門的認(rèn)同和支持，要真正順利實(shí)施無疑會(huì)困難重重。

２ 創(chuàng)新高校文檔管理一體化的建議及舉措

高校文檔管理部門要根據(jù)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，采用新的技術(shù)手段，把電子公文歸檔管理作為突破口，積極研究探討電子公文管理新模式，探索提前接收電子文件、電子檔案的新路子。借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，本文提出，高校文檔管理一體化的基本思路是：統(tǒng)一歸檔電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，規(guī)范歸檔電子文件格式，提供一個(gè)能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類型數(shù)據(jù)有效轉(zhuǎn)換和交流的統(tǒng)一的交換共享平臺(tái)。同時(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔電子公文能夠獨(dú)立于文件形成系統(tǒng)并脫機(jī)保管的目的。

高等院校應(yīng)該在電子政務(wù)整體框架下，按照現(xiàn)有的檔案工作體系，根據(jù)電子文件生命周期理論，創(chuàng)新電子文件管理模式。即各級(jí)文件形成部門通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)歸檔移交接口向機(jī)關(guān)檔案室移交電子文件，機(jī)關(guān)檔案室通過檔案管理系統(tǒng)向檔案館電子文件中心移交，檔案館電子文件中心定期將符合要求的電子文件向檔案館檔案信息資源庫移交。歸檔后的電子文件要經(jīng)過檔案室、電子文件中心和檔案館三級(jí)保管單位，而電子文件的產(chǎn)生流轉(zhuǎn)需經(jīng)過文件形成系統(tǒng)、歸檔管理系統(tǒng)、文件中心利用系統(tǒng)和檔案信息保存系統(tǒng)。文檔一體化管理模式的確定，對(duì)于電子文件管理工作更具有實(shí)際指導(dǎo)意義。

在推進(jìn)文檔一體化的過程中，高校要從管理制度與技術(shù)實(shí)施兩方面入手，一手抓標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，一手抓實(shí)際應(yīng)用。一方面，我們要以標(biāo)準(zhǔn)研究為切入點(diǎn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。有條件的高校，要適時(shí)進(jìn)行電子文件和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面的研究和探索，以切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有序開展。另一方面，通過應(yīng)用平臺(tái)試點(diǎn)，帶動(dòng)整體發(fā)展，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)、不同類型數(shù)據(jù)有效轉(zhuǎn)換與交流的統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，爭取初步實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及版式等元數(shù)據(jù)歸檔齊全，并與同級(jí)檔案館的電子文件中心無縫對(duì)接。

注：本文系新余學(xué)院科研項(xiàng)目《我校文檔一體化管理研究》階段性成果。