淺談如何加強醫(yī)院人事檔案管理

［摘 要］ 醫(yī)院干部人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，反映了醫(yī)護人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等方面的情況，是醫(yī)院開發(fā)人力資源的信息庫。只有管理好人事檔案，才能促進醫(yī)院人力資源管理工作的發(fā)展。通過檔案，可以了解過去，總結(jié)經(jīng)驗，為實現(xiàn)醫(yī)院科學(xué)管理提供重要的依據(jù)。醫(yī)院可以準(zhǔn)確地了解個人的情況，為人才的正確選拔和使用起到了參考作用。

［關(guān)鍵詞］ 加強； 醫(yī)院； 檔案； 管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 050

［中圖分類號］ G271； R197.32 ［文獻標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）13- 0084- 01

醫(yī)院干部人事檔案是記錄干部不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，比較真實、客觀地記錄和反映個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。是以個人為單位由醫(yī)院干部人事檔案部門集中保存的文件材料集，也是醫(yī)院及上級機關(guān)全面、歷史地考察了解和正確選拔任用干部的重要材料。只有加強醫(yī)院干部人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門服務(wù)。筆者結(jié)合十幾年從事醫(yī)院干部人事檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，就干部人事檔案管理工作提出幾點思考。

１ 加強醫(yī)院檔案的收集工作，為醫(yī)院發(fā)展決策提供可靠依據(jù)

在日常工作中，干部任免、調(diào)整工資、表彰先進、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)等人事管理工作都離不開檔案，其中的相關(guān)材料都是從醫(yī)院干部人事檔案中查找出來的。由于一些檔案中干部參加工作時間不確定，出生年齡也不確切，這就給確定工資標(biāo)準(zhǔn)和退休時間帶來麻煩，還有的檔案無干部任免表和相關(guān)的考察考核材料，這樣也會給這些同志晉升職務(wù)帶來麻煩，有時費盡周折才得以搞清楚。因此，我們在收集檔案過程中要變被動為主動，要做到口勤、手勤、腳勤。加強聯(lián)系溝通，及時補充新的資料，尤其是隨著接受繼續(xù)教育的護士及醫(yī)生普遍增加，在職稱晉升和聘任時，要求檔案管理者收集材料應(yīng)做到認(rèn)真及時、齊全完整、分類明確、排列有序，隨收隨放，定期檢查，真正發(fā)揮檔案的依據(jù)作用。

２ 加強干部檔案材料審查、鑒別，切實保證干部檔案真實性

干部人事檔案是組織人事部門全面考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。干部檔案的性質(zhì)決定了收集檔案材料必須真實可靠，為此我們在收集干部人事檔案材料時應(yīng)做好以下工作。

２．１ 建章立制，有章可循，規(guī)范操作

要把人事檔案管理的十項職責(zé)和八項制度落到實處。歸檔材料必須完整、真實、字跡清晰、對象明確。規(guī)定由組織部門蓋章的必須印章齊全。組織鑒定、審查結(jié)論、處分決定、民主評議和組織考核等形成的綜合材料，必須由本人簽字。任免呈報表和錄用聘用審批表必須有批準(zhǔn)機關(guān)名稱、時間和文號。制度上墻，使操作人員有章可循。建立接收干部人事檔案材料登記簿、借閱檔案登記簿、轉(zhuǎn)出干部人事檔案登記簿、轉(zhuǎn)遞檔案材料通知單、銷毀干部檔案材料登記簿等。對由于歷史原因造成的，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

２．２ 檔案收集工作應(yīng)變被動為主動

被動收集往往會造成檔案材料收集不全，因此要主動出擊，把收集工作做細(xì)。要做到主動與各科室和本人聯(lián)系，收集各種材料、表格等，這樣不僅提高了臨床科室的工作效率，也有利于保證檔案材料的質(zhì)量。及時解決材料中存在的問題，把真實可靠的材料收入干部檔案，把好質(zhì)量關(guān)。

２．３ 加強檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感

檔案工作是細(xì)致入微的工作，決不能粗心大意，在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實完整。作為檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷提高鑒別能力，在鑒別過程中能明辨是非，要善于通過對比、分析、校對、核實等辦法去偽存真、去粗存精，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護干部人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

３ 加快檔案信息化進程，提高工作效率

檔案管理工作的信息化是檔案目標(biāo)管理工作的必然要求，也是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。比方說，隨著筆者所在醫(yī)院辦公自動化的全面普及，加快醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用也被提上了議事日程。目前筆者醫(yī)院共有人事檔案１ ６７７卷，其中在職干部８２０卷，工人９０卷，離休干部３３卷，退休干部４４８卷，退休工人１４３卷，不在編制檔案６７卷，死亡檔案７６卷，為了實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，我們利用先進的計算機技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，實施干部人事檔案動態(tài)管理，利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。

４ 小 結(jié)

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時機，不斷改革創(chuàng)新，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)和督促。突破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案管理思想和管理模式，建立健全醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，以適應(yīng)知識經(jīng)濟時代醫(yī)院人事檔案管理工作的要求。