試論信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用

人力資源管理系統(tǒng)的定義及特點(diǎn)

HRMS的定義：HRMS（Human Resource Management System）即人力資源管理系統(tǒng)，指的是以信息技術(shù)作為手段，將人力資源管理的活動(dòng)以工作流的形式固化下來(lái)，形成人力資源管理信息化的操作模式，將傳統(tǒng)的手工操作移植到電腦上來(lái)自動(dòng)進(jìn)行，將一些以經(jīng)驗(yàn)和估計(jì)為基礎(chǔ)的判斷分析，通過(guò)信息技術(shù)的手段抽象提煉出來(lái)以量化的技術(shù)參數(shù)并最終由電腦計(jì)算后做出科學(xué)的結(jié)論。

HRMS的特點(diǎn)：（1）涵蓋范圍廣。HRMS超越了傳統(tǒng)的人事信息管理的范疇，將人力資源戰(zhàn)略性的規(guī)劃、研究和開(kāi)發(fā)納入其中，站在企業(yè)戰(zhàn)略決策的高度來(lái)思考企業(yè)的人力資源管理。（2）資料電子化。HRMS將很多手寫(xiě)存檔的文件資料放入電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，減少了紙張的使用和文檔的堆放。（3）工作流化。HRMS通過(guò)將許多日常事務(wù)以固定的業(yè)務(wù)流程來(lái)操作，可以極大地提高整個(gè)HR部門的辦事效率，提高員工的滿意度。

信息技術(shù)在人力資源管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

信息技術(shù)在人力資源管理中的切入點(diǎn)

1、信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理的基礎(chǔ)。在人力資源管理引入HRMS，是企業(yè)管理的內(nèi)在需求和信息技術(shù)發(fā)展的外在驅(qū)動(dòng)。信息處理技術(shù)在人力資源管理中主要是作為工具來(lái)應(yīng)用。它可以用來(lái)處理所有定量的問(wèn)題。比如員工考勤、薪資計(jì)算等等，較之手工管理，信息技術(shù)的應(yīng)用將大大降低例行性工作占用人力資源管理人員時(shí)間的比例，這無(wú)疑極大地提高了HR部門的工作效率，從而可以使他們有更多時(shí)間思考戰(zhàn)略層次的問(wèn)題。提高工作效率，是許多企業(yè)引入HRMS的首要目的之一。

2、典型的HRMS解決方案。一套好的HRMS解決方案應(yīng)是對(duì)人力資源管理的所有領(lǐng)域提供最佳支持的系統(tǒng)，這些領(lǐng)域涵蓋從人力資源計(jì)劃、人才招聘到人事信息管理（包括員工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估和離職管理）、薪資福利管理以及員工的培訓(xùn)與發(fā)展管理等各個(gè)方面，并提供各種查詢統(tǒng)計(jì)功能與報(bào)表輸出功能，能動(dòng)態(tài)直觀地反映企業(yè)人力資源狀況，為人力資源管理提供高效的決策支持。作為HRMS系統(tǒng)功能擴(kuò)展而提供的經(jīng)理自助服務(wù)與員工自助服務(wù)功能，將使得企業(yè)所有人員都可以從人力資源管理系統(tǒng)中受益。

一套典型的HRMS系統(tǒng)從功能結(jié)構(gòu)上應(yīng)分為三個(gè)層面：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)處理層和決策支持層。

人力資源系統(tǒng)的內(nèi)容

1、人力資源信息及報(bào)表管理。人力資源信息及報(bào)表管理體制是人力資源管理的基礎(chǔ)部分，集信信息儲(chǔ)存、編輯、計(jì)算、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析于一體，可自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、花名冊(cè)、登記表、臺(tái)帳等。員工的考勤休假處理、每月的工資計(jì)算與處理、員工信息管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容是HR部門最基本的工作。人力資源信息及報(bào)表管理是HRMS中最基本的模塊。

2、企業(yè)工資管理系統(tǒng)。工資管理模塊主要包括以下內(nèi)容：（1）數(shù)據(jù)錄入。考勤數(shù)據(jù)可以通過(guò)考勤機(jī)直接讀入，也可以人工錄入。錄入的數(shù)據(jù)為后續(xù)工資、獎(jiǎng)金的計(jì)算與考評(píng)做好準(zhǔn)備。（2）處理過(guò)程。業(yè)務(wù)處理過(guò)程可以設(shè)置轉(zhuǎn)正定級(jí)、提職增資和離退休等工資調(diào)整業(yè)務(wù)處理功能，可以根據(jù)需要增加新的工資業(yè)務(wù)處理類型，且相同單位不同的人員可定義不同的工資調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)，將全部人員的工資調(diào)整實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，可快速完成批量數(shù)據(jù)變動(dòng)。（3）支付處理。系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)發(fā)放工資特點(diǎn)，可以按月或自定義時(shí)間段的各種工資發(fā)放表。

3、系統(tǒng)管理模塊。（1）代碼管理。代碼管理是完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的前提，代碼的設(shè)計(jì)要易懂、好記、簡(jiǎn)潔。企業(yè)的HRMS中要有自由定義代碼的空間。（2）部門設(shè)置。部門設(shè)置可根據(jù)企業(yè)部門的實(shí)際劃分規(guī)劃設(shè)置部門的編碼模式，根據(jù)編碼模式輸入單位的部門信息，且以直觀的樹(shù)型結(jié)構(gòu)顯示。（3）用戶管理。為保證操作的安全性、嚴(yán)謹(jǐn)性及保密性，可對(duì)用戶、系統(tǒng)庫(kù)及應(yīng)用庫(kù)中的各種功能、數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。用戶管理模塊為系統(tǒng)提供了嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置，各用戶只能進(jìn)行屬于自己權(quán)限之內(nèi)的相關(guān)操作，以利于權(quán)力和義務(wù)的劃分統(tǒng)一，責(zé)權(quán)分明。（4）日志管理。日志主要記錄操作者使用HRMS時(shí)的詳細(xì)情況，包括顯示操作員名稱、功能名稱、進(jìn)出時(shí)間及操作員機(jī)器編號(hào)，可以隨時(shí)跟蹤操作者的使用情況，在HRMS的安全性防線上再加一道柵欄。同時(shí)，HRMS還可對(duì)日志記錄進(jìn)行打印、查詢、升降排序及刪除等操作。（5）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。在所有的管理信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是開(kāi)展其他一切功能應(yīng)用的最基本要素，管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用就是圍繞數(shù)據(jù)展開(kāi)的，數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性是HRMS的重中之重。為保證數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性，HRMS必須提供數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)功能。HR管理人員可有選擇地進(jìn)行數(shù)據(jù)備份或有選擇的進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)；同時(shí)系統(tǒng)詳細(xì)地記錄了數(shù)據(jù)備份、刪除、更改的相關(guān)信息，包括備份人、備份時(shí)間、備份包存儲(chǔ)位置等等，方便使用者對(duì)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)的管理。

4、HRMS中的決策支持模塊。決策支持和單純的人事信息管理不同，有很多東西是無(wú)法用很量化的方法來(lái)表現(xiàn)的。從發(fā)展趨勢(shì)上看，企業(yè)人力資源運(yùn)作的重點(diǎn)將從行政事務(wù)管理向企業(yè)戰(zhàn)略伙伴方向發(fā)展。HRMS軟件應(yīng)能提供人力資源規(guī)劃、總經(jīng)理自助服務(wù)、直線經(jīng)理自助服務(wù)、員工自助服務(wù)等功能，并能集成招聘技術(shù)、人才測(cè)評(píng)技術(shù)、職務(wù)分析技術(shù)以及績(jī)效考核與評(píng)估體系等人力資源管理技術(shù)牲比較明顯的功能。

5、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布模塊。在HRMS中引入INTERNET概念，是信息技術(shù)發(fā)展的新要求，是信息技術(shù)在人力資源管理中的新應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)發(fā)布模塊在HRMS中包含兩部分內(nèi)容：外部的INTERNET接入和建立內(nèi)部的WEB網(wǎng)絡(luò)。

HRMS的實(shí)施與意義

HRMS的實(shí)施要求

1、觀念的轉(zhuǎn)變是HRMS成功實(shí)施的第一前提。HRMS在人力資源管理中的應(yīng)用，或多或少地會(huì)給相關(guān)人員的工作方式、工作流程帶來(lái)陌生感，帶來(lái)不適應(yīng)，從而導(dǎo)致部分人的反對(duì)或是抵制，不利于HRMS的順利實(shí)施。企業(yè)中所有員工都要轉(zhuǎn)變對(duì)人力資源管理的看法，只有認(rèn)識(shí)到人力資源管理的重要性，才會(huì)想方設(shè)法將人力資源去管好，才會(huì)更加容易和愿意接受在人力資源管理的過(guò)程中應(yīng)用新的技術(shù)和新的方法。

2、目的要明確。HRMS實(shí)施的根本目的是提高人力資源管理的效率和水平，使HR部門騰出更多精力和時(shí)間來(lái)從事企業(yè)人力資源的開(kāi)發(fā)、計(jì)劃、研究，使人力資源的發(fā)展適合企業(yè)的整體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，保障企業(yè)的戰(zhàn)略決策得以順利實(shí)施，并最終提升企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)能力。

3、制定科學(xué)的業(yè)務(wù)管理流程。在實(shí)施HRMS時(shí)要考慮將HR部門的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，使經(jīng)過(guò)優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在HRMS中得以體現(xiàn)。（4）HRMS本身要達(dá)到的基本要求。HRMS作為軟件本身和管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，有其基本的要求。好的HRMS應(yīng)該是一套高效率、多功能及易學(xué)易用的解決方案，從實(shí)踐中判斷HRMS的質(zhì)量與效率。

HRMS實(shí)施中應(yīng)注意的問(wèn)題

1、技術(shù)的追求適可而止。企業(yè)在實(shí)施HRMS時(shí)，要兼顧前瞻性、實(shí)用性和可擴(kuò)充性。企業(yè)在選擇人力資源管理信息化解決方案時(shí)，不能盲目地追求技術(shù)的新潮，更要關(guān)注其實(shí)用性。

2、系統(tǒng)的可擴(kuò)充性。所謂可擴(kuò)充性是指很容易在已建成的HRMS的基礎(chǔ)上將新的功能擴(kuò)進(jìn)去以適應(yīng)需求的擴(kuò)大和技術(shù)的進(jìn)步。要求HRMS在實(shí)施之初就要考慮好擴(kuò)充性，以便將來(lái)可以增加新的功能，延長(zhǎng)HRMS的生命周期，提高在HRMS項(xiàng)目實(shí)施上的產(chǎn)出投入比，節(jié)約企業(yè)的成本。

3、與本單位現(xiàn)行的管理模式相適應(yīng)。企業(yè)在實(shí)施HRMS時(shí)首先要考慮本單位的人力資源管理處于哪級(jí)水平，然后再考慮如何實(shí)施。HRMS畢竟只是工具，是手段，是對(duì)管理起輔助和支持作用的，只有二者配合良好，才能起到減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率的作用。

4、要考慮本單位管理人員和員工的素質(zhì)。HRMS是由人來(lái)操作使用的，使用HRMS的員工的素質(zhì)也直接決定軟件的價(jià)值和作用的大小。特別是人力資源管理水平處于第三或第三層次的企業(yè)，其HRMS的使用可能涉及到全部管理者或全體員工。因此，提高相應(yīng)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是十分重要的。通常需要“系統(tǒng)未用，培訓(xùn)先行”。

5、要考慮影響本單位人力資源管理的各方面因素。企業(yè)在實(shí)施HRMS的時(shí)候，除了了解掌握本企業(yè)內(nèi)部的情況之外，還要了解與企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展相關(guān)的外部環(huán)境。

6、要與本單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃相一致。HRMS的實(shí)施，應(yīng)該與企業(yè)的整個(gè)信息化的規(guī)劃相一致，與整個(gè)信息化系統(tǒng)相兼容。

HRMS實(shí)施的意義

一是提高人力資源管理的效率和水平。二是規(guī)范優(yōu)化人力資源管理流程和方法。在企業(yè)實(shí)施HRMS的過(guò)程中，HR部門可能會(huì)發(fā)現(xiàn)他們所一直沿用的人力資源管理的方法會(huì)有很多值得改進(jìn)的地方。借著實(shí)施HRMS的東風(fēng)，徹底改變效率低下的人力資源管理流程，將流程科學(xué)化、制度化，則是HRMS實(shí)施的額外收益。

三是為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供支持，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略決策的順利實(shí)施，并最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

HRMS未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)

為企業(yè)戰(zhàn)略提供支持

未來(lái)的HRMS除了傳統(tǒng)的人事信息管理（即定量的管理工作）之外，許多定性的管理工作也將納入HRMS的范疇。HRMS會(huì)更多的在企業(yè)的戰(zhàn)略決策上提供支持。HRMS通過(guò)對(duì)人事方面的許多戰(zhàn)略性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、評(píng)估，為企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施配備合適和必要的人選。企業(yè)的導(dǎo)向正由市場(chǎng)導(dǎo)向轉(zhuǎn)向人力資源導(dǎo)向，根據(jù)人員的配置來(lái)更改甚至制訂企業(yè)的戰(zhàn)略決策，HRMS具有無(wú)可雙擬的優(yōu)勢(shì)。

未來(lái)的HRMS將向?qū)＜蚁到y(tǒng)方向發(fā)展

一套好的HRMS就是許多人力資源專家經(jīng)驗(yàn)和智慧的總和。未來(lái)的HRMS將能夠給HR管理者提供很多咨詢與指導(dǎo)，就如專家親自指導(dǎo)一樣。因?yàn)槲磥?lái)的HRMS將會(huì)把許多專家的管理思想和管理思路固化在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，這將成為企業(yè)一個(gè)巨大的寶藏。

HRMS將更加網(wǎng)絡(luò)化

新的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的開(kāi)發(fā)，會(huì)大大地提高網(wǎng)絡(luò)的帶寬，增加信息在網(wǎng)絡(luò)中的傳遞速度。與此相適應(yīng)的，HRMS也將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)延伸到員工的家里，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行人力資源管理。另一方面，某個(gè)區(qū)域通過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)組成一個(gè)大的人才信息共享系統(tǒng)，企業(yè)和其他的企業(yè)、協(xié)會(huì)或者組織共同分享本地區(qū)的人力資源，促進(jìn)互相的發(fā)展。

（作者單位：中國(guó)電信武漢分公司）