實現(xiàn)檔案規(guī)范化、科學化管理的路徑分析

摘要：檔案資料既是歷史的積淀，也是社會發(fā)展的真實記錄和不可或缺的信息資源，因此，檔案資料的管理尤為重要。為了加強對檔案的規(guī)范化、科學化管理，必須采取提高檔案管理的服務意識，升級檔案基礎設施，采用和提高現(xiàn)代化管理手段與水平，完善管理制度和創(chuàng)新管理機制等措施。

關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；科學化

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A 文章編號：1673-1573（2012）02-0094-02

檔案資料既是歷史的積淀，也是社會發(fā)展的真實記錄，更是一個經濟社會發(fā)展不可或缺的信息資源。隨著改革開放和社會主義市場經濟建設的不斷深化，檔案資料提供了可靠的信息支持，檔案管理的重要性也日益凸顯出來。如何使檔案資料得到科學的管理，實現(xiàn)其利用價值，發(fā)揮其檔案功能，國內研究者就此進行了有針對性的理論與對策探討，并取得了豐碩的科研成果。但隨著經濟社會的快速發(fā)展，檔案工作又面臨著新的形勢和要求，因此，筆者擬就新時期檔案工作規(guī)范化、科學化管理略陳管見，以就教方家。

一、提高檔案服務意識，實現(xiàn)檔案利用價值

管理就是為了提供更好的服務。在日常工作中，檔案管理人員重視檔案保密工作，盡職盡責，但在傳統(tǒng)保密觀念影響下，檔案工作還存在著一些重保輕用和利用不足的現(xiàn)象。大部分檔案不能得到充分利用，甚至有價值的檔案被束之高閣，造成檔案浪費；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的成果中體現(xiàn)出來。保守機密是每位檔案管理人員應盡的職責，但在做好檔案保密工作的同時，要使檔案工作達到更深層次的發(fā)展和要求，實現(xiàn)檔案的利用價值，就必須轉變觀念，增強服務意識，使檔案在管理和服務組織發(fā)展中發(fā)揮應有的作用。在工作中更要樹立開放觀念，走出檔案室，廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)、規(guī)章制度和借閱、使用流程，通過對身邊或影響大的鮮活的檔案個例的宣傳介紹，來反映檔案利用的成績和效果，擴大檔案影響，充分體現(xiàn)檔案的價值和地位，使各部門能及時全面地了解檔案工作，有效地利用好檔案。在提供最有效的服務保障的基礎上，實現(xiàn)檔案價值的最大化利用。

二、完善管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作

加強檔案管理，制度是保障。明確的檔案管理規(guī)章制度、檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍和整理要求，可以使各部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，檔案管理更加規(guī)范有序。當前，紙質檔案仍是收集、歸檔的主流。做好檔案的歸檔和移交工作，仍然繁重，除配備具有較高專業(yè)素質人員任檔案管理人員，還應建立檔案室專職人員具體負責、各兼職人員協(xié)助抓，形成一級抓一級，層層抓落實的檔案管理工作網絡。隨著科學技術的發(fā)展，社會已進入到信息化時代。信息的檢索和查找更加方便、快捷，信息技術的發(fā)展與廣泛應用也給檔案管理工作提出更高的要求，因此，檔案管理工作也必須與時俱進，在實踐中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作。檔案人員要善于主動收集資料，深入基層，指導和宣傳檔案工作，做到檔案管理工作和各項業(yè)務工作同部署、同安排、同實施、同完成。更要善于找準和做好檔案管理工作和業(yè)務工作結合點的“無縫對接”，將檔案管理工作中的“軟任務”變成“硬指標”，在相互的工作交流中達到互為推動、各取所需、相得益彰的效果。

三、重視檔案人才培養(yǎng)，提高檔案管理水平

信息時代的到來和廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作已不再只是單純的收集、整理、保管，檔案管理人員不但要具備較高的政治素質和理論基礎，還要注重提高綜合素質和業(yè)務技能。只有不斷拓寬知識面、熟練運用計算機技術，才能適應新時期的檔案管理工作。因此，檔案管理部門要重視加大對專兼職檔案管理人員的教育培訓力度，針對不同水平的檔案管理人員，制定不同的學習培訓形式，積極創(chuàng)造條件，通過請進來講座研討、走出去學習參觀等多種培訓形式，幫助專兼職檔案管理人員開闊眼界、提高專業(yè)素質和工作能力，使每一名檔案管理人員都能成為一名復合型人才，以適應檔案管理工作的多向性、系統(tǒng)性和邏輯性的思維方式，做到多方向、多角度、綜合性地去探求問題，善于從左右聯(lián)系、上下貫通和縱橫對比中收集、整理、匯總、分析相關檔案資料，確保檔案資料的完整，提高檔案資料的利用價值，促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學化發(fā)展。

四、完善檔案基礎設施，促進檔案現(xiàn)代化管理

在充分利用檔案室現(xiàn)有的硬件設備和技術力量的基礎上，逐步加大資金的投入，做好各項基礎設施的升級工作。在設立獨立檔案室、配置專用檔案柜的基礎上，根據(jù)需要及時安裝檔案管理系統(tǒng)軟件，配備計算機等專用設備，對所有須歸檔的資料經過細致整理后，全部輸入計算機進行管理，不但可以極大地提高檔案資料的檢索速度，更為提高檔案的查全率、查準率奠定了基礎。無酸檔案盒的使用使歸檔資料降低了被腐蝕、變質的可能，利于檔案的保存。隨著時代的變遷、事業(yè)的發(fā)展，檔案包含的范圍和種類也越來越多，檔案的形式多種多樣，無論何種檔案資料在我們的各項工作中，都有著舉足輕重的作用。檔案管理在硬件上有了保障，適應了現(xiàn)代化檔案管理的需要。檔案管理的現(xiàn)代化，帶來了檔案管理工作的新活力，保證了檔案管理全面持續(xù)的新發(fā)展，促進了檔案資料的深入開發(fā)和利用。

五、豐富檔案室藏資料，奠定檔案利用基礎

檔案資料在事業(yè)發(fā)展進程中發(fā)揮著重要的作用，豐富、完整、齊全的檔案資料，不僅能為組織和個人維護正當權益、排憂解難，也充分體現(xiàn)了檔案資料信息支持的重要性。檔案管理工作的全面提升，使檔案資料收集、整理更加完整、詳實，直接提高了檔案資料的質量和利用價值。隨著現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的廣泛利用，檔案資料已由單一紙質轉向紙質、聲像、電子、實物等形式存在，檔案室藏資料的內容更加龐雜，種類更加繁多，檔案管理人員扎實的專業(yè)知識、熟練的業(yè)務技能和綜合素質的全面提升，為豐富檔案室藏資料，提高檔案服務功能奠定了基礎。檔案管理人員通過主動出擊、提前介入等形式有意識地拓寬歸檔渠道，方便歸檔途徑，極大地豐富檔案室藏資料。關口前移、快速有效、切實可行的靈活收集方式，使信息資料收集更加門類齊全、內容豐富、結構合理，歸檔的案卷更加整齊規(guī)范。豐富的室藏資料不但擴大了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了服務功能，也使檔案管理人員為檔案利用者提供的信息資料支持更為充分、及時、準確。豐富齊全的檔案資料在供給需要方研究、學習、參考時提供著更多方便和保障，避免不必要的浪費，使檔案在管理和服務組織發(fā)展中發(fā)揮了應有的作用。

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責任編輯、校對：張增強