淺析高校檔案現代化的管理

摘要：在以知識和信息為主要特征的經濟信息時代，高校檔案事業發展的重要方向是信息的化、數字化。檔案信息的存儲與處理數字化、檔案收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在各個領域中發揮不可替代的作用，必須加快高校檔案的現代化管理進程。

關鍵詞：信息；檔案管理；投入；現代化

【中圖分類號】 G647【文獻標識碼】 B 【文章編號】 1671-1297（2012）10-0271-02

隨著社會發展和科學技術進步，高校的檔案數量日益增多，利用需求不斷提高，這對檔案現代化管理提出了更高的要求。以更好地服務教學、科研和基建為目標，促使高校檔案更快發展。以加強高校檔案管理和現代化建設為切入點，創新工作思路，增強服務意識，用更好的工作業績、出色的業務素質、一流的服務意識為教學、科研、基建增光添彩，是高校發展所需，形勢所求。

一 加快高校檔案現代化管理建設步伐

以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，計算機與網絡的普及迅速地推動著社會和經濟的發展，高校檔案工作者必須積極投身于信息化建設的浪潮中，才能以科學、創新的姿態，抓住機遇，迎接挑戰，增強時代責任感，增強服務意識。高校檔案管理工作由原來的手工管理發展到現在的計算機管理，從最初的文件目錄檢索發展到全文掃描錄入、光盤存儲等。多媒體技術的出現為檔案現代化管理提供了物質基礎，很大程度提高了檔案管理質量，并將逐步實現檔案管理的現代化。

高校檔案管理現代化的最終目的，是最大限度地開發檔案信息資源，實現檔案信息的全面、系統、快速、準確的服務，實現各類檔案信息資源的共享，從而滿足不斷增長的對信息資源的需求。為此，我們必須高度重視以下兩方面。

1.高校檔案管理方式的現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理方式必須做出相應的改革。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上；而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅猛發展的新形勢，必須更新長期形成的傳統管理理念和方式。

要對檔案采用現代化原理與現代化技術進行管理。現代化管理中有許多不同于舊管理方式的工作程序，具體表現在：計算機技術的廣泛應用，辦公自動化的迅速發展，網絡的不斷延伸和擴展，電子文件的真實性、可靠性、安全性。縮微、光盤、多媒體技術的普及都對檔案的管理方式及技術規范化、標準化要求越來越高。必須按照現代化思路處理高校檔案與利用者的關系。隨著檔案信息數據的不斷增大，查詢更快捷簡單，檔案信息網絡化的優勢會更加明顯。這是檔案現代化管理的最有效途徑之一。實行科學的管理體制和方法，也是檔案現代化管理的關鍵。

2.高校檔案庫房管理的現代化，是豐富館藏、最大限度延長檔案壽命、確保館藏檔案安全的必要條件。首先，現代化的檔案館應建筑獨立，有優良的保管環境。近年來，電子文件（磁帶、光盤、軟磁盤等）不斷增加，磁帶易受到物理損傷而丟失信息，作為館藏檔案，發展的趨勢將用光盤來制作備份；軟磁盤也可用來保存信息，但保存信息的時間不如光盤長。因此光盤成為電子文件館藏的主要載體。庫房的溫濕度應該控制在國家制定的統一標準內，要十分有效地防紫外線、大氣中的有害氣體和灰塵，且遠離磁場，檔案裝具的鈷源殺菌能減少微生物對檔案的侵害。其次，檔案部門應為利用者提供現代化的檔案開發利用環境，提供現代化工具和手段，使利用者最大限度地利用檔案信息資源。一定水平的設備、技術是現代化的物化表現，也是現代化程度最直接、最集中的體現。

只有采用先進的數字和網絡技術，建立起方便、高效、快捷的檔案信息服務網絡體系，形成開放的服務平臺，最終實現高校檔案信息資源的自由共享，才能最大限度地開發和利用檔案信息資源，為我國高等教育的發展提供強有力的信息保障。

二 建立高素質檔案管理隊伍

現代化的檔案館，給從事檔案工作的專兼職檔案人員提出了更新、更高的要求。實現檔案管理的現代化，不但要有現代化設備和設施，還必須具備一支高素質的檔案管理隊伍。新時期高校檔案管理的人才隊伍，不僅對檔案進行收集、整理、保存和提供利用，同時更是檔案信息資源的維護者、再加工者，是檔案信息資源和與用戶間的橋梁和紐帶。

引進、吸納高素質的檔案管理人才是改善人員結構、促進檔案隊伍年輕化、知識化、專業化的有效途徑。不但要引進檔案學專業人才，還應引進各類相關學科如計算機、歷史、文博、攝影等專業人才，保證形成一支多學科交叉的檔案人才隊伍。力爭在檔案館信息系統建設、檔案修復和保護、聲像檔案的處理等各個方面做到專業優化組合。

要重視開展專業培訓教育工作。各高校應從各自實際情況出發，有計劃地選送部分檔案工作人員參加在職崗位培訓（包括檔案專業培訓和與此相關的一系列培訓工作，如保密培訓）、在職攻讀學位，以提高他們的學歷層次，更新知識結構。

三 加大高校檔案現代化管理的投入

制約檔案現代化管理主要決定因素是領導者的現代化意識水平。應投入大量的精力關心和支持.沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。主管檔案工作的領導要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。

四 加快高校檔案現代化進程

檔案工作是一項知識管理工作，是信息管理的延伸和發展。把檔案管理從信息管理看成知識管理，是認識的又一深化，也提升了檔案工作的社會地位。信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀的各個領域中發揮不可替代的作用，所以必須加快檔案現代化管理進程。

總之，只要我們從加強高校檔案現代化步伐、提高檔案管理人員素質、加大高校檔案現代化管理的投入、加快高校檔案現代化進程方面著手，就會很快實現高校檔案的信息數字化建設，從而實現高校檔案資源共享。這就要求檔案工作者應改變以前的死守庫房的管理模式，采用網絡、計算機和信息技術等手段.接受全新的信息資源管理理念，開展檔案的現代化管理。如果檔案管理人員能夠抓住機會，與時俱進，開拓創新，檔案事業在信息化時代必將處于更重要的地位。

參考文獻

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