淺談高校檔案管理模式

摘 要：本文論述了檔案管理的內容，并提出知識經濟時代檔案管理工作的特點以及如何實現高校檔案管理模式的三大轉變。

關鍵詞：高校檔案管理；檔案管理模式；轉變

一、檔案管理的內容和性質

（一）檔案管理的內容

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。

（二）檔案管理的性質和特點

檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作。基本任務是科學地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理各部門檔案的一種獨立的業務工作，是國家科學文化事業的組成部分。與此同時，針對特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分，如會計檔案管理是財務管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分等。

二、檔案管理的地位和作用

檔案工作是國家各項建設事業必不可少的環節。檔案工作的發展受國家各項建設事業的制約和影響；同樣，國家各項建設事業的發展也會受檔案工作的影響。從檔案工作與國家各項建設的關系來說，檔案工作處于服務地位，是條件性的工作，即為國家的政治、經濟、科學、文化活動提供必要的資料，創造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。

三、知識經濟時代檔案管理工作的特點

知識經濟與農業經濟和工業經濟相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導要素不同。農業經濟的主導要素是土地；工業經濟的主導要素是資；知識經濟的主導要素則是人才，人才是經濟增產的決定力量，是社會財富的源泉。二是競爭的對象不同。農業經濟條件下，競爭的對象是土地；工業經濟條件下，競爭的對象是自然資源和勞動力成本；而在知識經濟條件下，競爭的對象是人才、知識和信息，誰擁有了人才、知識和信息，誰就能在這場競爭中取勝。三是投資的重點不同。工業經濟條件下，投資的重點是機器、設備、生產線等有形資產，追求規模效益；而在知識經濟條件下，投資的重點是人力資源開發，提高產品的科技含量，加大人才培訓力度，發展知識型企業。四是資源形態不同。農業經濟和工業經濟條件下，自然物質資源是資源的基礎，它是有限的，人類對它的索取是有限度的，必須考慮自然生態與人類生態之間的平衡；而知識經濟的資源是知識、智慧、發明、管理、技術之類，它是無限的，不受地域和國別的限制。

四、實現高校檔案管理模式的三大轉變

（一）由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變

檔案管理強調以人為本，包括作為服務客體的用戶和作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中，較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶、以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產品的設計者、生產者與操作者。不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來越重要的角色。因此，必須樹立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關鍵要素。只有實現這一轉變，才能更好地發揮檔案人的積極性、主動性與創造性，才能在檔案的管理和各個業務環節中更充分地體現出檔案人的主體作用，從而適應知識經濟給整個人類社會帶來的改變。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉變

要使檔案信息資源在知識經濟時代發揮應有的作用，我們必須強化對檔案信息資源的科學管理功能，變傳統的經驗管理為現代的知識管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識含量、價值含量，提供所產生的社會和經濟效益來衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應社會主義市場經濟的要求，適應廣大人民群眾對檔案利用的需求。顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場經濟的發展而不斷加快自己的開發戰略，從而增強自己的生命力。

（三）由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變

檔案部門的主要優勢是收藏了大量的原始檔案，是國家的重要信息資源，對其加速開發利用勢在必行。近年來，我國檔案界相繼建立了區域性的管理網絡，使某一地區、某一行業或某一系統的檔案實現了資源共享。在此基礎上，我們必須變區域性管理為全方位、網絡化管理。一方面進行縱向聯系，就是在同行業之間建立起互通、互補檔案信息的新型關系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業之間利用網絡分發信息，交流工作動態，進行遠程存取的信息服務；另一方面進行橫向聯系，就是要與各行各業保持聯系，實現從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門與圖書、情報、數據中心連接起來，形成全國性的聯機服務網絡。

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