如何做好高校檔案管理工作

【摘 要】高校檔案在高校人才培養和科學研究等領域發揮著基礎性的作用。然而，傳統的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現實需求。高校檔案是高等院校活動的直接記錄，檔案和檔案管理對于高校發展來說意義重要。隨著社會主義建設的不斷發展，高校對檔案管理的要求也越來越高，對檔案管理的信息化程度也有更高要求，然而，我國的高校檔案管理工作仍存在著諸多問題，本文針對這些問題和不足，提出了改進的建議和措施。

【關鍵詞】高校 檔案 現代化管理 檔案管理 檔案工作

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674－4810（2012）02－0041－01

一 目前高校檔案管理中存在的問題

1．對檔案的重視程度不夠

各級管理層面上的檔案意識薄弱，對歸檔和建檔的意義重視不夠，高校各教學院（系）及管理職能部門與檔案的建立密切相關，但許多基層單位并沒有制訂和執行檔案的歸檔細則，缺乏規范化操作程序。檔案管理人員的服務意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規性的工作，建立的檔案缺乏系統性和完整性。由于對檔案的建設和管理缺乏足夠的認識，導致歸檔材料的不齊全或不完整。還有的在辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案材料嚴重丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。

2．歸檔內容程式化，不符合時代發展需求，生成的歸檔材料缺乏系統性和完整性

高校教育在結構、類型、層次等方面的多元化發展趨勢，使得高校檔案的門類、數量、信息量大為增加，檔案內容也日趨復雜和多樣。但許多高校的檔案規范性管理目標不明確，檔案資料的整理缺乏統一的分類和可執行標準，檔案處理不科學。由此導致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規范化程度不高，歸檔材料不齊，難以全面反映學校的教學管理水平和教學質量。

3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人的現實情況，導致檔案管理的不完整。

4．經費不足、設備不全、硬件建設差

檔案工作要有必不可少的物質基礎，必須安排一定的專項經費，一是用于檔案庫房設備的不斷完善，保障檔案保管的基礎條件；二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學校過分強調科研建設，科研經費比重大，不重視檔案工作，對檔案事業的經費投入不足，有的高校根本沒有把檔案工作經費列入規劃行列中，即使列入了規劃，所占比例也很少。

5．對檔案工作的宣傳不夠，群眾參與意識薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會上影響不大，知名度不高，很多人對檔案不了解，檔案工作的內容、性質、人物、檔案利用產生的社會效益和經濟效益，還沒有被廣大群眾所認識。

針對以上檔案管理工作中出現的問題，如何做好高校檔案管理工作，是目前亟待解決的問題。

二 對策

1．利用現代化管理手段，開展科學全新檔案管理新局面，建立網絡實現管理機構現代化

高校的優勢在于具有完善的校園網，各部處為了工作的需要紛紛建立了本部門的主頁，網絡已真正成為了各類信息的傳遞中心。要充分利用合校后的有利條件，利用計算機網絡開發出各類可行的軟件系統，在網上建立檔案館檔案信息收存網站，內容涵蓋高校所有所需存檔的材料，目的是讓學校有關人員可隨時將相應的資料，通過網絡向檔案館提供內容全面、語言簡練的信息，使學校檔案工作人員在接收各類存檔材料時，起到監督和檢查的作用。

2．運用高新技術，實現管理方法的現代化

現代化體現在管理的科學化和高效率，高校檔案管理應逐步向現代化管理型轉化，高校檔案館應配備齊全的現代化設備，實現檔案計算機管理，建立檔案編號系統、姓氏排列系統、科學的歸檔系統。應廣泛采用計算機開發更多、更好的檔案管理軟件，達到信息交流網絡化，咨詢業務智能化，檔案管理標準化，檔案工作程序化。

三 提高高校檔案管理工作人員的知識能力

1．精于檔案管理專業知識檔案

檔案管理工作看似簡單，但實際上卻是一個具有很強的專業性和技術性的工作。一個合格的檔案管理人員不僅要透徹了解自己本專業的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學習相關的理論知識，提高自己的工作能力。

2．檔案管理人員必須具備廣博的知識

檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內容進行區分的，檔案內容來自各方面，如果沒有廣博的知識，根本無法看懂里面的內容，對于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關的文字編輯是少不了的工作內容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎和寫作能力，并要有一定的基礎進行書寫編錄，否則，編寫的內容和文字無法理解和辨認，檔案管理的效果和意義也會大打折扣。

3．檔案管理人員要有良好的溝通能力

檔案管理部門是一個集中很多內容的部門，同時也是一個嚴密性較強的部門，這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內各取所需又要保證檔案的嚴密，一個合格的檔案管理人員首先要學會怎樣和各種各樣的人溝通打交道，這是工作中非常重要的一個部分，檔案管理部門來來往往的人形形色色，沒有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。

〔責任編輯：王以富〕