如何做好高校檔案管理工作

【摘 要】高校檔案在高校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究等領(lǐng)域發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求。高校檔案是高等院校活動(dòng)的直接記錄，檔案和檔案管理對(duì)于高校發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重要。隨著社會(huì)主義建設(shè)的不斷發(fā)展，高校對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，對(duì)檔案管理的信息化程度也有更高要求，然而，我國(guó)的高校檔案管理工作仍存在著諸多問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題和不足，提出了改進(jìn)的建議和措施。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案 現(xiàn)代化管理 檔案管理 檔案工作

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674－4810（2012）02－0041－01

一 目前高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1．對(duì)檔案的重視程度不夠

各級(jí)管理層面上的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)歸檔和建檔的意義重視不夠，高校各教學(xué)院（系）及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān)，但許多基層單位并沒(méi)有制訂和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則，缺乏規(guī)范化操作程序。檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于對(duì)檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致歸檔材料的不齊全或不完整。還有的在辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的文件材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案材料嚴(yán)重丟失，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

2．歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)代發(fā)展需求，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性

高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢(shì)，使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不明確，檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檔案處理不科學(xué)。由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號(hào)編目等規(guī)范化程度不高，歸檔材料不齊，難以全面反映學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。

3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人的現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致檔案管理的不完整。

4．經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差

檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，一是用于檔案庫(kù)房設(shè)備的不斷完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件；二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過(guò)分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)，科研經(jīng)費(fèi)比重大，不重視檔案工作，對(duì)檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，有的高校根本沒(méi)有把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃行列中，即使列入了規(guī)劃，所占比例也很少。

5．對(duì)檔案工作的宣傳不夠，群眾參與意識(shí)薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會(huì)上影響不大，知名度不高，很多人對(duì)檔案不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還沒(méi)有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)。

針對(duì)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，如何做好高校檔案管理工作，是目前亟待解決的問(wèn)題。

二 對(duì)策

1．利用現(xiàn)代化管理手段，開展科學(xué)全新檔案管理新局面，建立網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化

高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng)，各部處為了工作的需要紛紛建立了本部門的主頁(yè)，網(wǎng)絡(luò)已真正成為了各類信息的傳遞中心。要充分利用合校后的有利條件，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)出各類可行的軟件系統(tǒng)，在網(wǎng)上建立檔案館檔案信息收存網(wǎng)站，內(nèi)容涵蓋高校所有所需存檔的材料，目的是讓學(xué)校有關(guān)人員可隨時(shí)將相應(yīng)的資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向檔案館提供內(nèi)容全面、語(yǔ)言簡(jiǎn)練的信息，使學(xué)校檔案工作人員在接收各類存檔材料時(shí)，起到監(jiān)督和檢查的作用。

2．運(yùn)用高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學(xué)化和高效率，高校檔案管理應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)化，高校檔案館應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，建立檔案編號(hào)系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學(xué)的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計(jì)算機(jī)開發(fā)更多、更好的檔案管理軟件，達(dá)到信息交流網(wǎng)絡(luò)化，咨詢業(yè)務(wù)智能化，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作程序化。

三 提高高校檔案管理工作人員的知識(shí)能力

1．精于檔案管理專業(yè)知識(shí)檔案

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上卻是一個(gè)具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性的工作。一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要透徹了解自己本專業(yè)的知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，提高自己的工作能力。

2．檔案管理人員必須具備廣博的知識(shí)

檔案管理需要進(jìn)行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來(lái)自各方面，如果沒(méi)有廣博的知識(shí)，根本無(wú)法看懂里面的內(nèi)容，對(duì)于分類和管理就無(wú)從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語(yǔ)言基礎(chǔ)和寫作能力，并要有一定的基礎(chǔ)進(jìn)行書寫編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無(wú)法理解和辨認(rèn)，檔案管理的效果和意義也會(huì)大打折扣。

3．檔案管理人員要有良好的溝通能力

檔案管理部門是一個(gè)集中很多內(nèi)容的部門，同時(shí)也是一個(gè)嚴(yán)密性較強(qiáng)的部門，這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內(nèi)各取所需又要保證檔案的嚴(yán)密，一個(gè)合格的檔案管理人員首先要學(xué)會(huì)怎樣和各種各樣的人溝通打交道，這是工作中非常重要的一個(gè)部分，檔案管理部門來(lái)來(lái)往往的人形形色色，沒(méi)有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。

〔責(zé)任編輯：王以富〕