淺談學(xué)生公寓信息化管理的實(shí)施

摘 要：高校學(xué)生公寓是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、社交的綜合場所，是高校開展德育工作的“第二課堂”，是進(jìn)行大學(xué)生思想政治教育的主陣地，學(xué)生公寓管理要秉承育人為本、與時(shí)俱進(jìn)的理念，利用信息化管理手段，強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高服務(wù)水平，積極發(fā)揮公寓管理服務(wù)育人、管理育人、環(huán)境育人的職能，跟上時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的步伐。

關(guān)鍵詞：學(xué)生公寓；信息化；管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）30-0199-02

隨著高校的發(fā)展，學(xué)生在校人數(shù)逐年增加，隨之而來的是學(xué)生公寓管理人員的工作內(nèi)容越來越豐富，信息量越來越復(fù)雜，工作負(fù)擔(dān)也越來越重。依照傳統(tǒng)的學(xué)生公寓管理模式，通過單一的人工登記、匯總，已經(jīng)很難有效地進(jìn)行公寓管理。伴隨計(jì)算機(jī)的廣泛使用，各類學(xué)生公寓管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)的分類、匯總、計(jì)算、分析等功能，將有效地節(jié)省人力物力，高效處理復(fù)雜、多變的龐大信息量，大大提高了管理的工作效率，有效地降低了管理工作者的負(fù)擔(dān)。

一、開發(fā)和應(yīng)用學(xué)生公寓信息化管理的必要性

（一）傳統(tǒng)學(xué)生公寓管理模式的滯后增加了管理上的難度

傳統(tǒng)的學(xué)生公寓管理在管轄公寓范圍小，住宿人員不多的情況下，依靠一人一樓一崗，全面負(fù)責(zé)公寓的所有業(yè)務(wù)，通過發(fā)揮員工的勞動(dòng)積極性：勤記錄，勤抄送，勤整理，利用紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上詳細(xì)地記錄著公寓內(nèi)發(fā)生的事情：人員資料的登記，財(cái)物、資產(chǎn)的進(jìn)出，水電管理等，公寓管理最原始的記錄材料能在管理人員的盡心盡職中獲得。但是隨著各高校的擴(kuò)招，在校生的日益增加，學(xué)生公寓管理檔案如還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，其管理方法也將浪費(fèi)許多人力和物力。以一萬名在校生的高校為例，假設(shè)每間入住四人，則需要2 500間住宿房間，住宿樓群為10棟（1棟5層，1層50間房子），公寓內(nèi)采取三班制上崗模式，至少需30名管理人員。管理人員每學(xué)年需承擔(dān)人員信息錄入、更新；每月（季度/年）的水電結(jié)算，核查；區(qū)域內(nèi)的資產(chǎn)安全管理，方方面面的數(shù)據(jù)信息量大，涉及的人員面廣，單純依靠人工查對、抄制、復(fù)寫、歸檔、全天候值班等計(jì)算量大、重復(fù)勞動(dòng)多、勞動(dòng)強(qiáng)度大的工作實(shí)現(xiàn)，不僅會(huì)使管理工作效率，準(zhǔn)確性、可靠性、安全性等大大降低，還會(huì)使我們的各種數(shù)據(jù)資源很難實(shí)現(xiàn)保存和共享。現(xiàn)代化的學(xué)生公寓管理倘若單純地增加人員，依靠手工匯總資料，將容易發(fā)生錯(cuò)漏、權(quán)責(zé)不明的情況，如培訓(xùn)不到位，管理人員登記的資料五花八門，不規(guī)范，將使得信息的處理異常復(fù)雜，手續(xù)異常繁瑣，容易錯(cuò)漏，因而傳統(tǒng)的人工管理方式既不易于規(guī)范化，容易發(fā)生錯(cuò)漏，又造成了管理效率不高，大大增加了管理上的難度。

（二）現(xiàn)代學(xué)生公寓信息化管理模式的科學(xué)實(shí)施極大地提高了管理效率

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)日漸成熟，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及已進(jìn)入人類社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，并發(fā)揮著越來越重要的作用，傳統(tǒng)的手工管理模式必然被以計(jì)算機(jī)為物質(zhì)基礎(chǔ)的信息管理方法所取代。學(xué)生住宿系統(tǒng)的投入使用將對學(xué)生住宿檔案進(jìn)行記錄，管理；用電網(wǎng)上查詢系統(tǒng)將實(shí)時(shí)查詢學(xué)生用電情況；熱水遠(yuǎn)程監(jiān)測系統(tǒng)將極大節(jié)省能耗，降低用電成本，這些系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用可以極大減少人工成本，便于人員管理，有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生公寓管理的效率。圍繞人員信息、水電核算、人（物）安全管理、宿舍文化建設(shè)四大板塊構(gòu)建的學(xué)生公寓信息化管理系統(tǒng)，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)化，智能化、人性化等功能，對公寓的管理實(shí)行超遠(yuǎn)程、實(shí)時(shí)記錄，實(shí)時(shí)監(jiān)控的高效管理，發(fā)揮著人工紀(jì)錄無法比擬的優(yōu)勢，學(xué)生公寓管理應(yīng)逐漸走向科學(xué)化、正規(guī)化管理。

二、日趨成熟的學(xué)生公寓信息化管理系統(tǒng)得到高校的肯定與推廣

學(xué)生公寓管理的對象均有一定的規(guī)律性，可以通過匯總，歸納分析并形成數(shù)據(jù)庫，原來很多人為的工作完全可以借用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成。并且在公寓管理中廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化技術(shù)和智能化技術(shù)，如智能用電管理系統(tǒng)、智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防檢測自動(dòng)系統(tǒng)等等，還可以解決許多人為工作不能解決的問題。通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化呈現(xiàn)，實(shí)時(shí)記錄、監(jiān)控，從而達(dá)到資源的共享。

（一）全面記錄學(xué)生住宿信息，高效管理

建立健全的學(xué)生住宿檔案，對于學(xué)生宿舍的管理者來說至關(guān)重要，學(xué)生住宿信息是學(xué)生住宿公寓非常重要的一項(xiàng)數(shù)據(jù)資源，數(shù)據(jù)庫信息的收集一方面可以清楚了解到每一位入住學(xué)生的個(gè)人基本信息（院系、班級(jí)、宿舍號(hào)等），另外一方面可以及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握地公寓內(nèi)的空床位、空房間信息，即使學(xué)生中途調(diào)整宿舍、休（退）學(xué)等原因造成的數(shù)據(jù)變動(dòng)，也能及時(shí)的通過系統(tǒng)反映，極大地提高了房間利用率。

（二）智能化用電監(jiān)控，培養(yǎng)學(xué)生良好用電習(xí)慣

未開發(fā)智能用電系統(tǒng)之前，抄送房間電表數(shù)據(jù)需管理人員需逐樓逐層逐個(gè)宿舍進(jìn)行，工作量大而且容易發(fā)生錯(cuò)漏。智能用電系統(tǒng)建立后，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、記錄，查詢、定額供給等功能，而對于部分超負(fù)荷或違規(guī)用電的宿舍，系統(tǒng)能設(shè)定固定功率，超過后將自動(dòng)切斷用電，學(xué)生在使用大功率電器或違章使用電器時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并自動(dòng)進(jìn)行報(bào)警或者安全切除電源，讓管理人員隨時(shí)掌握宿舍用電情況，能讓偷電或者違規(guī)用電導(dǎo)致線路短路發(fā)生火的情況災(zāi)防范于未然；用電網(wǎng)上查詢系統(tǒng)的運(yùn)行，宿舍每天的用電情況都可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)查詢，學(xué)生普遍反映查看宿舍每天用電情況后都能杜絕浪費(fèi)電的行為，調(diào)整了用電方式，養(yǎng)成節(jié)約用電的良好習(xí)慣。

（三）安全系統(tǒng)投入全面保障學(xué)生公寓內(nèi)人員、財(cái)產(chǎn)安全

公寓門禁系統(tǒng)的投入使用，一卡一權(quán)限，一方面監(jiān)控監(jiān)督學(xué)生晚出晚歸現(xiàn)象、杜絕外來人員進(jìn)入學(xué)生公寓，確保公寓的安全；另外一方面可以用于管理人員的考勤，督促員工定時(shí)巡邏，加強(qiáng)區(qū)域內(nèi)的保衛(wèi)工作。在學(xué)生公寓的主要通道，樓層，區(qū)域入口和公共場所設(shè)立監(jiān)控探頭，智能電子監(jiān)控系統(tǒng)對學(xué)生公寓內(nèi)的情況能夠及時(shí)掌控，確保學(xué)生的財(cái)產(chǎn)安全。消防檢測系統(tǒng)對整個(gè)公寓內(nèi)部的消防進(jìn)行監(jiān)控，出現(xiàn)問題，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，防止火災(zāi)事故的發(fā)生，防范于未然。

（四）電子設(shè)備投入處處體現(xiàn)人性化管理

樓內(nèi)公共平板電視，電子牌，廣播系統(tǒng)的安裝，滾動(dòng)播放著各類溫馨提示，通知，處處體現(xiàn)出學(xué)生公寓管理的人性化、溫情化的一面。尤其在天氣惡劣的情況，通過天氣預(yù)報(bào)的方式及時(shí)提醒同學(xué)做好防風(fēng)、防雨、防雷電的工作，確保學(xué)生的人身安全；學(xué)生公寓偶然發(fā)生大面積停水停電，亦可以提前通過廣播系統(tǒng)提醒同學(xué)們做好存水蓄電工作；公寓內(nèi)定期舉行宿舍文化活動(dòng)可通過廣播系統(tǒng)的作用，廣而告之，引起了學(xué)生們的極大興趣；好人好事，時(shí)事要聞、日常生活常識(shí)的宣講，積極發(fā)揮公寓是第二課堂的功能。

三、開發(fā)特色化、實(shí)用性的學(xué)生公寓信息化管理?xiàng)l件

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視，員工的參與直接影響信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施

高校領(lǐng)導(dǎo)幾乎都認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化學(xué)生公寓管理模式有著建立更全面的資料收集，易于更新，匯總，分析的功能，但是往往限于經(jīng)費(fèi)、實(shí)施場地、硬件條件不完善等因素，還是停留在單純依靠增減人員的模式上進(jìn)行管理；另一方面學(xué)生公寓信息化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，對于管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)，技能都提出了較高的要求，越趨成熟的信息系統(tǒng)除了掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，還需掌握信息系統(tǒng)的操作與運(yùn)用，一般的系統(tǒng)維護(hù)和更新技能。高校后勤的職工學(xué)歷普遍不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的現(xiàn)實(shí)限制了推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。在現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上需通過培訓(xùn)，學(xué)習(xí)，仍無法提高人員的知識(shí)水平，將極大地打擊員工的參與性。因而通過建立簡單實(shí)用，經(jīng)濟(jì)的信息系統(tǒng)將更能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，易于掌握管理的信息系統(tǒng)可以提高員工的參與程度。

（二）過分追求系統(tǒng)的最高配置，造成不必要的成本浪費(fèi)

很多高校將學(xué)生公寓信息系統(tǒng)的構(gòu)建定位在高配置，深開發(fā)的基礎(chǔ)上，結(jié)果成本上去不說，現(xiàn)有設(shè)備無法支持系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，管理人員無法適應(yīng)系統(tǒng)的操作，一般人員無法更新維護(hù)的情況比比皆是。沒有最好只有最適合，任何系統(tǒng)的開發(fā)都應(yīng)該與學(xué)校的發(fā)展規(guī)模相匹配，在推進(jìn)學(xué)生公寓的信息化建設(shè)過程中必須最大限度地借用相應(yīng)領(lǐng)域成熟的計(jì)算機(jī)新技術(shù)，以經(jīng)濟(jì)實(shí)用性為目標(biāo)構(gòu)建系統(tǒng)，以免造成成本的浪費(fèi)。

（三）依托現(xiàn)有資源，自行開發(fā)具有特色化的信息化管理系統(tǒng)

系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用必然以滿足客服的最大需求為目標(biāo)，新的系統(tǒng)將是一個(gè)不斷完善的過程，通過軟件公司開發(fā)，一般成本較高，后續(xù)維護(hù)費(fèi)用高。目前各高校都開設(shè)有計(jì)算機(jī)軟件學(xué)院，若能依托學(xué)校資源，通過以教帶做的方式，老師教學(xué)，學(xué)生協(xié)助開發(fā)，構(gòu)建系統(tǒng)，后續(xù)一般性維護(hù)由學(xué)生進(jìn)行，那么師生完成教學(xué)任務(wù)之余，又能深化實(shí)踐，而對于學(xué)校將是一筆很大的成本節(jié)約。

學(xué)生公寓作為大學(xué)生走進(jìn)校園的第一社會(huì)，第一家庭，學(xué)習(xí)的第二課堂，學(xué)生公寓管理是一項(xiàng)綜合性管理，其目標(biāo)是通過科學(xué)規(guī)范的管理為學(xué)生創(chuàng)造安全、健康的生活場所，創(chuàng)建高雅的育人環(huán)境，從而促進(jìn)學(xué)生良好生活習(xí)慣和健康行為方式的養(yǎng)成，達(dá)到管理與育人的雙重目的。開發(fā)與學(xué)校需求相匹配的特色系統(tǒng)，發(fā)揮學(xué)生公寓管理的人性化，智能化功能，從而使得學(xué)生公寓管理走向科學(xué)化，現(xiàn)代化。

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（責(zé)任編輯：石 銀）