淺談普通高中檔案信息化建設的必要性和緊迫性

【摘要】國家已在大力地發展檔案信息化建設，逐步完善以各級各類檔案室為基礎，各級國家檔案為主體，其他檔案所有者為補充的建設格局和構造體系，作為學校的檔案工作應抓住這個契機，重視檔案信息化的建設，把學校檔案信息化工作當作常規工作來抓，并做到實處。

【關鍵詞】檔案信息化；高中；管理方式

隨著我國經濟的發展，國家在基礎教育方面投入的進一步加大，計算機作為各級各類學校的教學及辦公設備，普及程度空前，計算機在學校日常教學和管理中發揮著巨大作用。普通高中日常教學和管理中也因使用計算機而產生了大量電子文檔，這些電子文檔該如何管理和保存，該如何發揮檔案材料應有的重要的作用，該如何為學校的教育教學服務等等問題，給學校傳統的檔案管理提出了新的挑戰。筆者在對學校現有的檔案管理機制進行深入地研究后，認為學校檔案的信息化建設顯得的非常必要，并且及其迫切。

一，傳統的學校檔案管理方式存在著諸多缺點

1.效率低。傳統人工的方式管理文件檔案，由于信息大，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理工作人員的工作效率。

2.保密性差。傳統人工的方式管理文件檔案，由于接觸檔案的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。

3.檔案查找、更新和維護困難。傳統人工的方式管理文件檔案，若檔案積累的時間一長，就會產生大量的文件和數據，這對于檔案查找、更新和維護都帶來更大的困難。

當今時代，信息技術日新月異地發展。以上問題，如果沿用固有模式，不僅不會推動學校教學管理的進步，而且還會制約學校教學管理的發展。

二、現代學校電子檔案管理方式存在諸多優點

隨著現代科學技術的迅速發展，當今的計算機已不僅僅是一種工具，它帶來的是一種社會技術，一種工作方式的變革。運用計算機對檔案進行管理具有以往人工管理所無法比擬的優點

1.檢索迅速、存儲量大。現代化檔案管理系統應用專業的檔案管理軟件，靈活設定相關目錄，可以使已儲存檔案方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用，也可以根據本校的具體情況變更計算機內存來改變數據庫的容量。

2.保密性好、可靠性高。現代化檔案管理系統應用專業的檔案管理軟件，可以根據本校的具體情況靈活設定檔案涉密等級及相關子目錄，針對不同等級設定不同密碼及密碼使用權限，從而有效解決以往檔案管理中由于接觸主體復雜而導致的泄密問題。

3.更新、維護方便。現代化檔案管理系統應用專業的檔案管理軟件，根據本校的教育教學具體情況，時時更新或增添有關子目錄并對原有檔案進行備份，而不會使原始資料損壞。

現代化檔案管理系統可以使從業人員從繁重的傳統手工管理中解脫出來，從而提高本單位檔案管理的工作效率，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。并且，單位檔案管理實現信息化程度又是反應單位整體管理信息化建設的重要組成部分。因此，可以說，利用計算機對學校檔案進行管理是必然趨勢。

學校的檔案信息中教師的信息文件又是主要的信息資源，包括教師論文、教學案例、工作計劃總結、個人信息等。以前這些信息資源都是用手寫或打印。計算機在日常教學中的廣泛使用，年級組、備課組教學管理方式的全面推行，讓教學資源的共享變得更為迫切，這些也使學校檔案的信息化管理變得及為迫切

當前，普通高中因其承擔的社會責任及社會關注度，應更充分認識到形勢的迫切性，及時地建立起統一的學校電子檔案管理系統，建立可以實現共享的網絡平臺管理系統、應用規則，從而使檔案資源更加方便、快捷地服務學校各項工作。

三、現代學校電子檔案管理方式的應對策略

（一）加大學校檔案信息化建設的投入

學校并不是專門的檔案部門，它的主要責任是教育教學，但學校的檔案信息化工作是學校工作的重要組成部分，所以對檔案信息化建設的投入是必需的。建立統一的管理系統、健全規章制度、強化專職人員等建設的資金是比較大的，學校應制定可行有效的資金籌集方法，保證檔案信息化建設投入的經費到位，以促進學校檔案信息化的完善和發展。

（二）提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得了共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作地各個方面和哥各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準藥建立健全和真正的實施。檔案標準和規范信息本身也是一個系統工程要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化、掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（三）提高學校的檔案管理工作者的計算機素養

目前，國家已在大力地發展檔案信息化建設，逐步完善以各級各類檔案室為基礎，各級國家檔案為主體，其他檔案所有者為補充的建設格局和構造體系，作為學校的檔案工作應抓住這個契機，重視檔案信息化的建設，把學校檔案信息化工作當作常規工作來抓，并做到實處。為此，筆者以為，充分發揮學校各成員的相互協作，更新理念、深入實踐，加快推進學校檔案信息化的完善和發展，提高檔案信息服務的功能和利用效益迫在眉睫。

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