基層醫療檔案管理工作中的問題和前景

摘 要：由于檔案管理者的管理意識不強，管理條件、手段落后等因素的制約，基層醫療檔案管理工作長期處于醫院諸多工作的薄弱環節。規范、標準、現代、科學的檔案管理工作不僅能充分體現出醫院的管理水平，還與基層醫療事業的發展密不可分。通過分析當前基層醫療檔案管理中存在的問題，試討論實現檔案管理現代化和信息化的必要性及可行途徑。

關鍵詞：醫療檔案管理；現代化；信息化

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）04-0238-02

一、基層醫療檔案管理的現狀與存在的問題

1.檔案存儲設施簡陋，缺乏現代化管理條件。目前，眾多基層醫療單位存儲各類檔案的手段仍然是以紙媒保存為主。影像類資料，如照片、錄像帶等數量極少。我們知道，紙媒存儲存在很大的問題，由于材質原因，紙媒類資料如果存儲時間過長，再加上存放空間的溫、濕度控制不好，非常容易腐蝕、變質繼而損壞。另外，隨著長期的積累，紙媒類資料會越積越多，造成存儲難的問題，同時增加調閱及保管的困難。各基層醫療單位由于財力、人力的限制，很難改善檔案管理的條件，因此造成了檔案存儲設施簡陋的現狀。隨著計算機技術在省市級大醫院的廣泛應用，電子病歷應用而生。電子病例使信息與載體相對分離，信息存儲量大，且存儲簡易，方便調閱，成為新型有效的檔案存儲及管理手段。然而在基層醫院，缺乏現代化管理的必備條件——財力和專業人才，因而在短期內，基層醫療單位的檔案管理工作很難改變這種落后的現狀。

2.缺乏完善的檔案管理制度和標準的管理準則。任何管理工作都存在一定的準則，基層醫院的檔案工作也不例外。嚴格的標準，現代化的管理制度是檔案管理工作有序進行的保障。檔案管理的標準可分為橫向和縱向兩類：（1）橫向的檔案文本在標注、編排、分類等整理工作中應實現標準化。檔案的整理包括分類規則，組卷的方式和格式、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等。這些內容必須標準化，統一化，絕不能多標準，多形式。我們的基層檔案管理人員大多是兼職或非專業人員，在進行這些工作時，難免有隨意為之的成分，從而使檔案管理工作無標準可循。（2）縱向的數據必須保持一致。檔案管理中的數據必須在不同層面保持一致，形成科室與科室、醫院與醫院、醫院與政府管理機構間的左右一致、上下一致的管理體系。目前，很多基層醫院存在著各科室間的醫療檔案、文書檔案等各類檔案相容性不強，標準不統一的問題，因此，我們亟待建立起檔案信息在縱向的統一標準，使得檔案數據在不同層面保持一致，提高檔案的準確性和利用率。

3.檔案管理工作落后，檔案利用率不高。病例是反映病患疾病診斷、治療信息及過程的依據。病患的現實醫療活動不可能只限于一家醫院，他們的流動性決定了同一個人的醫療信息會出現多個斷層。這是由于各家醫院檔案管理工作的落后，不能實現病患信息的信息化，從而造成各家醫療機構的診斷結果不能互認，產生了病患重復、無用的檢查。這樣不但增加了病患的醫療成本，也降低了檔案的利用率，浪費了醫療資源。

二、基層醫療檔案管理工作的前景

上文我們討論了基層醫療檔案管理工作中存在的問題，要解決這些問題，只有依靠信息化，將現代化的計算機技術引進檔案管理工作，改變我們傳統的檔案管理模式，從而促進醫療衛生事業的快速發展和進步。

1.采用光盤圖像存儲檔案信息。光盤圖像具有容量大、體積小、重量輕，攜帶方便等諸多優點，我們可以用它來代替笨重的文件柜、切片柜和檔案室等，從而節約大量空間和人力付出。另外，由于光盤可隨意移動，也便于檔案信息的調閱和交流。

2.建立檔案信息化平臺。通過互聯網，不同地域的檔案信息可實現異地互享，不僅節省了傳統紙媒信息在運輸時的成本，縮小了時空距離，也省去了病患重復檢查的麻煩。特別是進行異地會診時，我們無須攜帶和郵寄文字、影像資料、切片等，大大方便了診療。 對病患來說，檔案信息的公開化也使患者對醫療消費的知情權落到了實處。患者可以隨時對自己的治療進行監督，查詢。如果產生疑問或是糾紛，醫患雙方都有依據。

3.建立智能的檔案信息系統。我們理想的檔案管理系統不僅能將零星采集存儲的信息按任意要求，如時間、疾病、年齡、性別、就診醫生等分類進行自動查找、提取。還能在瞬間完成信息錄入、修改等，從而徹底改變傳統的人工登記、查找和歸類的繁雜方式，提高工作效率，節省人力和時間。目前，國內一些大型醫院已開發出適合自己醫院特點的檔案信息系統，通過應用，反饋效果良好。這些醫院的成功之舉，在相對落后的基層醫院具有廣泛的推廣應用前景。

4.加強基層檔案管理人員的專業素養培訓。目前，在基層工作的檔案管理人員大多是非專業人員，因此，對他們進行專業培訓，提高醫療檔案管理人員的信息技術水平和職業道德素質，成為迫切需要。當我們將先進的計算機檔案管理技術、網絡通訊技術等引入基層檔案管理工作時，我們的管理人員將肩負重任，他們對技術的熟練應用及精確的管理是保障醫院檔案管理生命的重中之重。

參考文獻：

[1] 孟世恩.論檔案信息化與檔案信息化建設[J].檔案天地，2004，(5).

[2] 崔杰.數字化是醫療檔案管理的必由之路[J].社區醫學雜志，2009，(15).[責任編輯 王曉燕]