淺析會計電算化環境下的內部控制

程朝斌 許俊濤

摘要：隨著會計電算化工作的普及和深入，傳統的手工記賬被計算機記賬替代，極大地提高了會計工作的效率，會計核算及管理工作隨之發生了很大的變化，同時也使財務管理工作面臨著新的課題。在會計電算化條件下，如何確保會計各崗位之間有效的制約和監督，保證會計資料的真實、完整、準確，就必須隨著形勢的變化，建立健全相應的內部控制制度，有針對性地加強管理和控制措施，本文就如何建立健全電算化條件下的內部控制制度進行了初步探討。

關鍵詞：會計；電算化；內部控制

中圖分類號：F23文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-0-01

當前，隨著電子信息技術日益普及和深入，交通系統各基層單位相繼建立了電算化會計系統，會計核算和財務管理環境發生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因人為的疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，實施會計電算化后，原有的內部控制制度已不能充分順應會計電算化的發展要求，為了確保提供及時、可靠的會計信息和單位財產的安全，充分發揮會計電算化的優勢，建立健全適合會計電算化系統的內部控制制度顯得尤為重要。

一、會計電算化條件下內部控制的環境變化

1.操作無形化和存儲介質無紙化存在缺陷

在手工會計信息系統中，會計數據是手寫的文字、符號，直接記錄在紙上，直觀性較強，不同的筆跡可作為控制的手段。會計人員之間的業務是通過相互交接完成的，因而很自然地形成了相互制約、相互監督的關系；而電算化信息系統中，各種業務都是通過計算機系統完成，只能通過對操作員身份的識別及授權控制來完成，都有別于手工會計信息系統，手工會計信息系統中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環境下已無處可尋。

2.內部稽核機制削弱

手工會計信息系統中，每一筆經濟業務的處理都需要經過多重手續，嚴格遵循有關的制約監督機制進行操作，必須經過嚴格的審核復查機制，形成嚴密的內部牽制制度，存在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要措施。實行電算化后，許多業務處理程序被大大簡化，大部分處理由計算機完成，一些內部牽制措施無法執行，會計人員無法直接參與和控制，其審查、稽核機制被削弱。

3.會計工作質量依賴于計算機軟、硬件系統自身的可靠性及會計人員本身的操作水平

手工會計信息系統易于保持經濟業務的連續性，而在電算化會計信息系統中，一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓;手工會計信息系統下，會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、職業道德及對會計有關法規的理解和執行效果，傳統會計在大量實踐的基礎上，積累了豐富經驗并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統中，操作環境的改變使傳統的管理控制方式失去了發揮功能的土壤。為了減少失誤操作，提高輸出會計信息質量，電算化會計信息系統必須具備嚴密的內部控制功能和手段。

二、加強電算化內控制度的措施

1.加強電算化會計崗位內控制度建設

(1)合理分工、明確職責。會計主管人員應該檢查會計崗位的組織結構、職權、責任的分配情況，按照職責權限進行合理授權分工，確保處理電算化會計業務過程中各崗位間的相互監督和制約。

(2)加強培訓，不斷提高會計人員的素質。要使會計人員定期參加培訓，以提高他們的計算機業務水平和職業道德水準，增強遵守各種法規的自覺性。要選拔既懂財務知識又有一定計算機知識的專業人才充實到隊伍中。會計主管應當熟悉整個會計電算化處理業務，以便對單位電算化會計工作進行監控和指導。

2.加強電算化程序操作控制

為了保證財務信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定嚴格的上機操作規程。操作規程主要指計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：(1)各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；(2)數據錄入員對輸入數據有疑問，應及時核對，不能擅自修改；(3)發生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；(4)開機后，操作人員不能隨意離開工作現場；(5)要做好數據備份。當然，這些制度還必須隨著單位情況的變化而不斷修改完善。只有通過完善的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3.加強電算化系統安全控制

安全控制是非常重要的，因為它是計算機系統運行的外部環境，主要包括人員安全、硬件安全和軟件安全。主要的控制措施包括：(1)訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；(2)設置操作權限限制；(3)操作人員身份的密碼控制，規定交接班手續和登記運行日志；(4)數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查，系統被破壞時，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。

4.內部審計控制

內部審計是內部控制系統的重要組成部分，也是加強單位內部控制的一個有效手段，內部審計在某種程度上可理解為對內部控制的再控制，對內部控制環節的檢查、監督、評價是通過內部審計來完成的。在電算化會計系統中，由于是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計主要包括：對會計資料進行定期審計；審查機內數據與書面資料的一致性；監督數據保存方式的安全、合法性；對系統進行各環節的審查，防止存在漏洞；檢查和監督內部控制制度的建立和執行情況。

三、結束語

總之，任何電算化系統都不是無懈可擊的，任何規章制度也不是天衣無縫的，完善有效的電算化系統及管理制度是電算化會計系統安全之本；提高會計電算化人員素質，規范和完善電算化會計系統操作和管理章程，重視內部審計，是當前強化電算化環境下內部控制的關鍵所在。