淺析檔案信息化建設(shè)

丁丹

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門(mén)，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

一、檔案信息化規(guī)范性建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個(gè)方面的內(nèi)容。

（一）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件/檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，它需要國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。

目前，國(guó)務(wù)院及有關(guān)部門(mén)頒布了一系列計(jì)算機(jī)安全的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，如：《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》，《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》，《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》等。

（二）業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件/檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件/檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。

國(guó)家已頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》和地方標(biāo)準(zhǔn)《深圳市電子文件歸檔及管理辦法》，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。

目前，國(guó)家檔案局正在制定《電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則》、《檔案數(shù)字資源加工規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件檔案著錄規(guī)則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)》等。

（三）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件/檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。其中有些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是電子信息管理的共用標(biāo)準(zhǔn)，如《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》等。目前正在制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮格式規(guī)范》、《數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范》、《數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件/檔案存儲(chǔ)格式與載體規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音與檔案化技術(shù)規(guī)范》等等。

二、檔案信息化基礎(chǔ)性建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。

（一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。

根據(jù)三種不同的服務(wù)對(duì)象和范圍，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)分為三個(gè)層次：內(nèi)網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)，并實(shí)行三網(wǎng)物理隔離，形成三個(gè)相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。

1. 支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng) （簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)網(wǎng)）。 內(nèi)網(wǎng)服務(wù)中心主要負(fù)責(zé)以下工作：

（1）將采集和預(yù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工組織和存儲(chǔ)；

（2）向內(nèi)部用戶(hù)發(fā)布信息，并提供檢索、演示等服務(wù)；

（3）支持內(nèi)部日常辦公；

（4）向政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供需要的數(shù)據(jù)；

（5）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶(hù)的管理與維護(hù)；

2. 支持政府部門(mén)服務(wù)的政府專(zhuān)網(wǎng)（簡(jiǎn)稱(chēng)政務(wù)網(wǎng)） 。

以政府部門(mén)為服務(wù)對(duì)象的專(zhuān)用服務(wù)網(wǎng)。政務(wù)網(wǎng)服務(wù)中心負(fù)責(zé)以下工作：

（1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；

（2）向政府專(zhuān)網(wǎng)用戶(hù)提供信息服務(wù)；

（3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶(hù)的管理維護(hù)；

3. 支持大眾服務(wù)的公眾網(wǎng)（簡(jiǎn)稱(chēng)外網(wǎng)）。

以社會(huì)大眾為服務(wù)對(duì)象的通用服務(wù)。通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢(xún)、瀏覽服務(wù)，如文字資料、語(yǔ)音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景等特殊服務(wù)。外網(wǎng)服務(wù)中心負(fù)責(zé)以下工作：（1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；（2）向Internet用戶(hù)提供信息服務(wù)；（3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶(hù)的管理維護(hù)；

（二）硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)、大規(guī)模并發(fā)用戶(hù)的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、高可*性的信息安全系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、案數(shù)字化加工設(shè)備以及其它支撐設(shè)備等。

（三）系統(tǒng)軟件建設(shè)

計(jì)算機(jī)運(yùn)行所需的各種程序及有關(guān)文字資料統(tǒng)稱(chēng)為軟件。計(jì)算機(jī)軟件分為系統(tǒng) 軟件和應(yīng)用軟件兩大類(lèi)。系統(tǒng)軟件是由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)者提供的一類(lèi)程序，這類(lèi)程序的著眼點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，達(dá)到管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)效率，便于用戶(hù)使用和管理的目的。系統(tǒng)軟件包括：計(jì)算機(jī)的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語(yǔ)言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全管理系統(tǒng)、以及操作系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件的核心，它獨(dú)立于計(jì)算機(jī)，是控制和組織計(jì)算機(jī)活動(dòng)的一組程序，是用戶(hù)和管理機(jī)器的接口，是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前世界上流行的操作系統(tǒng)有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。應(yīng)用軟件是用戶(hù)利用計(jì)算機(jī)及其所提供的各種軟件編制的、用來(lái)解決某些具體應(yīng)用問(wèn)題的程序。如：人事管理軟件、財(cái)會(huì)管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。檔案信息化管理有許多優(yōu)點(diǎn)，但信息化管理是個(gè)動(dòng)態(tài)概念，需要采取一些必要的完善措施。而提高檔案的服務(wù)水平和檔案工作中的素質(zhì)以及實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理是推進(jìn)檔案信息化的有效途徑。