如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

曹艷華

摘要：本文探討通過以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代的管理方法和手段，充分采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性，積極性，創(chuàng)造性，對(duì)檔案傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行改革，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；方法；手段

加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重大影響，這既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，我們要迎接挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，積極采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一、以創(chuàng)新為動(dòng)力促進(jìn)檔案工作全面發(fā)展

一是觀念創(chuàng)新。面對(duì)機(jī)遇和競爭，必須進(jìn)一步解放思想，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，改革和完善基礎(chǔ)工作機(jī)制，激發(fā)檔案工作者的創(chuàng)造力，讓檔案工作真正充滿生機(jī)和活力。二是模式創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的產(chǎn)生與發(fā)展為檔案信息資源開發(fā)利用帶來了前所未有的契機(jī)。我們必須在搞好網(wǎng)站規(guī)劃、建立完備的法律法規(guī)的前提下，搞好網(wǎng)上檔案信息資源的建設(shè)、改變傳統(tǒng)的檔案信息組織方式、建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，同時(shí)建立有效的安全管理機(jī)制和網(wǎng)站維護(hù)機(jī)制，真正把網(wǎng)站建設(shè)成檔案館對(duì)外聯(lián)系的窗口和展示館藏的展廳，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。三是形象創(chuàng)新。檔案工作者自身素質(zhì)的高低，是檔案工作能否協(xié)調(diào)、由序發(fā)展的一個(gè)重要因素，也是社會(huì)公眾對(duì)檔案工作評(píng)價(jià)的依據(jù)之一。檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整工作角色。面對(duì)日新月異的信息網(wǎng)絡(luò)，檔案工作者在如何解決檔案信息獲得與利用這一問題的同時(shí)，還面臨著對(duì)大量信息如何駕馭和識(shí)別的問題。他要求檔案工作者應(yīng)從看大門、守?cái)傋拥摹氨９軉T”角色。逐漸調(diào)整為為利用這篩選和優(yōu)化信息，有更多檢索服務(wù)變?yōu)樯顚哟蔚难芯亢吞釤挕Ｉ朴谠趯?shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，引入競爭機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的能動(dòng)性，是檔案工作充滿創(chuàng)造力，以檔案工作者自身素質(zhì)的提高促檔案事業(yè)的大發(fā)展，以全新的社會(huì)形象迎接社會(huì)對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

第一，它能有效地提高檔案管理水平。檔案業(yè)務(wù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)質(zhì)上是按照檔案管理活動(dòng)中的客觀規(guī)律，消除其中多余的、可替換的及低功能的形式和部分，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)、技術(shù)的構(gòu)成合理精煉，并使同類業(yè)務(wù)、技術(shù)在基本特征、功能形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，從而減少檔案管理的重復(fù)勞動(dòng)和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態(tài)，提高檔案管理水平，為檔案信息的開發(fā)與交流創(chuàng)造條件。

第二，它是檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)手段的前提與基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的中心，而計(jì)算機(jī)的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。對(duì)于雜亂無章、沒有定規(guī)的檔案業(yè)務(wù)，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的。檔案存儲(chǔ)也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計(jì)算機(jī)檢索等方面會(huì)造成許多困難：要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。

第三，利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻(xiàn)等新載體的大量出現(xiàn)，人們需要采取先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲(chǔ)方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理可以進(jìn)行全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)細(xì)微保存及全屏幕自動(dòng)檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時(shí)空限制，為實(shí)現(xiàn)資源共享及遠(yuǎn)程傳遞。

三、推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案工作帶來機(jī)遇，同時(shí)也帶來挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化，我們應(yīng)當(dāng)積極迎接挑戰(zhàn)，積極研究信息技術(shù)發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)。因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。