新時期檔案管理與信息化建設(shè)

盧蕾

檔案是歷史的真實記錄，它是各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)的進步，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認(rèn)識正在被記憶庫和知識庫的認(rèn)識所取代。檔案在被社會各界的利用過程中產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，發(fā)揮它的潛在價值。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性，以便更好地為服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會。

一、 檔案信息化建設(shè)的背景及緊迫性

目前，經(jīng)濟信息化正以前所未有的速度迅猛發(fā)展，各行各業(yè)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面應(yīng)用開始發(fā)生巨大的變革。互聯(lián)網(wǎng)極大地提高了人與人之間進行信息溝通的效率，社會經(jīng)濟的各個環(huán)節(jié)都在開始享用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的好處，如電子郵件代替了傳統(tǒng)信件、網(wǎng)上交易開始替代洽談定貨會等等。新一輪科技革命將以更加迅猛之勢席卷全球，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)為先導(dǎo)的知識經(jīng)濟將占據(jù)經(jīng)濟的主導(dǎo)地位。在這個充滿競爭和挑戰(zhàn)的時代，誰能抓住歷史機遇并掌握高科技和高素質(zhì)的勞動者，誰就能在未來激烈的競爭中贏得主動權(quán)，在發(fā)展中占據(jù)主導(dǎo)地位。否則就要落后，就難以發(fā)展。

檔案作為信息社會眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，在當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)突飛猛進，特別是檔案工作面臨著知識經(jīng)濟和信息時代的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案科技明顯滯后，已經(jīng)并正在影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。大力發(fā)展和應(yīng)用信息技術(shù)、加速檔案信息化建設(shè)進程、以信息化和全球化推動檔案管理工作的發(fā)展，這已經(jīng)成為檔案界的戰(zhàn)略抉擇。

二、信息技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)是構(gòu)成當(dāng)今社會的最強大的力量之一，信息技術(shù)所帶來的變革，能夠幫助個人和社會更深入地認(rèn)識檔案管理工作，并更好地利用檔案管理工作的各項優(yōu)秀成果，從而使檔案管理工作充分發(fā)揮其潛能并實現(xiàn)其推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的理想。

信息技術(shù)的推廣、應(yīng)用與普及為檔案管理工作帶來了極大的便利。信息技術(shù)改變了檔案管理的學(xué)習(xí)方式、工作方式及服務(wù)方式，掌握信息技能本身已成為檔案管理工作立足當(dāng)今社會所必須的基本技能，以便不斷適應(yīng)未來社會的需要。信息化時代的到來，改善了檔案管理的工作效率和思維方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能在及時性、準(zhǔn)確性、全面性以及宣傳普及性上大打折扣。而數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，使得處在不同地域的檔案業(yè)務(wù)區(qū)共同使用同一套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，各個檔案業(yè)務(wù)區(qū)輸入或更新各自所從事工作的信息內(nèi)容，不同的檔案業(yè)務(wù)區(qū)之間共享相關(guān)的信息，從而大大地提高了檔案利用的及時性和準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各層管理提供了可靠依據(jù)。由此可見，信息化技術(shù)無形地突破了所有的門墻，建立起與每一個用戶的聯(lián)結(jié)。隨著我國信息產(chǎn)業(yè)和知識經(jīng)濟的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作將產(chǎn)生一系列的變化，逐步向信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等先進技術(shù)的不斷完善，檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)來促進自身發(fā)展的前景非常之美妙，同時，也將對促進相關(guān)行業(yè)及其技術(shù)的發(fā)展起到推波助瀾的作用。一個“數(shù)字化檔案館”的時代正向我們走來。

三、檔案信息化建設(shè)的奮斗目標(biāo)、主要內(nèi)容及工作任務(wù)

檔案管理的信息化，檔案信息的數(shù)字化，檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化是我們的檔案工作信息化建設(shè)目標(biāo)。為政府宏觀決策服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)和城市管理服務(wù)，以及為社會公眾服務(wù)則是檔案信息化建設(shè)的宗旨。“數(shù)字化檔案館”工程將通過建設(shè)寬帶多媒體信息網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施平臺，結(jié)合檔案信息資源，逐步實現(xiàn)經(jīng)濟和社會信息化，使檔案管理工作在已經(jīng)到來的信息化時代的競爭中立于不敗之地。

四、實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的必要條件和保障措施

檔案信息化建設(shè)要緊緊跟隨世界信息化潮流，各級政府要加大對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入的力度，以信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，建設(shè)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，共同開發(fā)和利用檔案信息資源，實行“基礎(chǔ)先行、適度超前、重點突出、試點推進”的方針，制定規(guī)劃，繼續(xù)推進辦公自動化，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，搞好技術(shù)創(chuàng)新，實現(xiàn)跨越發(fā)展。

同時，檔案信息化法制建設(shè)也是一項緊迫的工作。我們應(yīng)按先易后難，先單項后綜合的原則，對急需解決的問題進行研究，加快立法。提出立法思路和框架，配合有關(guān)部門制定適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的法規(guī)體系。研究制定《檔案信息安全管理辦法》和吸引信息化人才、資金政策等方面的法規(guī)規(guī)章，并著手準(zhǔn)備行政復(fù)議、行政訴訟應(yīng)訴工作。只有觀念創(chuàng)新，才能制定適應(yīng)發(fā)展以知識為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)化的新檔案形勢需要的新法規(guī)，開創(chuàng)檔案信息化的新局面。

在檔案信息化建設(shè)的過程中，要積極通過電視臺、報紙等媒體進行檔案信息化宣傳。通過大力宣傳，使大家認(rèn)識到檔案信息化帶來的不僅是技術(shù)手段的革命，而且是生活方式、管理方式和思想觀念的革命，并用積極的態(tài)度去迎接我們?nèi)魏稳硕紵o法回避的檔案信息化時代。“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開現(xiàn)代化”和“以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，努力實現(xiàn)技術(shù)的跨越式發(fā)展”的精神，檔案信息化將為發(fā)展檔案事業(yè)做出新的貢獻，必將成為當(dāng)今社會信息化發(fā)展的新主題、新動力。建成檔案信息高速公路，實現(xiàn)全球檔案信息共享，是我們檔案工作者的奮斗目標(biāo)。隨著以信息技術(shù)為主要標(biāo)志的科學(xué)技術(shù)突飛猛進和“知識經(jīng)濟”的到來，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案管理廣泛采取現(xiàn)代化技術(shù)，已對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)，首先是對檔案科教工作的挑戰(zhàn)，歸根到底是對檔案專業(yè)人才的挑戰(zhàn)。我們應(yīng)當(dāng)增強憂患意識和緊迫感、危機感，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，以檔案科教創(chuàng)新為動力，“科教創(chuàng)新”、“開發(fā)利用”兩個輪子一起轉(zhuǎn)，堅持以發(fā)展檔案科技教育工作來全面振興檔案信息化事業(yè)。

綜上所述，檔案信息化的建立和運作，對于目前檔案發(fā)展的管理模式來說，無疑是較大的挑戰(zhàn)，因為這牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變，甚至需要對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進行重組。但最重要的是，檔案管理信息化的實現(xiàn)給檔案事業(yè)帶來了重大的發(fā)展機遇。■