淺談檔案管理存在的問題及對策

胡香枝

摘要：檔案管理是一項集管理和服務為一體的工作，它主要是對各部門形成的歷史文件進行管理和服務的。在社會發展的各個歷史階段，檔案管理都發揮著為當時經濟、政治、文化服務的作用。對整個社會的發展有遠大的意義，因此，我們對檔案管理工作應該給予足夠重視。文章從三個方面分析了檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決的方法。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案管理是一項集管理和服務為一體的工作，它主要是對各部門形成的歷史文件進行管理和服務的。在社會發展的各個歷史階段，檔案管理都發揮著為當時經濟、政治、文化服務的作用。比如檔案管理部門對檔案進行編撰研究，為社會實踐提供信息以便更好的適應社會的需要等。由此可見檔案管理是社會信息系統的基石，對整個社會的發展有遠大的意義，因此，我們對檔案管理工作應該給予足夠重視。但通過筆者對一些單位的調研，卻發現在日常檔案管理工作中存在一些問題，需要引起我們的注意。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）不重視專職檔案管理人員的配備

一些單位領導對檔案工作存在認識錯誤，認為檔案管理人員就是抄抄寫寫、整理資料的工作，所以，不注重專業檔案管理人員的配備，他們中的大多數人員都不是科班出身，沒有專業的檔案管理知識，對檔案管理的工作并不了解，對檔案的重要性更是無從談起。在對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務方面存在應付現象，對檔案的真實性和準確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，從而對檔案工作不能盡心盡力的完成，使檔案管理的水平不能提高。

（二）檔案管理工作中資金投入不到位

檔案在后期保存過程中，對外界環境條件的要求較高，因此，后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時不丟失、霉變、蟲蛀。比如在調查中發現，有的單位沒有專門的檔案室以及放置檔案材料的柜子，檔案室內缺乏必要的采暖、除濕、通風等裝置，甚至有的檔案室還存在著年久失修漏雨的現象，導致檔案材料保存困難。在信息社會的今天，使用科技手段運用信息管理檔案已經發展成為現在管理檔案的新模式，這樣的話，就需要購置電腦、網線、軟硬件等，對資金的投入要求就更大。

（三）對檔案信息管理和編撰工作不夠重視

在檔案管理的過程中，很多單位還存在使用手工檢索的現象，這樣不但浪費人力，工作效率還不高。另外檔案檔號不規范、組卷混亂、案卷缺少卷內目錄等現象比較嚴重 。甚至有的檔案部門在編研工作上不是對于一些有價值的資料進行編研，而是為了應付上級部門的檢查，隨便的編撰一些沒有任何價值的資料。

二、檔案管理工作中存在問題的應對措施

（一）充分重視，配置專職檔案管理人員

領導應改變傳統觀念，要意識到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上，一要切實做到檔案工作專職專人負責，通過專業化的檔案管理，切實使檔案發揮出其應有的作用。二要積極引入一批懂業務會管理的人員，并且從生活、工作等方面對他們 多進行關心照顧，以便讓他們更好地開展工作。同時對現任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專業知識培訓，讓他們通過自學和培訓提高自己的業務知識。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進行進修深造的方法，以此來加強檔案管理人員的隊伍建設和人員業務知識及素質的提高。

（二）在工作中充分調動檔案管理人員的積極性

由于檔案管理工作中比較枯燥，工作方式也比較落后，因此檔案工作人員長期以往難免會產生一些惰性。所以在工作中應引入相應的競爭和激勵措施，比如運用聘任制的方法做到優勝劣汰、能者上庸者下；對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感，從而更大程度的激勵他們，挖掘個人潛能，開創工作新局面。

（三）對檔案工作加大資金投入力度

重視對檔案工作的資金投入力度，單位每年都要建立一定的預算，作為檔案室桌椅門窗的修繕，檔案柜的購置資金。同時，應該適應信息檔案的發展趨勢，配備計算機等現代化辦公設施，運用計算機多媒體手段，實現檔案管理信息化。

（四）建立健全科學合理的檔案管理制度

應根據單位特點和檔案管理的實際建立健全科學合理的檔案管理制度。應以方便實用，可操作性強為原則。以便更好地發揮制度的作用。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性，對于檔案管理人員無論是領導還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。

三、結語

總之，檔案管理工作是一項專業性較強的工作，它在社會、政治、經濟方面都發揮著極其重要的作用，各級各部門檔案管理人員應引起足夠的重視，同時應加大對檔案管理工作人力、物力、財力等方面支持力度，及時研究解決檔案管理工作中遇到的難題，以便使檔案這一重要的信息載體，能更好地為社會的發展發揮其應有的作用。

參考文獻：

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[2] 樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）.

（作者單位：平頂山天安煤業股份有限公司八礦）